Kế toán trưởng có được đóng dấu tròn không?

Trong môi trường doanh nghiệp, việc đóng dấu tròn là một hành động quan trọng thể hiện tính pháp lý và xác nhận thông tin. Vậy kế toán trưởng có được đóng dấu tròn không? Bài viết dưới đây của Công ty Luật ACC sẽ làm rõ quy định và thực tiễn liên quan đến quyền hạn của kế toán trưởng trong việc sử dụng dấu tròn.

Kế toán trưởng có được đóng dấu tròn không?

1. Quy định về việc sử dụng con dấu của doanh nghiệp

Theo Điều 40 của Luật Doanh nghiệp 2020, các quy định về con dấu của doanh nghiệp được nêu rõ như sau:

• Doanh nghiệp có thể sử dụng dấu được khắc tại các cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới dạng chữ ký số, theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
• Doanh nghiệp có quyền quyết định về loại, số lượng, hình thức và nội dung của dấu cho doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vị khác.
• Việc quản lý và bảo quản dấu phải tuân theo quy định trong Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác quy định. Con dấu được sử dụng trong các giao dịch theo quy định pháp luật.

2. Kế toán trưởng có được đóng dấu tròn không?

Tại Công văn 209/TCT-CS năm 2015 của Tổng cục Thuế trả lời theo hướng là được đóng dấu lên chữ ký trong trường hợp này như sau:

“Tại Điểm 2.2 Mục III Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06/5/2002 của Bộ Công an hướng dẫn về quản lý và sử dụng con dấu:
...
2.2. Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền gồm: cấp trưởng, cấp phó hoặc cấp dưới trực tiếp được ủy quyền của cơ quan, tổ chức đó; không được đóng dấu vào văn bản, giấy tờ không có nội dung, đóng dấu trước khi ký.”

Vậy nên, kế toán trưởng trong doanh nghiệp có quyền đóng dấu tròn trên các văn bản và giấy tờ sau khi đã có chữ ký của các đối tượng thẩm quyền như cấp trưởng hoặc cấp phó, hoặc khi được ủy quyền hợp pháp. 

Đồng thời, kế toán trưởng có thể đóng dấu tròn nếu có sự ủy quyền rõ ràng từ giám đốc và dấu tròn phải ghi rõ chức vụ và tên theo đúng ủy quyền.

Tuy nhiên, kế toán trưởng không được phép đóng dấu treo, vì dấu treo chỉ được sử dụng để xác nhận nội dung của biên bản họp và không phù hợp với công việc của kế toán trưởng, liên quan đến hóa đơn và chứng từ.

Khi giám đốc ủy quyền cho kế toán trưởng để đóng dấu tròn, cần chuẩn bị giấy ủy quyền theo quy định để việc đóng dấu là hợp pháp và có hiệu lực.

>>> Xem thêm: Doanh nghiệp vừa và nhỏ có cần kế toán trưởng không? tại đây.

3. Những điều mà kế toán trưởng cần tuân thủ khi có được đóng dấu tròn 

Trong doanh nghiệp, kế toán trưởng giữ vai trò quan trọng và không thể thiếu trong bộ phận kế toán. Khi được phép đóng dấu tròn, kế toán trưởng cần tuân thủ các quy định sau đây để tránh rủi ro:

• Không được làm giả con dấu để phục vụ mục đích cá nhân. Việc đóng dấu tròn phải thực hiện đúng quy định pháp luật.
• Dấu tròn chỉ được sử dụng trên các chứng từ và giấy tờ liên quan đến công việc của kế toán trưởng, không được tự ý đóng dấu vào giấy tờ của giám đốc hay các bộ phận khác.
• Không được đóng dấu tròn nếu chưa có sự ủy quyền từ cấp trên hoặc người có thẩm quyền. Việc đóng dấu phải được thực hiện đúng theo quy định ủy quyền.
• Không được mang con dấu ra khỏi nơi làm việc hoặc làm mất mà không khai báo. Đồng thời, không được tự ý ủy quyền cho người khác đóng dấu thay nếu không có sự đồng ý từ cấp trên.

