Mẫu công văn xin giải thể chi nhánh công ty

Do nhiều nguyên nhân khác nhau như: Không đủ số lượng thành viên tối thiểu, bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp… mà doanh nghiệp có thể buộc phải giải thể chi nhánh. Khi làm thủ tục giải thể, doanh nghiệp cần phải làm một công văn xin giải thể nộp cho cơ quan có thẩm quyền. Bài viết này sẽ cung cấp Mẫu công văn xin giải thể chi nhánh công ty giúp doanh nghiệp trong việc giải thể chi nhánh.

Mẫu công văn xin giải thể chi nhánh công ty

1. Giải thể chi nhánh là gì?

Giải thể chi nhánh là hành vi chấm dứt hoạt động của chi nhánh, làm cho chi nhánh không còn là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và không còn chức năng thực hiện hoạt động kinh doanh theo đăng ký.

Nói cách khác, chi nhánh sẽ bị xóa sổ khỏi hệ thống pháp lý và không còn được công nhận là một đơn vị kinh doanh hợp pháp.

2. Mẫu công văn xin giải thể chi nhánh công ty

Dưới đây là mẫu công văn xin giải thể chi nhánh công ty bạn có thể tham khảo:

Kính gửi:             Chi cục thuế …………………………………

Công ty ……….. được thành lập theo Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh số ……………

Mã số thuế: …………………………………………………

Trụ sở chính: ………………………………………………

Ngành nghề kinh doanh: …………………………………

Vì lý do hoạt động kinh doanh không đạt hiệu quả ……………………

Căn cứ vào Điều 208 của Luật Doanh nghiệp năm 2020 về thủ tục giải thể doanh nghiệp, Công ty ………. quyết định giải thể chi nhánh (Quyết định được gửi kèm theo Công văn), đồng thời xin xác nhận về việc không nợ thuế, đóng cửa Mã số thuế và Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế của doanh nghiệp được thu hồi.

Vậy chúng tôi kính báo và đề nghị Quý cơ quan giúp đỡ để công ty tiến hành thủ tục giải thể theo đúng Luật định.

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

3. Những việc cần làm khi quyết định giải thể chi nhánh công ty

Khi một công ty quyết định giải thể một chi nhánh, điều này không chỉ đơn thuần là ngừng hoạt động của chi nhánh đó mà còn là quá trình phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Việc giải thể phải được thực hiện một cách có tổ chức để đảm bảo quyền lợi của tất cả các bên liên quan và tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Dưới đây là các bước chi tiết cần thực hiện khi quyết định giải thể chi nhánh công ty.

• Xác định lý do giải thể và thông qua quyết định giải thể

Việc đầu tiên và quan trọng nhất khi quyết định giải thể chi nhánh là xác định rõ ràng lý do dẫn đến quyết định này.

Xác định lý do giải thể: Những lý do thường gặp bao gồm chi nhánh hoạt động không hiệu quả, thay đổi chiến lược kinh doanh của công ty mẹ, hoặc do yêu cầu tái cơ cấu tổ chức. Việc xác định lý do giúp công ty có cơ sở vững chắc để giải thích cho các bên liên quan và tránh những tranh chấp không cần thiết.

Thông qua quyết định giải thể: Sau khi lý do đã được xác định rõ ràng, công ty cần chuẩn bị hồ sơ và trình bày trước hội đồng thành viên hoặc đại hội cổ đông để thông qua quyết định giải thể chi nhánh. Quyết định này phải được ghi lại bằng văn bản và được phê duyệt bởi các bên có thẩm quyền.

• Thành lập Ban thanh lý và phân công nhiệm vụ

Việc thành lập Ban thanh lý là bước tiếp theo để đảm bảo quá trình giải thể được thực hiện đúng quy định và hiệu quả.

Thành lập Ban thanh lý: Ban thanh lý có nhiệm vụ thực hiện các thủ tục giải thể chi nhánh theo quy định của pháp luật. Thành phần của Ban thanh lý thường bao gồm các thành viên có kinh nghiệm và hiểu biết về pháp luật, tài chính, và quản lý.

Phân công nhiệm vụ: Sau khi thành lập, cần phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong Ban thanh lý. Mỗi thành viên cần biết rõ trách nhiệm của mình để đảm bảo các công việc được thực hiện đúng tiến độ và hiệu quả.

• Báo cáo cơ quan quản lý nhà nước

Khi quyết định giải thể đã được thông qua và Ban thanh lý đã được thành lập, công ty cần thực hiện các thủ tục báo cáo với các cơ quan quản lý nhà nước.

