Mẫu hợp đồng thuê văn phòng tiếng anh (Office lease agreement)

Trong môi trường kinh doanh, việc có một mẫu hợp đồng thuê văn phòng tiếng Anh (Office lease agreement) là một phần quan trọng trong việc thực hiện các giao dịch. Trong bài viết sau hãy cùng ACC tìm hiểu về Mẫu hợp đồng thuê văn phòng tiếng anh (Office lease agreement) để bạn có nhiều thêm một sự lựa chọn khi cần đến.

Mẫu hợp đồng thuê văn phòng tiếng anh (Office lease agreement)

1. Hợp đồng cho thuê văn phòng tiếng anh là gì?

Hợp đồng cho thuê văn phòng tiếng Anh là Office Lease Agreement. Đây là một văn bản pháp lý quan trọng ghi lại các điều khoản và thỏa thuận giữa bên cho thuê (lessor) và bên thuê (lessee) về việc sử dụng một không gian văn phòng cụ thể.

2. Mục đích của Hợp đồng cho thuê văn phòng tiếng anh (Office lease agreement)

Hợp đồng cho thuê văn phòng tiếng Anh (Office lease agreement) là một văn bản pháp lý quan trọng có các mục đích sau:

Xác định rõ ràng các điều khoản và thỏa thuận giữa hai bên:

• Bên cho thuê (lessor): Là chủ sở hữu của văn phòng cho thuê.
• Bên thuê (lessee): Là cá nhân hoặc tổ chức thuê văn phòng để sử dụng.

Hợp đồng sẽ ghi rõ các thông tin về:

• Văn phòng cho thuê: Vị trí, diện tích, mô tả chi tiết về không gian và trang thiết bị.
• Thời hạn thuê: Thời gian bắt đầu và kết thúc hợp đồng, điều khoản gia hạn (nếu có).
• Giá thuê: Mức giá thuê, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán.
• Đặt cọc: Số tiền đặt cọc, điều khoản hoàn trả.
• Phí và thuế: Xác định bên nào chịu trách nhiệm cho các khoản phí và thuế liên quan (phí quản lý, thuế nhà đất,...).
• Sử dụng văn phòng: Mục đích sử dụng văn phòng, các hoạt động được phép và không được phép.
• Bảo trì và sửa chữa: Xác định trách nhiệm bảo trì, sửa chữa giữa hai bên.
• Chuyển nhượng và chấm dứt hợp đồng: Điều khoản về việc chuyển nhượng hợp đồng cho bên thứ ba, điều kiện chấm dứt hợp đồng và các khoản phí liên quan.

Bảo vệ quyền lợi của cả hai bên:

Hợp đồng cho thuê văn phòng tiếng Anh giúp đảm bảo quyền lợi của cả bên cho thuê và bên thuê bằng cách:

• Quy định rõ ràng các nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi bên: Bên cho thuê có nghĩa vụ bàn giao văn phòng đầy đủ, đúng hạn và đảm bảo chất lượng; Bên thuê có nghĩa vụ sử dụng văn phòng đúng mục đích, thanh toán tiền thuê đúng hạn và bảo quản văn phòng cẩn thận.
• Cung cấp cơ sở để giải quyết tranh chấp: Nếu có tranh chấp xảy ra, hai bên có thể dựa vào hợp đồng để thương lượng và giải quyết; Hợp đồng cũng có thể quy định về phương thức giải quyết tranh chấp như trọng tài hoặc tòa án.

Tạo sự an tâm cho cả hai bên:

Hợp đồng cho thuê văn phòng tiếng Anh giúp tạo sự an tâm cho cả hai bên bằng cách:

• Cung cấp một khuôn khổ pháp lý rõ ràng cho mối quan hệ giữa hai bên: Hợp đồng giúp đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu rõ các quyền và nghĩa vụ của mình; Hợp đồng cũng giúp giảm thiểu rủi ro tranh chấp trong tương lai.
• Giúp hai bên dự đoán được các chi phí và lợi ích liên quan: Hợp đồng giúp bên thuê dự đoán được chi phí thuê văn phòng trong suốt thời hạn hợp đồng; Hợp đồng giúp bên cho thuê dự đoán được doanh thu từ việc cho thuê văn phòng.