4. Trách nhiệm bảo vệ con dấu đối với doanh nghiệp

Trách nhiệm bảo vệ con dấu đối với doanh nghiệp

Trách nhiệm bảo vệ con dấu trong doanh nghiệp là một nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo tính hợp pháp và an toàn trong việc sử dụng con dấu. Dưới đây là những trách nhiệm chính liên quan đến việc bảo vệ con dấu:

Quản lý và lưu trữ con dấu:

• Con dấu phải được lưu trữ tại một địa điểm an toàn, thường là trong tủ khóa hoặc nơi bảo mật cao trong văn phòng.
• Chỉ những người có thẩm quyền và được ủy quyền mới có quyền sử dụng con dấu.

Hạn chế quyền sử dụng:

• Quyền sử dụng con dấu chỉ được cấp cho những cá nhân có trách nhiệm và đã được chỉ định chính thức trong doanh nghiệp, chẳng hạn như giám đốc hoặc kế toán trưởng.
• Việc sử dụng con dấu phải tuân thủ đúng quy định và chỉ cho phép đóng dấu trên các giấy tờ, chứng từ hợp pháp và liên quan đến công việc.

Kiểm soát và giám sát:

• Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình kiểm soát và giám sát việc sử dụng con dấu, bao gồm cả việc ghi chép các lần sử dụng và người thực hiện.
• Cần có sự ký nhận và chứng thực của người nhận hoặc người thực hiện các hoạt động liên quan đến con dấu để theo dõi và đảm bảo tính minh bạch.

Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật:

• Tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về việc sử dụng con dấu, bao gồm cả quy định của Bộ Công an và các quy định liên quan trong luật pháp hiện hành.
• Đảm bảo mọi hành vi liên quan đến con dấu đều được thực hiện theo đúng quy trình và quy định pháp lý.

>>> Xem thêm: Trách nhiệm của kế toán trưởng trong trường hợp chủ doanh nghiệp gian lận về thuế tại đây.

5. Một số câu hỏi liên quan 

Kế toán trưởng có quyền tự ý thay đổi mẫu dấu tròn của doanh nghiệp không?

Không, kế toán trưởng không được phép tự ý thay đổi mẫu dấu tròn của doanh nghiệp. Mẫu dấu tròn phải được phê duyệt và đăng ký theo quy định pháp luật. Việc thay đổi mẫu dấu phải có sự đồng ý từ lãnh đạo cấp cao và phải được thông báo đến cơ quan có thẩm quyền.

Kế toán trưởng có thể sử dụng dấu tròn để xác nhận các hợp đồng nội bộ không?

Kế toán trưởng có thể sử dụng dấu tròn để xác nhận các hợp đồng nội bộ, nhưng chỉ khi có sự ủy quyền từ người có thẩm quyền trong doanh nghiệp. Việc này đảm bảo tính pháp lý của các hợp đồng và chứng từ liên quan.

Kế toán trưởng có thể yêu cầu cấp trên cấp dấu tròn cho các chứng từ khi vắng mặt không?

Kế toán trưởng không được yêu cầu cấp trên cấp dấu tròn cho các chứng từ khi vắng mặt. Trong trường hợp vắng mặt, kế toán trưởng cần có kế hoạch dự phòng hoặc ủy quyền cho một người thay thế hợp pháp để xử lý công việc và đóng dấu tròn nếu cần.

Kế toán trưởng hoàn toàn có quyền đóng dấu tròn trong doanh nghiệp, nhưng cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật liên quan. Trên đây là bài viết “Kế toán trưởng có được đóng dấu tròn không?” của Công ty Luật ACC, hy vọng có thể giúp các bạn giải đáp được thắc mắc về vấn đề này.