Nộp hồ sơ giải thể: Hồ sơ giải thể chi nhánh cần được nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh đặt trụ sở. Hồ sơ này bao gồm các tài liệu như quyết định giải thể, biên bản họp của hội đồng thành viên hoặc đại hội cổ đông, và các giấy tờ liên quan khác.

Làm việc với các cơ quan liên quan: Công ty cần liên hệ và làm việc với các cơ quan thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội, và các cơ quan khác có liên quan để hoàn tất các thủ tục thanh lý. Việc này bao gồm việc giải quyết các khoản nợ thuế, hủy bỏ các giấy phép hoạt động, và hoàn thành các nghĩa vụ bảo hiểm xã hội cho nhân viên.

• Thanh lý tài sản và hoàn trả nợ

Quá trình thanh lý tài sản và hoàn trả nợ là bước quan trọng để đảm bảo rằng tất cả các nghĩa vụ tài chính của chi nhánh được giải quyết trước khi chính thức giải thể.

Lập danh sách tài sản: Ban thanh lý cần lập danh sách chi tiết về tài sản của chi nhánh và tiến hành thanh lý theo quy định của pháp luật. Việc thanh lý có thể bao gồm bán tài sản hoặc chuyển giao cho các đơn vị khác.

Thanh toán các khoản nợ: Tất cả các khoản nợ của chi nhánh, bao gồm nợ với các chủ nợ, đối tác, và các bên liên quan khác, phải được thanh toán đầy đủ. Việc này giúp tránh các tranh chấp pháp lý và đảm bảo quyền lợi cho các chủ nợ.

Phân phối tài sản còn lại: Sau khi thanh toán hết các khoản nợ, tài sản còn lại sẽ được phân phối cho các chủ sở hữu theo tỷ lệ góp vốn hoặc theo quy định của pháp luật.

• Thông báo cho khách hàng, đối tác và nhân viên

Việc thông báo cho các bên liên quan là bước cần thiết để đảm bảo sự minh bạch và rõ ràng trong quá trình giải thể.

Thông báo cho khách hàng và đối tác: Công ty cần thông báo cho khách hàng và đối tác về việc giải thể chi nhánh. Thông báo này nên cung cấp thông tin về cách thức liên hệ với trụ sở chính hoặc các chi nhánh khác của công ty để tiếp tục hợp tác hoặc giải quyết các vấn đề còn lại.

Giải quyết hợp đồng và công nợ: Công ty cần giải quyết các hợp đồng còn dang dở và thanh toán các khoản công nợ cho khách hàng để đảm bảo không có tranh chấp phát sinh sau này.

Bồi thường cho nhân viên: Theo quy định của pháp luật lao động, công ty phải bồi thường thiệt hại cho nhân viên bị ảnh hưởng bởi việc giải thể chi nhánh. Điều này bao gồm việc thanh toán lương, trợ cấp thôi việc, và các khoản phúc lợi khác theo quy định.

• Hoàn tất thủ tục giải thể

Bước cuối cùng trong quá trình giải thể chi nhánh là hoàn tất các thủ tục pháp lý và nhận giấy chứng nhận giải thể.

Nộp báo cáo thanh lý: Sau khi hoàn tất quá trình thanh lý tài sản và giải quyết các nghĩa vụ tài chính, Ban thanh lý cần nộp báo cáo thanh lý cho cơ quan đăng ký kinh doanh và các cơ quan liên quan khác.

Nhận giấy chứng nhận giải thể: Khi các thủ tục giải thể đã được hoàn tất, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận giải thể chi nhánh. Giấy chứng nhận này là bằng chứng pháp lý xác nhận rằng chi nhánh đã chính thức giải thể.

Lưu trữ hồ sơ: Cuối cùng, công ty cần lưu trữ toàn bộ hồ sơ giải thể theo quy định của pháp luật. Việc lưu trữ hồ sơ giúp công ty có đầy đủ tài liệu để đối chiếu trong trường hợp có tranh chấp hoặc kiểm tra từ các cơ quan quản lý nhà nước.

4. Các trường hợp giải thể chi nhánh công ty

Các trường hợp giải thể chi nhánh công ty

Chi nhánh công ty có thể bị giải thể trong hai trường hợp chính theo Điều 51 Luật Doanh nghiệp 2020: khi doanh nghiệp tự quyết định giải thể chi nhánh hoặc khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh. Mỗi trường hợp đều có những yếu tố cụ thể và quy trình riêng biệt cần tuân thủ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về hai trường hợp này.