Hợp đồng cho thuê văn phòng tiếng Anh là một văn bản quan trọng cần được soạn thảo cẩn thận và đầy đủ để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên.

3. Mẫu hợp đồng thuê văn phòng tiếng anh (Office lease agreement)

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM

Independence – Freedom – Happiness

HOUSE LEASE CONTRACT

No.: ………………………………..

Date: ………………………………

Today is………………………., we consist of:

PARTY A: THE LESSOR

Rep.: ……………………………………. – Chức vụ (Position): ………………………

Business license No.: …………………. Dated, issued by Ho Chi Minh Department of Planning & Investment.

Address: …………………………………………………………………………………

Tell: ……………………………………. Fax: ……………………………………

Email: ……………………………………………………………………………

Tax code: …………………………………………………………………………

As the legal possessor of the house for lease.

PARTY B: THE LESSEE

Rep.: …………………………………– Chức vụ (Position): …………………

Business license No.: …………………. Dated, issued by Ho Chi Minh Department of Planning & Investment.

Address: ……………………………………………………………………………

Tell: ……………………………………. Fax: ………………………………………

Email: ………………………………………………………………………………

Tax code: ………………………………………………………………………………

Both Party A and Party B, in the presence of the real estate broker as a witness, have jointly consented to execute this house lease agreement with the following terms and condition:

ARTICLE 1: PURPOSE AND AREA FOR LEASE

Party B has leased the space as described below from Party A:

1. Place and area: 200 sqm (two hundred square meters) including three floors at the house addressed at No. … Ly Thuong Kiet, Ward 11, Tan Binh Dist., Ho Chi Minh city. 
2. Purpose of use: For office use.
3. The house, electricity, water supply systems, and so on, will be transferred to Party B in a satisfactory working condition, as verified and approved by Party B.

ARTICLE 2: DURATION OF THE LEASE

1. Duration of the house lease: …years, commencing on … and ending on…
2. Extension Period: Extension Period: Following the conclusion of the lease, Party B shall be granted priority for either an extension or the execution of a new contract. However, Party B must notify Party A in writing of their intention at least two months prior to the lease termination.

ARTICLE 3: RENTAL FEE & EXTRA COSTS

1. House rental fee: …………………………

– The stated rental fee encompasses a 10% VAT and all associated taxes that may arise under this agreement, while excluding expenses for electricity, telephone, fax, in-house sanitation services, and any other services incurred during Party B’s utilization of these facilities and services.

– The specified rental fee remains constant for the duration of the lease period outlined in Article 2.1.

1. Extra costs: 

– Electricity Usage Charges: Party B shall be responsible for covering the costs in accordance with the rate designated for commercial use by the Local Electricity Agency, based on the actual monthly consumption recorded by a separate electricity meter.

– Should a situation arise where fuel is utilized to power the electricity generator due to a power outage, Party B is required to settle the fuel expenses corresponding to Party B’s electricity consumption rate for one month, relative to the total electricity consumption in the same month at the specified house No……………

ARTICLE 4: PAYMENT

1. Currency for calculation: VND (Viet Nam Dong).
2. Payment time:

(a) Security Deposit Amount:

– Within 05 (five) working days following the execution of this contract, Party B must remit in advance to Party A a security deposit equal to the equivalent of 02 (two) months’ rental fee as specified in the agreement.

– The security deposit, after deducting charges for electricity, telephone usage, and other applicable expenses, will be refunded to Party B within 05 (five) working days upon the lawful termination of this contract.

(b) Rental Fee: Party B will pay Party A the rental fee for each three-month period, equivalent to…………….

– For the first duration: Within 05 (five) working days after signing this present contract, Party B must pay to Party A………………………

– For the next durations: Within the first 05 (five) working days of each duration of 03 (three) months, Party B must pay to Party A ………………

In the event that the payment is made after the specified due date, Party B will incur an additional charge of 0.1% (zero point one percent) for each day of delay. If the payment delay extends beyond 30 (thirty) days, Party A retains the right to unilaterally terminate this contract.

