Mẫu kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết nhất

Lập kế hoạch chuyển văn phòng là bước đầu tiên bạn cần làm khi có ý định chuyển văn phóng. Nó sẽ giúp bạn biết những gì cần phải làm, khoảng thời gian nào là hợp lý. Sau đây, Công ty Luật ACC xin gửi đến bạn Mẫu kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết nhất  theo quy định hiện hành. 

Mẫu kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết nhất

1. Các bước lên kế hoạch chuyển văn phòng

Bước 1: Lập kế hoạch dự án

– Lên danh sách những việc cần phải thực hiện liên quan đến vấn đề chuyển văn phòng.

– Lập danh sách những đồ dùng cần phải di chuyển trong văn phòng.

– Thiết lập công việc cho các cá nhân được phân công.

– Thiết lập deadline cho từng mảng công việc để mọi người sắp xếp thời gian hoàn thành đúng.

Bước 2: Xác định thời gian chuyển văn phòng

Bạn hãy xem thời gian nào là thích hợp nhất để vận chuyển, ví dụ như có ít dự án, ít sự kiện cần sử dụng văn phòng hay ngày nghỉ của cả công ty. Thời gian này cần được thiết lập sớm để nhân viên chủ động thời gian, công việc.

Bước 3: Dự trù ngân sách, kinh phí

Đây là bước giúp doanh nghiệp ước lượng được chi phí  vận chuyển. Ngoại trừ các chi phí cần thiết thì bạn nên dự trù thêm một khoản bảo hiểm, tránh trường hợp một số đồ đạc có thể bị hư hỏng, đổ vỡ trong quá trình vận chuyển.

Bước 4: Lên kế hoạch sắp xếp cho văn phòng mới

Bạn hãy thiết kế và sắp xếp vị trí cho không gian làm việc theo ý muốn của mình và các nhân viên trong công ty. Sau đó, hãy đưa bản sắp xếp này cho nhóm phụ trách để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng.

2. Mẫu kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết nhất 

Kế hoạch Chuyển trụ sở cơ quan Sở Tài chính đến trụ sở mới Trung tâm Hành chính tỉnh

Thực hiện chủ trương của UBND tỉnh về việc di chuyển trụ sở làm việc của một số cơ quan và Trung tâm hành chính mới của tỉnh. Sở Tài chính xây dựng Kế hoạch tổ chức di chuyển trụ sở tới Trung tâm hành chính mới của tỉnh, như sau:

Mục đích

Xây dựng kế hoạch vận chuyển chi tiết các trang thiết bị, máy móc văn phòng cần thiết và tài liệu hồ sơ tại trụ sở cũ đến lắp đặt tại trụ sở mới phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo sở, công tác chuyên môn đảm bảo đúng thời gian quy định, tôn trọng thiết kế và công năng sử dụng các phòng làm việc của trụ sở mới.

Yêu cầu

- Vận chuyển đầy đủ trang thiết bị, máy móc văn phòng cần thiết và lắp đặt xong tại trụ sở mới với thời gian nhanh nhất và đảm bảo đúng thời gian quy định.

- Không làm ảnh hưởng, gián đoạn đến việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ của cơ quan.

- Vận chuyển và lắp đặt trang thiết bị văn phòng, vận chuyển hồ sơ, tài liệu đảm bảo an toàn, nhanh chóng, tiết kiệm, khoa học.

- Huy động tối đa nhân lực của cơ quan tham gia hỗ trợ tháo dỡ, vận chuyển, lắp đặt trang thiết bị văn phòng.

- Thuê phương tiện vận chuyển, nhà cung cấp chuyên nghiệp tháo dỡ, vận chuyển, lắp đặt trang thiết bị phức tạp.

 Thời gian, địa điểm di chuyển

- Thời gian, lịch di chuyển cụ thể của từng phòng: Sau khi có ý kiến của UBND tỉnh, Văn phòng sở tham mưu trình Lãnh đạo sở có văn bản thông báo.

- Địa điểm: Tầng 5 tòa nhà 9 tầng Trung tâm hành chính tỉnh.

Trang thiết bị, hồ sơ tài liệu vận chuyển, lắp đặt

Trang thiết bị, bàn ghế làm việc, bàn ghế uống nước, tủ đựng tài liệu, hồ sơ, tài liệu, vật tư khác các phòng chuyên môn thuộc sở và phòng làm việc của Lãnh đạo sở, các phòng họp, Hội trường…

Thành phần tham gia vận chuyển, lắp đặt

- Cán bộ, công chức, người lao động các phòng thuộc Sở Tài chính chịu trách nhiệm giao tài sản của phòng mình tại cơ quan (trụ sở cũ) cho đơn vị vận chuyển và tiếp nhận tài sản, tài liệu tại phòng làm việc của trụ sở làm việc mới.

