Hướng dẫn thay đổi chữ ký số trên trang Tổng cục Hải quan

1. Khái niệm/định nghĩa về chữ ký số

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra dựa trên công nghệ mã hóa công khai. Chữ ký số đóng vai trò như một chữ ký tay cá nhân hoặc con dấu của doanh nghiệp, được thừa nhận về mặt pháp lý khi giao dịch trên môi trường điện tử như: ký hợp đồng điện tử, ký kê khai thuế, ký phát hành hóa đơn điện tử, ký giao dịch tài chính…

Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận, đảm bảo về trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của các chủ thể tham gia ký kết văn bản hay giao dịch điện tử.

2. Hướng dẫn thay đổi chữ ký số trên trang Tổng cục Hải quan

Bước 1: Truy cập vào Tổng cục Hải quan tại địa chỉ https://www.customs.gov.vn,

Hướng dẫn thay đổi chữ ký số trên trang Tổng cục Hải quan

Đăng nhập xong thì cắm CKS mới vào để thực hiện đăng ký.

Chọn tab Dịch vụ công, nhấn vào mục Đăng ký sử dụng Hệ thống VNACCS cho doanh nghiệp

Hướng dẫn thay đổi chữ ký số trên trang Tổng cục Hải quan

Bước 2: Tiếp tục nhấn chọn mục Đăng ký/cập nhật tài khoản quản trị

Hướng dẫn thay đổi chữ ký số trên trang Tổng cục Hải quan

Bước 3: Trên màn hình Đăng ký/cập nhật tài khoản quản trị. Nhập thông tin của doanh nghiệp bao gồm:

• Mục Thông tin tài khoản: nhập Mã số thuế, Email, thiết lập Mật khẩu
• Mục Thông tin chữ ký số: Nhấn vào biểu tượng tam giác để lựa chọn chữ ký số lấy thông tin chữ ký số (MST chứa trong Chữ ký số phải trùng với MST bạn vừa nhập ở trên).

Nhấn Cập nhật thông tin chữ ký số của tài khoản quản trị.

Hướng dẫn thay đổi chữ ký số trên trang Tổng cục Hải quan

Bước 4: Sau khi cập nhật thông tin chữ ký số của tài khoản quản trị thành công, nhấn Xác nhận danh sách người dùng.

Hướng dẫn thay đổi chữ ký số trên trang Tổng cục Hải quan

Bước 5: Hiển thị cửa sổ nhập mã PIN USB Token MISA eSign. Nhấn Ok.

Hướng dẫn thay đổi chữ ký số trên trang Tổng cục Hải quan

Tài khoản được cập nhật thành công, nhấn Đăng nhập.

Sau đó, trên màn hình Đăng nhập hệ thống, chọn Lựa chọn chữ ký số. Nhấn Đăng nhập.

Hướng dẫn thay đổi chữ ký số trên trang Tổng cục Hải quan

Bước 6: Đăng nhập thành công. Quay lại màn hình trang chủ, Chọn II. Sửa thông tin đăng ký, nhấn 1. OE2102Sửa thông tin chung và người sử dụng.

Trên màn hình Sửa thông tin chung và người sử dụng, chọn tab Thông tin người khai Hải quan.

Hướng dẫn thay đổi chữ ký số trên trang Tổng cục Hải quan

Bước 7: Trên màn hình Thông tin người khai Hải Quan.

Chọn User code có số serial tương ứng với số serial trước khi gia hạn. Thực hiện Lựa chọn chữ ký số. Nhấn Ghi để hoàn thành.

Lưu ý: Đối với khách hàng sử dụng một chữ ký số để kê khai Hải quan chỉ hiện thị một dòng User code

Hướng dẫn thay đổi chữ ký số trên trang Tổng cục Hải quan

Hệ thống thống báo Cập nhật thành công.

Bước 8: Tra cứu thông tin đăng ký hải quan. Các bạn vào mục IV. Tra cứu, chọn 1. OE4001. Tra cứu thông tin đăng ký

Hướng dẫn thay đổi chữ ký số trên trang Tổng cục Hải quan

Màn hình Tra cứu thông tin đăng ký hiện ra. Tích chọn vào Đăng ký mới và Sửa sau phê duyệt.

Nhấn Tìm kiếm.