(c) Electricity Usage Fee: Party B is responsible for remitting the charge for using running electricity to Party A on a monthly basis, within the first 05 (five) working days of the following consecutive month.

1. Payment method: Either by cash or by cheque to the following details:

Beneficiary: ……………………………..

VND Acc. No.: …………………………

1. Charge for bank transfer will be born Party B.

ARTICLE 5: PARTY A’S RESPONSIBILITIES

1. Affirming and warranting that the aforementioned property is owned by Party A, and that Party A possesses the legal right to lease/rent it without any ongoing disputes.
2. Delivering the leased premises, along with all equipment and technical infrastructure facilities as outlined in Article 1, on the contract’s effective date to Party B.
3. Ensuring Party B the right to use legally, fully and separately the said rented area.
4. Promptly repairing any structural damage to the property resulting from aging or natural disasters and shall assume all expenses associated with these repairs.
5. Compensating Party B for any material and health-related damages caused by the delay of repair in case the collapse of the house happens.
6. Providing guidance to Party B to ensure the full and strict compliance with all legal regulations established by the Government of the Socialist Republic of Vietnam.

ARTICLE 6: PARTY B’S RESPONSIBILITIES

1. Paying timely and fully the amount of security deposit, the rental fee and other costs/fees.
2. Using the said rented area in compliance with the above registered and authorized purpose.
3. In the event that Party B deems it necessary to repair or renovate the leased area to meet its specific requirements, Party B must obtain written consent from Party A and adhere to the construction regulations in force. All expenses related to such repairs or renovations shall be the responsibility of Party B.

Upon the termination of this contract or when Party B transfers the leased area back to Party A, Party B is obligated to maintain the condition of the rented house in a manner consistent with its state at the time of delivery. Party B shall not be entitled to claim any compensation for these new repairs or renovations.

1. Compensating for any and all damages to the leased premises, losses of facilities, equipment, and furniture, as well as any adverse consequences inflicted upon others due to Party B’s use.
2. Timely informing Party A of all/any damages to the rented area caused by its longevity or by natural disasters.
3. Strictly obeying all laws and regulations promulgated by the State of S.R VIETNAM.

– Abiding all regulations and rules on environmental hygiene. public order and security, fire fighting and prevention, etc.

– Taking full responsibilities for the activities of itself to the current Vietnamese Laws.

1. Not sub-leasing or transferring partly or wholly the rented area to another person/company/entity.
2. Paying up all expenses of electricity, telephone, fax and other charges, if any, before making the contract liquidation.
3. Taking responsibilities for any/all maintenance[s] and loss[es] of facilities, furniture inside the house, his personal properties.

ARTICLE 7: PROVISIONAL HOUSE & EQUIPMENTS MAINTENANCE AND REPAIR

ll’ it is needed to do the maintenance/repair works on the house, PARTY A must inform PARTY B in writing in advance and PARTY B must create favorable conditions to enable PARTY A to carry out such works. If PARTY B unreasonably hinders such works thus endangering the safety of the house, then PARTY B must bear the reasonable costs arising from the consequences.

ARTICLE 8: CONTRACT TERMINATION

1. This present contract evidently terminates under the following cases:
2. a) On the expiration of this present contract.
3. b) In case of Force Majeure: Act of God, flood, storm, war, fire, etc.

By replanning according to the Master plan of Ho Chi Minh City.

1. Party B cannot continue its business operation in Ho Chi Minh City under the command of competent authorities.
2. In these cases [a, b, c, d], Party A will reimburse to Party B the amount of the security amount.
3. Delay of payment stipulated in Article 4.

In this case [e], Party A will not reimburse to Party B the amount of the security amount.

1. Contract termination prior to its expiration under both party’s agreement:

This contract shall not be unilaterally terminated prior to its expiration by either party. Should either party want to terminate this contract prior to its expiration, he must inform in writing to the other party at least 02 [two] months and the duration of the lease should be at least 2/3 (equivalent to 08 months). In this case, Party A shall refund Party B the amount of security deposit and the remaining amount of the rental fee, if any.

