Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người đứng ra ký kết hợp đồng cũng như ký kết các giấy tờ khác đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp trên thực tế. Vậy, nếu như, có sự thay đổi chữ ký bởi một vài lý do thì vẫn phải thông báo thay đổi với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Luật ACC sẽ cung cấp chi tiết thông tin về thủ tục thay đổi chữ ký giám đốc.
1. Chữ ký là gì? Có mấy loại chữ ký trong doanh nghiệp?
Hiểu một cách thông thường, chữ ký là một biểu tượng viết tay của con người. Nó có thể là tên, biệt danh hay một ký hiệu bất kỳ để thể hiện dấu ấn của người đó. Chữ ký thường được thấy trên các tài liệu, hợp đồng, văn bản pháp lý, … nhằm minh chứng cho sự hiện diện của người ký và phát sinh một vài quyền, nghĩa vụ nhất định. Hiện nay, ngoài chữ ký bằng tay, còn có một số dạng chữ ký được thừa nhận như:
- Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản, hình ảnh, video...) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó.
- Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
- Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa
- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
2. Thủ tục thay đổi chữ ký người đại diện theo pháp luật
2.1 Thủ tục thay đổi chữ ký Giám đốc/ Tổng Giám đốc trong Luật doanh nghiệp năm 2020
|
Bước 1: Nộp hồ sơ Thông báo cập nhật bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp với các giấy tờ như sau
- Thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp theo mẫu Phụ lục II-5 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp
Bước 2: Nộp hồ sơ lên cơ quan nhà nước có thẩm quyền, cụ thể là Phòng Đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Kế hoạch và đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính
Bước 3: Nhận kết quả là cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận sự thay đổi này
2.2 Thủ tục thay đổi chữ ký Giám đốc/ Tổng Giám đốc trong Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Luật Doanh nghiệp năm 2020 không quy định về việc phải tiến hành thay đổi các nội dung đăng ký doanh nghiệp khi thay đổi chữ ký của người đại diện theo pháp luật. Cho nên, nếu như có sự thay đổi chữ ký của đại diện theo pháp luật thì dĩ nhiên không cần phải làm thủ tục tại phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính
Tuy nhiên, căn cứ theo quy định tại Điều 118 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định việc mở sổ đăng ký mẫu chữ ký trong đó có chữ ký của đại diện theo pháp luật.
|
Như vậy, đối với việc thay đổi chữ ký của đại diện theo pháp luật doanh nghiệp không cần thông báo tới các cơ quan nhà nước như cơ quan thuế hoặc phòng đăng ký kinh doanh nhưng cần thực hiện việc mở sổ đăng ký chữ ký mẫu và lưu giữ tại doanh nghiệp trong các trường hợp các cơ quan về thuế kiểm tra đột xuất.
Nếu doanh nghiệp không thực hiện sẽ bị phạt theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP như sau:
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
|
- Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toán; - Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký; - Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền; - Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký; - Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ; - Không dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt theo quy định; - Để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng. |
Bước 1. Thông báo cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch & Đầu tư (nếu Giám đốc/ Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp).
Bước 2. Thay đổi mẫu chữ ký tại Ngân hàng mà doanh nghiệp đăng ký tài khoản (nếu doanh nghiệp có đăng ký tài khoản ngân hàng).
Bước 3. Mở sổ đăng ký mẫu chữ ký (nếu chưa có) hoặc cập nhật lại sổ đăng ký mẫu chữ ký (nếu đã có sổ đăng ký mẫu chữ ký).
3. Phí đăng ký khi thực hiện thủ tục thay đổi chữ ký giám đốc là bao nhiêu?
Phí đăng ký khi thực hiện thủ tục thay đổi chữ ký giám đốc thường không có một mức phí cố định cụ thể cho việc thay đổi chữ ký giám đốc riêng biệt. Tuy nhiên, phí này thường nằm trong tổng chi phí của các dịch vụ đăng ký doanh nghiệp hoặc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Thông thường, phí liên quan đến việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, bao gồm thay đổi chữ ký giám đốc, sẽ được quy định bởi các cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc phòng tài chính kế hoạch của từng địa phương. Mức phí này có thể dao động tùy theo quy định của từng tỉnh thành và thay đổi theo thời gian.
