Hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp

Kê khai bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp là một quy trình quan trọng giúp đảm bảo quyền lợi cho nhân viên và tuân thủ pháp luật. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn thực hiện quy trình này một cách hiệu quả.

Hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp

1. Hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp

• Xác định loại hình bảo hiểm phù hợp 

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định loại hình bảo hiểm xã hội phù hợp với điều kiện và quy mô của mình. Có ba loại bảo hiểm chính bao gồm Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm Y tế, và Bảo hiểm Thất nghiệp. Chọn những loại hình phù hợp giúp đảm bảo mức đóng phí phù hợp và quyền lợi đầy đủ cho nhân viên.

• Xác định mức đóng phí bảo hiểm

Bước quan trọng tiếp theo là xác định mức đóng phí bảo hiểm. Điều này phụ thuộc vào lương và thu nhập của từng nhân viên. Doanh nghiệp cần tính toán chính xác để đảm bảo không bị phạt vì đóng thiếu hoặc đóng nhiều hơn.

• Lập hồ sơ nhân viên đủ chi tiết

Khi đã xác định loại hình và mức đóng phí, doanh nghiệp cần lập hồ sơ nhân viên đầy đủ chi tiết. Thông tin cần có bao gồm CMND, Hộ khẩu, Hợp đồng lao động và mức lương. Đảm bảo rằng mọi thông tin được cập nhật đầy đủ và chính xác.

• Điều kiện kê khai bảo hiểm hàng tháng

Hãy xác định thời gian và điều kiện kê khai bảo hiểm hàng tháng. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp không bị trừng phạt vì kê khai muộn. Thường, quy trình này được thực hiện vào đầu tháng và phải hoàn thành trước thời hạn quy định.

• Kiểm tra và bảo dưỡng hệ thống kế toán

Cuối cùng, đảm bảo rằng hệ thống kế toán của doanh nghiệp được kiểm tra và bảo dưỡng đều đặn. Điều này giúp tránh những sai sót không mong muốn trong quá trình kê khai bảo hiểm xã hội.

Với những bước này, doanh nghiệp sẽ có thể thực hiện quy trình kê khai bảo hiểm xã hội một cách hiệu quả và tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

2. Hướng dẫn doanh nghiệp tính đóng các loại bảo hiểm bắt buộc hàng tháng

Hàng tháng, doanh nghiệp sẽ trích tiền đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc, Bảo hiểm Y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, đồng thời trích từ tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN của từng người lao động theo mức quy định để nộp cho cơ quan BHXH.

Theo đó, số tiền đóng các loại bảo hiểm bắt buộc hàng tháng được xác định bằng công thức dưới đây:

Số tiền đóng các loại bảo hiểm bắt buộc hàng tháng = Tiền lương tháng tính đóng bảo hiểm x Tỷ lệ tính đóng tương ứng với từng loại bảo hiểm

3. Trường hợp người sử dụng lao động không bắt buộc đóng BHXH cho người lao động

• Đối với Người Lao Động là Công Dân Việt Nam:

- Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, người lao động là công dân Việt Nam sẽ không phải đóng BHXH trong các trường hợp sau đây:

- Hợp đồng lao động dưới 01 tháng: Người lao động không cần đóng BHXH khi ký kết hợp đồng lao động có thời hạn dưới 01 tháng.

- Hợp đồng thử việc: Đối với hợp đồng thử việc, áp dụng cho hợp đồng có thời hạn từ 01 tháng trở lên theo quy định của Bộ luật Lao động 2019. Người làm việc theo hợp đồng này sẽ tham gia BHXH bắt buộc.

- Hợp đồng khoán việc, hợp đồng công tác viên: Các loại hợp đồng này, thuộc loại hợp đồng dịch vụ, không yêu cầu đóng BHXH theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2014.

Ngoài ra, theo Điều 85 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, nếu người lao động không làm việc và không nhận tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng, họ sẽ không phải đóng BHXH trong tháng đó.

• Đối với Người Lao Động là Công Dân Nước Ngoài Làm Việc Tại Việt Nam:

- Luật Bảo hiểm xã hội quy định các điều kiện người lao động là công dân nước ngoài phải tham gia BHXH bắt buộc:

- Có giấy phép lao động/chứng chỉ hành nghề/giấy phép hành nghề của Việt Nam.

- Hợp đồng lao động không thời hạn hoặc hợp đồng lao động có thời hạn từ 01 năm trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam.

• Tuy nhiên, có những trường hợp không thuộc đối tượng đóng BHXH bắt buộc, bao gồm:

- Lao động nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp.

- Lao động nước ngoài đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định (60 tuổi 03 tháng đối với nam và 55 tuổi 04 tháng đối với nữ trong năm 2021).
Như vậy, kê khai bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp là một quy trình quan trọng giúp đảm bảo quyền lợi cho nhân viên và tuân thủ pháp luật. Trên đây là bài viết của Công ty Luật ACC.