– Should Party B terminate this present contract prior to its expiration without complying with the above stipulations, Party B will lose the amount of security deposit.

– Should Party A terminate this present contract prior to its expiration without complying with the above stipulations, Party A will refund Party B the amount of security deposit, the remaining amount of the rental fee, if any, and must pay to Party B amount equivalent to the amount of security deposit as compensation.

ARTICLE 9: GENERAL COMMITMENT

1. Both parties undertake to perform strictly and fully the articles and conditions stipulated in this present contract. Any/all amendment, cancellation or addition of one or more terms, conditions of this present contract must be agreed by both parties in writing and must be made into relevant annex.
2. On the issuance of any legislation by a competent authority concerning house leasing, this present contract will be adjusted in accordance with Vietnamese laws and regulations.
3. Any disputes arising in reaction to this present contract or the breach of this present contract shall be settled firstly by negotiation under goodwill, cooperativeness. Should the negotiation fail, the matter shall be submitted to the competent court for settlement. And the Court’s decision will be considered as final and binding on all concerning parties to execute. The Court charges and other expenses, if any, must be borne by the losing party, unless otherwise agreed.
4. This present contract has its legal validity from the signing date until ………

This present contract is made into 02 [two] copies in English languages of equal validity. Each party will keep 01 [one] copies.

Lưu ý khi soạn và ký kết hợp đồng thuê văn phòng tiếng anh

4. Lưu ý khi soạn và ký kết hợp đồng thuê văn phòng tiếng anh

Lưu ý khi soạn và ký kết hợp đồng thuê văn phòng tiếng Anh (Office Lease Agreement):

Thông tin cần thiết:

• Thông tin về các bên: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email, giấy tờ tùy thân của bên cho thuê (lessor) và bên thuê (lessee); Đối với tổ chức: Tên đầy đủ, địa chỉ, mã số thuế, giấy phép kinh doanh, người đại diện theo pháp luật.
• Thông tin về văn phòng: Vị trí, diện tích, mô tả chi tiết về không gian và trang thiết bị; Tình trạng sử dụng văn phòng hiện tại (đã xây dựng công trình hay chưa, đang cho ai thuê,...)
• Thời hạn thuê: Thời gian bắt đầu và kết thúc hợp đồng; Điều khoản gia hạn (nếu có): Điều kiện, thời hạn gia hạn, giá thuê sau khi gia hạn.
• Giá thuê: Mức giá thuê cụ thể cho từng khu vực, diện tích; Phương thức thanh toán: thanh toán một lần, thanh toán theo quý, theo tháng; Thời điểm thanh toán.
• Các khoản phí và thuế: Xác định bên nào chịu trách nhiệm cho các khoản phí và thuế liên quan (phí quản lý, thuế nhà đất,...); Cách thức tính toán và thanh toán các khoản phí.

Các điều khoản quan trọng:

- Quyền và nghĩa vụ của các bên:

• Bên cho thuê: Bàn giao văn phòng đầy đủ, đúng hạn và đảm bảo chất lượng; Có quyền thanh tra, kiểm tra việc sử dụng văn phòng của bên thuê; Có quyền thu hồi văn phòng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật.
• Bên thuê: Sử dụng văn phòng đúng mục đích, tuân thủ các quy định về an ninh, phòng cháy chữa cháy; Thanh toán tiền thuê đúng hạn và đầy đủ; Bảo quản văn phòng cẩn thận, chịu trách nhiệm sửa chữa các hư hỏng do mình gây ra.

- Trách nhiệm bồi thường thiệt hại: Xác định bên nào chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại trong trường hợp có vi phạm hợp đồng; Mức bồi thường thiệt hại cụ thể.

- Cách thức giải quyết tranh chấp: Khi có tranh chấp xảy ra, hai bên sẽ tự thương lượng giải quyết; Nếu không thể thương lượng được, hai bên sẽ đưa ra tòa án để giải quyết.