4. Các tài liệu cần chuẩn bị để thực hiện thủ tục thay đổi chữ ký giám đốc?
Để thực hiện thủ tục thay đổi chữ ký giám đốc, bạn cần chuẩn bị các tài liệu sau:
- Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Được điền đầy đủ thông tin theo mẫu của cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Quyết định của hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên) hoặc quyết định của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH một thành viên) về việc thay đổi chữ ký giám đốc: Quyết định này phải được ký bởi các thành viên có thẩm quyền trong công ty.
- Biên bản họp của hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) hoặc biên bản họp của các thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên): Biên bản phải ghi nhận quyết định thay đổi chữ ký giám đốc.
- Giấy tờ chứng minh nhân thân của giám đốc mới: Chứng minh thư nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của giám đốc mới.
- Giấy ủy quyền (nếu có): Nếu người nộp hồ sơ không phải là giám đốc, cần có giấy ủy quyền hợp pháp từ giám đốc cũ hoặc người có thẩm quyền trong công ty.
- Danh sách các chữ ký giám đốc: Bao gồm chữ ký của giám đốc cũ và chữ ký của giám đốc mới (nếu được yêu cầu).
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao): Để thực hiện việc cập nhật thông tin.
Các tài liệu này cần được chuẩn bị đầy đủ và chính xác để đảm bảo quy trình thay đổi chữ ký giám đốc diễn ra suôn sẻ. Sau khi chuẩn bị xong, bạn sẽ nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh để thực hiện việc cập nhật thông tin.
>> Mời các bạn tham khảo thêm thông tin liên quan tại Công văn thay đổi chữ ký giám đốc
5. Dịch vụ thay đổi chữ ký người đại diện pháp luật tại ACC
Công ty Luật ACC chuyên cung cấp trọn gói dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh trên phạm vi khắp cả nước.
|
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh tại ACC:
|
6. Một số câu hỏi thường gặp khi thực hiện thủ tục thay đổi chữ ký người đại diện theo pháp luật
Thay đổi chữ ký người đại diện theo pháp luật có ảnh hưởng đến tình hình hoạt động của doanh nghiệp hay không?
Việc thay đổi chữ ký của người đại diện theo pháp luật không làm giảm đi lợi ích của doanh nghiệp bởi lợi ích của chữ ký chỉ là xác nhận thông tin và hoàn tất thủ tục. Cho nên doanh nghiệp có thể kinh doanh bình thường
Khi thay đổi chữ ký của doanh nghiệp thì có cần thực hiện thủ tục với cơ quan thuế không?
Căn cứ vào những gì chúng tôi phân tích và nêu rõ ở trên, các bước thay đổi chữ ký không cần đăng ký với cơ quan thuế hay cơ quan nhà nước nào khác
Thủ tục thay đổi chữ ký của doanh nghiệp có khó không?
Khi tiến hành thay đổi chữ ký của doanh nghiệp bởi đây là một vấn đề đơn giản, không phức tạp cho nên quý khách chỉ cần tiến hành theo 03 bước trên là có thể hoàn tất thủ tục
Có phải đăng ký thủ tục thay đổi chữ ký giám đốc tại ngân hàng không?
Có, việc thay đổi chữ ký giám đốc cần phải được đăng ký tại ngân hàng nơi công ty mở tài khoản. Điều này là cần thiết để ngân hàng cập nhật thông tin chữ ký mới của giám đốc, đảm bảo tính hợp lệ và an toàn cho các giao dịch tài chính của công ty. Công ty cần thông báo cho ngân hàng về việc thay đổi chữ ký, đồng thời chuẩn bị các tài liệu cần thiết như quyết định của hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu về việc thay đổi chữ ký giám đốc, biên bản họp (nếu có), giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao) và giấy tờ chứng minh nhân thân của giám đốc mới. Việc hoàn tất thủ tục này tại ngân hàng giúp duy trì tính liên tục và chính xác trong các giao dịch tài chính của công ty.
Thủ tục thay đổi chữ ký người đại diện theo pháp luật đòi hỏi sự chuẩn bị cẩn thận các tài liệu cần thiết và tuân thủ quy định của cơ quan đăng ký kinh doanh cũng như ngân hàng. Việc này không chỉ đảm bảo tính hợp lệ và an toàn cho các giao dịch tài chính mà còn duy trì sự ổn định trong hoạt động của công ty. Hoàn tất đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tiếp tục hoạt động hiệu quả và tuân thủ pháp luật. Qua bài viết, Luật ACC mong rằng đã cung cấp chi tiết thông tin về thủ tục thay đổi chữ ký giám đốc. Mời các bạn tham khảo.
Nội dung bài viết:
Bình luận