- Phương tiện vận chuyển (thuê 02 xe ô tô tải loại trung, gầm thấp đảm bảo vận chuyển trang thiết bị lên, xuống dễ dàng); lao động thuê tháo dỡ, vận chuyển, lắp đặt trang thiết bị, máy móc phức tạp (thuê 01 đơn vị tháo dỡ, lắp đặt các phòng làm việc của Lãnh đạo sở;các phòng chuyên môn; phòng họp; hội trường; phòng photo; văn thư).

Phân công nhiệm vụ

Lãnh đạo sở

- Đồng chí Lê Hồng Chương, Giám đốc Sở: Chỉ đạo chung kế hoạch chuyển trụ sở cơ quan.

- Đồng chí Nguyễn Tuấn Anh; đồng chí Hà Thị Ngọc Yến - Phó Giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn diện công tác tháo dỡ, vận chuyển, lắp đặt trang thiết bị, tài liệu. Chỉ đạo lập danh mục chi tiết trang thiết bị hỏng không sử dụng được, đề xuất thanh lý, hủy.

Lãnh đạo các phòng

- Chỉ đạo chuyên viên thuộc phòng sắp xếp, đóng gói hồ sơ tài liệu, toàn bộ tài sản công cụ, dụng cụ thuộc phòng quản lý chuyển tới phòng làm việc mới theo đúng lịch di chuyển.

- Phân công công chức, người lao động trong phòng phối hợp với Văn phòng sở và bộ phận vận chuyển để tham gia vận chuyển, lắp đặt trang thiết bị trong phòng làm việc cho đến khi hoàn thành.

- Cử cán bộ tham gia vào việc vận chuyển chung của cơ quan, hỗ trợ công tác lắp đặt trang thiết bị phòng làm việc Lãnh đạo sở; Hội trường; Phòng họp cơ quan  (theo đề xuất của Văn phòng sở).

Công tác chuẩn bị trước khi tháo dỡ, vận chuyển, lắp đặt

Các phòng chuyên môn

a) Rà soát, thống kê, tổng hợp trang thiết bị, giao cho phòng quản lý, sử dụng: Máy tính, bàn ghế làm việc, tủ đựng tài liệu, điện thoại bàn, bàn ghế uống nước, quạt điện, bình đun nước, ….:

- Với trang thiết bị, công cụ, dụng cụ, hồ sơ đang sử dụng cần thiết: Lập danh sách vận chuyển sang trụ sở mới; dán tên chuyên viên lên trang thiết bị, hộp đựng hồ sơ.

- Với trang thiết bị hỏng, không sử dụng được: Lập danh sách chi tiết, đề xuất thanh lý, hủy.

b) Sàng lọc, sắp xếp hồ sơ, tài liệu gửi lưu trữ; đóng gói hồ sơ, tài liệu cần thiết vận chuyển sang phòng làm việc mới.

c) Phân công chi tiết lãnh đạo phòng, công chức vận chuyển trang thiết bị, bàn ghế, máy móc, hồ sơ, tài liệu của phòng sang trụ sở mới.

d) Khảo sát các phòng làm việc tại trụ sở mới; đề xuất sơ đồ bố trí phòng làm việc của các phòng chuyên môn, kho lưu trữ tài liệu của cơ quan.

e) Di chuyển hệ thống công nghệ thông tin trụ sở làm việc sở Tài chính: Thực hiện theo Kế hoạch số 10/KH-STC ngày 12/02/2020 của sở Tài chính.

Văn phòng Sở:

a) Xin ý kiến của Giám đốc về thời gian di chuyển, trang trí phòng họp để thực hiện.

b) Chỉ đạo các bộ phận rà soát, thống kê, tổng hợp lập danh mục chi tiết trang thiết bị, tài liệu các phòng họp, phòng làm việc hiện tại của Lãnh đạo sở, phòng chuyên môn để tháo dỡ, vận chuyển, lắp đặt hoặc lên phương án đề nghị hủy, thanh lý theo quy định (bàn, ghế, tủ đựng tài liệu, quạt, trang thiết bị văn phòng …).

c) Thống kê, tổng hợp, xin ý kiến Lãnh đạo sở vận chuyển một số cây cảnh đặt tại trụ sở mới.

d) Phối hợp với các đơn vị viễn thông: VNPT… lên phương án vận chuyển, kết nối các đường truyền internet, điện thoại, các phần mềm và thương thảo tham mưu Lãnh đạo sở ký hợp đồng thuê bao như hiện trạng Sở Tài chính đang thuê bao, kết nối sử dụng.

e) Tổng hợp, đề xuất, hợp đồng nhà cung cấp dịch vụ làm vách ngăn một số phòng làm việc.

g) Thuê nhân công kĩ thuật và xe ô tô vận chuyển:

- Tháo dỡ, lắp đặt bàn ghế, tủ đựng tài liệu, trang thiết bị khác tại phòng làm việc của Lãnh đạo sở, các phòng họp, các phòng chuyên môn, phòng văn thư, giá lưu trữ tài liệu cơ quan.