• Doanh nghiệp tự nộp hồ sơ giải thể chi nhánh

Doanh nghiệp có quyền quyết định giải thể chi nhánh dựa trên nhiều yếu tố liên quan đến chiến lược kinh doanh và tình hình hoạt động của chi nhánh. Các tình huống cụ thể bao gồm:

+ Doanh nghiệp quyết định giải thể chi nhánh theo chiến lược kinh doanh:

Lý do chiến lược: Doanh nghiệp có thể quyết định giải thể chi nhánh nếu nhận thấy chi nhánh hoạt động không hiệu quả, gây thua lỗ kéo dài. Quyết định này có thể xuất phát từ việc tái cơ cấu, thay đổi chiến lược kinh doanh, hoặc do thị trường mục tiêu không còn tiềm năng phát triển.

Điều kiện thực hiện: Doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bao gồm các báo cáo tài chính, danh sách tài sản và nợ phải trả, cùng với quyết định giải thể từ Hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu doanh nghiệp.

+ Chi nhánh vi phạm pháp luật:

Vi phạm pháp luật: Nếu chi nhánh vi phạm nghiêm trọng các quy định pháp luật về doanh nghiệp, gây ảnh hưởng đến trật tự an ninh xã hội hoặc vi phạm quy chế hoạt động của doanh nghiệp, thì doanh nghiệp có thể quyết định giải thể chi nhánh.

Hành động cần thiết: Doanh nghiệp cần lập báo cáo chi tiết về các vi phạm, thực hiện các biện pháp khắc phục (nếu có) và tiến hành các bước giải thể theo quy định.

+ Chi nhánh hoạt động không hiệu quả:

Hiệu quả hoạt động: Chi nhánh có thể bị giải thể nếu hoạt động không mang lại lợi nhuận, thua lỗ kéo dài, hoặc không đáp ứng được các yêu cầu về năng lực tài chính và quản lý.

Quy trình giải thể: Doanh nghiệp cần thực hiện kiểm toán, đánh giá tài sản và nợ phải trả, thông báo cho các bên liên quan, và nộp hồ sơ giải thể tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

+ Chi nhánh không còn phù hợp với nhu cầu kinh doanh:

Thay đổi điều kiện: Nếu chi nhánh không còn phù hợp với nhu cầu kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp do thay đổi điều kiện kinh tế - xã hội hoặc các yếu tố khác, doanh nghiệp có thể quyết định giải thể chi nhánh.

Chuẩn bị hồ sơ: Doanh nghiệp cần lập các tài liệu cần thiết, bao gồm quyết định giải thể, báo cáo tài chính, và danh sách tài sản.

• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh

Cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh trong các trường hợp cụ thể như sau:

+ Chi nhánh vi phạm pháp luật nghiêm trọng:

Vi phạm nghiêm trọng: Nếu chi nhánh vi phạm nghiêm trọng các quy định pháp luật về doanh nghiệp, gây ảnh hưởng đến trật tự an ninh xã hội hoặc vi phạm nghiêm trọng quy chế hoạt động của doanh nghiệp, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.

Hậu quả: Chi nhánh sẽ bị đình chỉ hoạt động ngay lập tức và phải thực hiện các biện pháp giải thể theo quy định.

+ Chi nhánh hoạt động không hiệu quả kéo dài:

Hiệu quả kinh doanh: Nếu chi nhánh hoạt động không hiệu quả kéo dài, thua lỗ liên tục, hoặc không đáp ứng được các yêu cầu về năng lực tài chính và quản lý, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.

Quy trình: Chi nhánh cần cung cấp báo cáo chi tiết về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh, đồng thời thực hiện các thủ tục giải thể theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước.

+ Chi nhánh cung cấp thông tin, số liệu không đúng sự thật:

Thông tin sai lệch: Nếu chi nhánh cung cấp thông tin, số liệu không đúng sự thật cho cơ quan quản lý nhà nước, gây sai lệch trong quá trình quản lý và giám sát, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.

Biện pháp khắc phục: Chi nhánh cần khắc phục các sai phạm, cung cấp thông tin chính xác và hoàn tất các thủ tục giải thể theo quy định.

+ Chi nhánh không nộp thuế, phí theo quy định:

Nợ thuế: Nếu chi nhánh không nộp thuế, phí theo quy định trong thời gian 03 tháng liên tục, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.