Hướng dẫn thay đổi chữ ký số trên trang Tổng cục Hải quan

Hoàn thành tìm kiếm nhấn Gửi.

Hướng dẫn thay đổi chữ ký số trên trang Tổng cục Hải quan

Bước 9: Bảng Tra cứu thông tin hiển thị. Chọn Ký chữ ký số, Nhập mã pin của USB rồi nhấn Ok.

Hướng dẫn thay đổi chữ ký số trên trang Tổng cục Hải quan

Cuối cùng nhấn Gửi

Hướng dẫn thay đổi chữ ký số trên trang Tổng cục Hải quan

Xuất hiện thông báo Đã gửi bản khai cho Hải quan tức là Bạn đã cập nhật thành công Chứng thư số lên hệ thống VNACCS.

Hướng dẫn thay đổi chữ ký số trên trang Tổng cục Hải quan

Lưu ý:

• Sau 0h00 ngày tiếp theo, anh chị có thể thực hiện kê khai với thông tin chữ ký số vừa được cập nhật.

3. Những lưu ý khi thay đổi chữ ký

* Một là: khi bạn sử dụng chữ ký giao dịch với ngân hàng (làm thẻ ATM, gửi tiền,..) nhưng thời gian sau chữ ký bạn thay đổi thì khi bạn thực hiện giao dịch (như: Rút tiền,...) cần đối chiếu chữ ký gốc ban đầu đăng ký, nhưng bạn lại không nhớ thì có ảnh hưởng gì không?

-> Đối với trường hợp này thì bạn cần chứng minh được chủ thể giao dịch với ngân hàng là bạn bằng 3 điều kiện phải thỏa mãn như sau:

- Giấy chứng nhận về nhân thân người giao dịch: CMND, Hộ chiếu...(1)

- Nhân dạng phải đúng hoặc gần đúng với hình (do thời gian làm giấy tờ lâu nên có thể hơi khác.(2)

- Chữ ký.(3)

Đối với 2 yêu cầu (1) và (2) thì thông thường nếu bạn thường xuyên giao dịch thì sẽ được thông cảm.

Riêng yêu cầu (3) thì không thể chấp nhận. Vì: Đây là chứng cứ giao dịch (nhận tiền) mà ngân hàng có trách nhiệm phải lưu giữ để chứng minh khi có khiếu nại của khách hàng. Trong thực tế rất nhiều trường hợp khách hàng khiếu nại về việc họ bị mất tiền trong tài khoản; Khi có khiếu nại mà ngân hàng xuất trình chữ ký của người nhận tiền không giống với chữ ký mẫu thì ngân hàng sẽ phải bồi thường. Đây là lý do người nhận tiền phải ghi giấy đề nghị để lưu bút tích và ngoài chữ ký nhận tiền thường phải viết họ tên để khi cần thì giám định chữ viết.

Căn cứ: Thông tư số 23/2014/TT-NHNN;

Vì vậy, đối với trường hợp này bạn cần lưu ý như sau:

- Khi bạn có ý định thay đổi thì liên hệ ngay với ngân hàng để làm thủ tục đăng ký, bổ sung chữ ký với ngân hàng tại thời điểm thay đổi để tránh bị quên chữ ký và gây bất tiện cho giao dịch sau này.

- Để chắc chắn hơn thì khi đăng ký với ngân hàng bạn cần lưu lại một bản chữ ký mẫu để khi qua thời gian bạn có thay đổi chữ ký thì vẫn còn nhớ chữ ký gốc;

- Trường hợp bạn không lưu lại, bạn có thể kiểm tra lại giữ liệu cá nhân, vì thời điểm giao dịch ngân hàng sẽ đưa lại cho mình một số giấy tờ có chữ ký của bạn.

* Hai là: việc bạn thay đổi chữ ký trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán. Một lĩnh vực được xem là nguy hiểm khi có rủi ro phát sinh. Theo quy định Nghị định 41/2018/NĐ-CP có hiệu lực ngày 01/5/2018 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập. Theo quy định, bạn có thể bị phạt hành chính lên đến 10 triệu đồng đối với hành vi chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký và lên đến 30 triệu đồng nếu bạn có hành vi giả mạo, khai man chứng từ kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu hình sự.