- Tháo dỡ, lắp đặt màn hình tivi, loa,…phòng họp, hội thảo.

h) Mua sắm một số trang thiết bị, vật tư, văn phòng phẩm thiết yếu bổ sung, làm vách ngăn một số phòng làm việc; ký kết hợp đồng thuê bao đường truyền internet, điện thoại, họp trực tuyến (nếu có).

i) Lắp đặt máy lọc nước.

k) Giao lái xe cơ quan phối hợp hỗ trợ vận chuyển hồ sơ, tài liệu khi có chỉ đạo của Lãnh đạo sở yêu cầu.

m) Lập dự toán kinh phí:

- Thuê nhân công tháo dỡ, lắp đặt và xe ô tô vận chuyển bàn ghế, tủ đựng tài liệu, trang thiết bị khác tại phòng làm việc của Lãnh đạo sở, phòng chuyên môn, các phòng họp, phòng văn thư, lưu trữ, giá lưu trữ tài liệu cơ quan.

- Mua sắm một số trang thiết bị, vật tư, văn phòng phẩm thiết yếu bổ sung, trang trí phòng họp; hội trường…; các chi phí khác theo đúng quy định hiện hành.

- Các chi phí khác.

Phòng Quản lý ngân sách: Thực hiện các nội dung tại điểm 5.1 - mục 5 của Kế hoạch này và và nội dung di chuyển hệ thống công nghệ thông tin theo Kế hoạch số 10/KH-STC ngày 12/02/2020 của sở Tài chính.

Tháo dỡ, vận chuyển, lắp đặt

Thứ tự ưu tiên

- Phòng làm việc của Lãnh đạo sở;

- Các phòng họp; hội trường.

- Phòng làm việc các phòng thuộc sở theo lịch di chuyển.

Sau khi vận chuyển, lắp đặt xong

Các phòng chuyên môn

Rà soát, sắp xếp trang thiết bị cho phù hợp, khoa học, ổn định.

Đề xuất mua sắm bổ sung các vật dụng cấp thiết (nếu có).

Văn phòng Sở

Rà soát, sắp xếp trang thiết bị phòng họp, hội trường phù hợp, khoa học, ổn định.

Đề xuất mua sắm bổ sung các vật dụng cấp thiết của các phòng chuyên môn, phòng làm việc của Lãnh đạo sở, phòng họp; tổng hợp danh mục mua sắm vật dụng cấp thiết cho Sở (nếu có); xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo sở.

Thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ; thanh quyết toán kinh phí thuê dịch vụ, mua sắm bổ sung theo quy định; thực hiện thanh lý tài sản, công cụ dụng cụ hết khấu hao, không còn nhu cầu sử dụng theo quy định.

Phối hợp với cơ quan, đơn vị liên quan tham mưu hoàn thiện hồ sơ thủ tục tiếp nhận văn phòng mới; giao trụ sở cũ cho bảo vệ trông coi, quản lý cho đến khi có quyết định bàn giao cho đơn vị khác.

3. Những việc cần làm trước khi chuyển văn phòng

Thuê văn phòng mới tại địa điểm thuận lợi

Trước khi chuyển văn phòng từ địa điểm này sang địa điểm mới, doanh nghiệp cần tìm một văn phòng khác để thay thế. Doanh nghiệp có thể tìm văn phòng mới thông qua các kênh thông tin, các mạng xã hội. Nếu không có nhiều thời gian để tự mình tìm kiếm, doanh nghiệp có thể nhờ đến sự hỗ trợ của môi giới bất động sản. 

Các văn phòng tìm mới cần đáp ứng các tiêu chí về địa điểm, không gian, tiện ích cũng như phù hợp với tình hình tài chính của quý doanh nghiệp. 

Trong số những yếu tố kể trên, yếu tố quan trọng không kém chính là xác định khi nào doanh nghiệp sẽ chuyển đi, chuyển đi đâu. Việc tìm kiếm địa điểm kỹ càng rất cần thiết, nó quyết định nơi mà doanh nghiệp bạn sẽ gắn bó trong suốt một thời gian dài sau này. 

Lập kế hoạch chuyển văn phòng

Khi chuyển văn phòng, doanh nghiệp cần lên kế hoạch cụ thể để tránh những sai sót trong quá trình vận chuyển. Khi lập kế hoạch này, bạn cần liệt kê rõ những thông tin liên quan đến nhân sự, vật tư, kinh phí, thời gian liên quan. Cụ thể:

Thời gian dự kiến chuyển văn phòng là khi nào?