Thủ tục thanh lý: Chi nhánh cần thanh toán đầy đủ các khoản nợ thuế, hoàn tất các thủ tục liên quan và nộp hồ sơ giải thể tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

5. Lưu ý khi viết công văn xin giải thể chi nhánh công ty

Việc viết công văn xin giải thể chi nhánh công ty là một bước quan trọng trong quá trình giải thể chi nhánh. Công văn này không chỉ là tài liệu cần thiết để nộp cho các cơ quan quản lý nhà nước, mà còn là bằng chứng pháp lý cho việc công ty tuân thủ đầy đủ quy trình giải thể theo quy định. Để đảm bảo công văn được chấp nhận và xử lý một cách suôn sẻ, cần lưu ý kỹ về cả nội dung và hình thức của công văn.

• Về nội dung

Nội dung của công văn xin giải thể chi nhánh phải đầy đủ, chính xác và rõ ràng. Mỗi phần trong công văn đều cần được trình bày một cách súc tích nhưng vẫn đảm bảo thông tin cần thiết.

Đầy đủ và chính xác: Công văn phải chứa tất cả các thông tin cần thiết, bao gồm tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính, tên chi nhánh, địa chỉ chi nhánh, và các thông tin liên quan khác. Mọi chi tiết cần được kiểm tra kỹ lưỡng để tránh sai sót.

Lý do giải thể cụ thể và thuyết phục: Nêu rõ lý do giải thể chi nhánh là một phần quan trọng. Lý do có thể bao gồm việc chi nhánh hoạt động không hiệu quả, thay đổi chiến lược kinh doanh, hoặc các vấn đề tài chính. Lý do phải được trình bày một cách cụ thể và thuyết phục để cơ quan nhà nước hiểu rõ tình hình và lý do thực sự của việc giải thể.

Đề nghị của công ty: Công văn phải nêu rõ đề nghị của công ty đối với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Điều này có thể bao gồm việc xin xác nhận giải thể chi nhánh, hướng dẫn về các bước tiếp theo cần thực hiện, hoặc bất kỳ yêu cầu cụ thể nào khác từ phía công ty.

Đính kèm đầy đủ hồ sơ: Theo quy định pháp luật, công văn xin giải thể cần đính kèm đầy đủ các hồ sơ liên quan. Các tài liệu này thường bao gồm biên bản họp của hội đồng thành viên hoặc đại hội cổ đông, quyết định giải thể, báo cáo tài chính, và các giấy tờ khác có liên quan. Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu này được đính kèm và nêu rõ trong công văn.

• Về hình thức

Hình thức của công văn cũng đóng vai trò quan trọng không kém nội dung. Một công văn được trình bày đúng quy chuẩn sẽ tạo ấn tượng tốt và giúp quá trình giải quyết được nhanh chóng hơn.

Quy chuẩn văn bản hành chính: Công văn phải được trình bày theo đúng quy chuẩn của văn bản hành chính. Điều này bao gồm cách bố trí các phần, sử dụng ngôn ngữ hành chính chuẩn mực, và định dạng văn bản một cách rõ ràng, dễ đọc.

Thông tin công ty và đại diện: Công văn cần có đầy đủ thông tin của công ty, chi nhánh và người đại diện theo pháp luật. Thông tin này bao gồm tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, tên chi nhánh, địa chỉ chi nhánh, tên người đại diện theo pháp luật, và thông tin liên lạc.

Ký tên và đóng dấu: Cuối cùng, công văn phải được ký tên và đóng dấu của giám đốc công ty hoặc người đại diện theo pháp luật. Điều này xác nhận tính chính thức của công văn và đảm bảo rằng công văn được thực hiện theo đúng quy trình nội bộ của công ty.

6. Câu hỏi thường gặp

Chi nhánh công ty có thể tự ý giải thể mà không cần thông qua cơ quan nhà nước có thẩm quyền hay không?

Không. Chi nhánh công ty không thể tự ý giải thể mà không cần thông qua cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Theo quy định của pháp luật, việc giải thể chi nhánh công ty phải được thực hiện theo trình tự thủ tục do pháp luật quy định.

Mẫu công văn xin giải thể chi nhánh công ty cần phải nêu rõ lý do giải thể hay không?

Có. Mẫu công văn xin giải thể chi nhánh công ty cần phải nêu rõ lý do giải thể một cách cụ thể, thuyết phục. Lý do giải thể là căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét và quyết định giải thể chi nhánh công ty.

Chi nhánh công ty có thể giải thể nếu còn nợ chưa thanh toán hay không?

Có thể. Chi nhánh công ty vẫn có thể giải thể nếu còn nợ chưa thanh toán. Tuy nhiên, trước khi giải thể, chi nhánh công ty phải lập phương án thanh toán các khoản nợ và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề Mẫu công văn xin giải thể chi nhánh công ty. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.