- Điều khoản chấm dứt hợp đồng: Điều kiện chấm dứt hợp đồng trước thời hạn; Các khoản phí liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng.

Một số lưu ý khác:

• Nên đọc kỹ và hiểu rõ tất cả các điều khoản trong hợp đồng trước khi ký kết.
• Yêu cầu bên cho thuê cung cấp đầy đủ giấy tờ liên quan đến văn phòng.
• Tham khảo ý kiến luật sư nếu bạn không chắc chắn về bất kỳ điều khoản nào trong hợp đồng.
• Công chứng hợp đồng để đảm bảo tính pháp lý.
• Lập biên bản bàn giao văn phòng khi nhận và trả văn phòng.

5. Hợp đồng thuê văn phòng tiếng Anh có hiệu lực pháp lý không?

Luật Dân sự Việt Nam 2015 và Luật thương mại năm 2005 chưa có quy định nào cụ thể về ngôn ngữ trong hợp đồng thuê văn phòng. Do đó, các bên có thể sử dụng hợp đồng thuê văn phòng tiếng Anh để tiến hành ký kết. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền, các hợp đồng tiếng Anh cần phải được dịch sang tiếng Việt để công chứng. Do vậy, các bên liên quan cần lưu ý soạn thảo hợp đồng song ngữ Anh – Việt hoặc soạn thêm một bản hợp đồng bằng tiếng Việt để tránh rủi ro về sau. 

Như vậy, hợp đồng thuê văn phòng tiếng Anh có hiệu lực pháp lý nếu đáp ứng các điều kiện sau:

Tuân thủ quy định của pháp luật Việt Nam:

• Hợp đồng phải được lập thành văn bản và có đầy đủ các thông tin theo quy định của Luật Dân sự và các văn bản pháp luật liên quan.
• Nội dung hợp đồng không được vi phạm các quy định về trật tự công cộng, đạo đức xã hội.

Các điều khoản trong hợp đồng rõ ràng, cụ thể:

• Hợp đồng phải ghi rõ các thông tin về các bên, về văn phòng cho thuê, về thời hạn thuê, giá thuê, các khoản phí và thuế, quyền và nghĩa vụ của các bên, trách nhiệm bồi thường thiệt hại, cách thức giải quyết tranh chấp, v.v.
• Các điều khoản trong hợp đồng phải rõ ràng, cụ thể, không mập mờ, không trái với pháp luật.

Hợp đồng được ký kết bởi các bên có thẩm quyền:

• Hợp đồng phải được ký kết bởi các bên có đủ thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
• Người đại diện ký kết hợp đồng phải có Giấy ủy quyền hợp lệ.

Hợp đồng được công chứng (nếu có):

• Việc công chứng hợp đồng không bắt buộc nhưng sẽ giúp đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng và thuận lợi hơn trong việc giải quyết tranh chấp nếu có.

Hợp đồng thuê văn phòng tiếng Anh có hiệu lực pháp lý nếu đáp ứng các điều kiện nêu trên. Do đó, để đảm bảo quyền lợi của mình, bạn nên cẩn trọng trong việc soạn thảo và ký kết hợp đồng.

6. Câu hỏi thường gặp

6.1 Làm thế nào để xác định mức giá thuê trong hợp đồng?

Mức giá thuê thường được xác định dựa trên diện tích văn phòng, vị trí, tiện ích và điều kiện thị trường tại thời điểm ký kết hợp đồng.

6.2 Bên cho thuê có những nghĩa vụ gì trong hợp đồng thuê văn phòng?

Bên cho thuê thường có nghĩa vụ bảo trì, sửa chữa các phần chung của tòa nhà, cung cấp dịch vụ tiện ích và tuân thủ các quy định pháp lý.

6.3 Bên thuê có những trách nhiệm gì?

Bên thuê thường có trách nhiệm thanh toán đúng hạn tiền thuê, bảo quản và sử dụng văn phòng theo đúng mục đích đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề Mẫu hợp đồng thuê văn phòng tiếng anh (Office lease agreement). Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.