Nội thất nào cần thay mới, nội thất nào cần bổ sung

Vị trí chỗ ngồi cho các nhân sự của các phòng ban

Dự kiến kinh phí chuyển văn phòng: kinh phí thuê nhân công, kinh phí vận chuyển, các chi phí phát sinh

Các thủ tục, giấy tờ liên quan đến thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh nếu cần

Xác định ngày giờ chuyển văn phòng

Thời gian chuyển văn phòng của doanh nghiệp sẽ lệ thuộc vào thời hạn thuê văn phòng cũ trên hợp đồng. Đồng thời, doanh nghiệp cần xem xét văn phòng mới đã có thể chuyển đến hay chưa.

Trong một số trường hợp, việc chuyển văn phòng còn lệ thuộc vào cung mệnh cũng như phong thủy của người sáng lập. Việc chọn ngày tốt, giờ tốt để chuyển văn phòng sẽ ảnh hưởng đến tài vận và may mắn của doanh nghiệp sau khi chuyển sang văn phòng mới.

Không những thế, việc chuyển văn phòng phải đảm bảo các công việc của doanh nghiệp không bị ảnh hưởng. Những lúc công việc đang dày đặc, có lịch hẹn gặp đối tác tại văn phòng thì không nên chuyển văn phòng. Tránh ảnh hưởng đến các hoạt động của công ty.

4. Các vấn đề cần tránh khi thuê, di dời nơi làm việc

Việc thuê hoặc di dời nơi làm việc là một quyết định quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Để quá trình này diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý tránh những vấn đề sau:

Không xác định rõ mục tiêu và nhu cầu:

• Thiếu kế hoạch chi tiết: Không có kế hoạch rõ ràng về diện tích cần thuê, vị trí, các tiện ích cần thiết, ngân sách... dẫn đến việc lựa chọn không phù hợp.
• Không đánh giá đúng quy mô phát triển: Nếu không dự báo được sự tăng trưởng của công ty trong tương lai, việc thuê văn phòng quá nhỏ hoặc quá lớn đều gây lãng phí.

Không khảo sát kỹ lưỡng về vị trí:

• Vị trí giao thông bất tiện: Giao thông quá đông đúc, khó tìm chỗ đậu xe sẽ gây ảnh hưởng đến việc đi lại của nhân viên và đối tác.
• Môi trường xung quanh không phù hợp: Khu vực xung quanh ồn ào, ô nhiễm, thiếu tiện ích... sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc và sức khỏe của nhân viên.
• Chi phí đi lại quá cao: Nếu văn phòng quá xa khu dân cư hoặc trung tâm thành phố, sẽ làm tăng chi phí đi lại cho nhân viên.

Không tính toán kỹ lưỡng về chi phí:

• Chi phí thuê quá cao: Gánh nặng tài chính lớn sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Chi phí phát sinh: Ngoài chi phí thuê, còn có các chi phí khác như điện, nước, internet, bảo trì, sửa chữa... cần được tính toán kỹ lưỡng.
• Không có dự phòng cho các chi phí phát sinh: Các chi phí phát sinh như trang trí văn phòng, mua sắm nội thất, chuyển văn phòng... có thể làm tăng đáng kể chi phí ban đầu.

Không quan tâm đến cơ sở hạ tầng và tiện ích:

• Hệ thống điện, nước, internet không ổn định: Ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc.
• Không gian làm việc không phù hợp: Không gian làm việc chật chội, thiếu ánh sáng tự nhiên sẽ gây cảm giác bức bối, ảnh hưởng đến sức khỏe và tinh thần của nhân viên.
• Thiếu các tiện ích cần thiết: Không có phòng họp, khu vực nghỉ ngơi, nhà vệ sinh sạch sẽ... sẽ làm giảm sự thoải mái của nhân viên.

Không tham khảo ý kiến của nhân viên:

• Nhân viên không hài lòng với môi trường làm việc mới: Điều này sẽ ảnh hưởng đến tinh thần làm việc và hiệu quả công việc.
• Khó khăn trong việc thích nghi với môi trường mới: Nhân viên cần thời gian để làm quen với không gian làm việc mới, nếu không được lắng nghe ý kiến, họ sẽ cảm thấy bị bỏ rơi.

Không có kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết:

• Quá trình chuyển văn phòng diễn ra chậm chạp, gây gián đoạn công việc: Việc không có kế hoạch chi tiết sẽ dẫn đến việc mất nhiều thời gian và công sức hơn so với dự kiến.
• Thiệt hại về tài sản: Trong quá trình chuyển văn phòng, có thể xảy ra các sự cố như đồ đạc bị hư hỏng, mất mát.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề Mẫu kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết nhất. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.