Thủ tục hoàn thuế TNCN cho người nước ngoài

Hoàn thuế thu nhập cá nhân cho người nước ngoài tại Việt Nam là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự am hiểu về luật pháp và các quy định hiện hành. Công ty Luật ACC hiểu rõ những thách thức mà người nước ngoài gặp phải khi thực hiện thủ tục này. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, từng bước để giúp bạn hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) một cách hiệu quả và đúng quy định pháp luật. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn những thông tin chính xác và cập nhật nhất về thủ tục hoàn thuế TNCN cho người nước ngoài.

Thủ tục hoàn thuế TNCN cho người nước ngoài

1. Điều kiện hoàn thuế TNCN cho người nước ngoài

Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam có phát sinh nghĩa vụ thuế TNCN được phân thành hai loại chính: cá nhân cư trú và cá nhân không cư trú. Đối với mỗi loại, quy định và cách thức thực hiện nghĩa vụ thuế sẽ có những điểm khác biệt nhất định.

Đối với trường hợp người nước ngoài là cá nhân cư trú theo quy định của pháp luật thuế thu nhập cá nhân, việc tính thuế, phương pháp tính thuế, số thuế phải nộp, quyết toán thuế hoặc hoàn thuế thu nhập cá nhân được áp dụng tương tự như đối với người Việt Nam là cá nhân cư trú. Điều này có nghĩa là các quy định về thuế TNCN cho người nước ngoài cư trú tại Việt Nam được đồng nhất với quy định cho công dân Việt Nam, giúp đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế.

Căn cứ khoản 2 Điều 8 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007, cá nhân sẽ được hoàn thuế thu nhập cá nhân khi thuộc một trong các trường hợp sau:

• Số tiền thuế thu nhập đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp.
• Cá nhân đã nộp thuế thu nhập nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế.
• Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Những quy định này đảm bảo rằng người nộp thuế không phải chịu gánh nặng thuế quá mức và có quyền được hoàn trả phần thuế đã nộp thừa.

Điều này có nghĩa là cá nhân cư trú có thu nhập từ các nguồn kể trên phải thực hiện khai quyết toán thuế hàng năm. Trong quá trình này, nếu số thuế đã nộp vượt quá số thuế phải nộp, cá nhân có thể yêu cầu hoàn thuế hoặc lựa chọn bù trừ thuế vào kỳ khai thuế tiếp theo.

Điều kiện cụ thể để cá nhân cư trú được hoàn thuế

Như vậy, để người nước ngoài là cá nhân cư trú có thể được hoàn thuế thu nhập cá nhân, cần phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Cá nhân thuộc trường hợp được hoàn thuế thu nhập cá nhân quy định tại khoản 2 Điều 8 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007.
• Cá nhân có đề nghị hoàn thuế: Nếu cá nhân không thực hiện đề nghị này, số tiền thuế nộp thừa sẽ được bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo, tức là bù trừ vào năm sau.

Việc hoàn thuế thu nhập cá nhân cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam không chỉ tuân thủ theo các quy định của pháp luật mà còn là quyền lợi hợp pháp của người nộp thuế. Để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, người nộp thuế cần nắm rõ các quy định và thực hiện đầy đủ các thủ tục cần thiết. Công ty Luật ACC luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong mọi bước đi của quá trình hoàn thuế thu nhập cá nhân, từ việc tư vấn pháp lý cho đến việc hoàn thiện các thủ tục hành chính.

>>> Để tìm hiểu thêm về Thủ tục hoàn thuế TNCN cho người nước ngoài, mời các bạn tham khảo tiếp thông tin dưới đây: Hướng dẫn nộp thuế TNCN với thu nhập từ nước ngoài

2. Thủ tục hoàn thuế TNCN cho người nước ngoài

Thủ tục hoàn thuế TNCN cho người nước ngoài

Trường hợp 1: Hoàn thuế thu nhập cá nhân thông qua tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập (tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập khai thuế thay theo ủy quyền)

Để hoàn thuế thu nhập cá nhân cho người nước ngoài thông qua tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập, quá trình này thường bao gồm hai bước chính: nộp hồ sơ và tiếp nhận, xử lý yêu cầu.

Bước 1: Nộp hồ sơ

Tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm nộp hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý sau khi đã thực hiện bù trừ số thuế nộp thừa, nộp thiếu của các cá nhân có số thuế nộp thừa. Nếu tổ chức, cá nhân có đề nghị hoàn thuế, họ cần chuẩn bị và nộp đầy đủ các tài liệu cần thiết. Hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân bao gồm:

• Văn bản đề nghị xử lý số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa theo mẫu số 01/DNXLNT;

>> Tải mẫu văn bản tại đây: mẫu số 01/DNXLNT

• Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp người nộp thuế không trực tiếp thực hiện thủ tục hoàn thuế, trừ trường hợp đại lý thuế nộp hồ sơ hoàn thuế theo hợp đồng đã ký giữa đại lý thuế và người nộp thuế;
• Bảng kê chứng từ nộp thuế theo mẫu số 02-1/HT

>> Tải mẫu văn bản tại đây: mẫu số 02-1/HT

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý yêu cầu

Sau khi nhận được hồ sơ hoàn thuế, cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra, xác minh và xử lý yêu cầu hoàn thuế. Quá trình này bao gồm việc xem xét tính chính xác và hợp lệ của các tài liệu trong hồ sơ, sau đó tiến hành các thủ tục cần thiết để hoàn trả số tiền thuế nộp thừa cho tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập.

Trường hợp 2: Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế

Trường hợp hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế thì cơ quan thuế giải quyết hồ sơ lập Lệnh hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước hoặc Lệnh hoàn trả kiêm bù trừ khoản thu ngân sách nhà nước gửi Kho bạc Nhà nước để thực hiện hạch toán hoàn trả và chuyển chứng từ cho các Kho bạc Nhà nước nơi có khoản thu ngân sách nhà nước được bù trừ để hạch toán thu ngân sách nhà nước. 

3. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài

Để đảm bảo tuân thủ quy định về nộp hồ sơ khai thuế, việc nắm rõ thời hạn nộp hồ sơ khai thuế là rất quan trọng. Điều 44 của Luật Quản lý thuế 2019 quy định rõ ràng các thời hạn này dựa trên từng loại thuế và kỳ tính thuế. Dưới đây là chi tiết về các thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo quy định hiện hành.

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo tháng và quý

Đối với loại thuế khai và nộp theo tháng, tổ chức hoặc cá nhân phải nộp hồ sơ khai thuế chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. Điều này nhằm đảm bảo rằng các nghĩa vụ thuế phát sinh trong tháng được khai và nộp kịp thời, tránh trường hợp chậm trễ gây ra các hậu quả pháp lý không mong muốn.

Trường hợp thuế khai và nộp theo quý, hồ sơ khai thuế phải được nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo. Quy định này giúp các tổ chức, cá nhân có đủ thời gian để tổng hợp và khai báo chính xác các nghĩa vụ thuế phát sinh trong quý đó.

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo năm

Đối với các loại thuế có kỳ tính thuế theo năm, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế được quy định rõ ràng như sau:

Hồ sơ quyết toán thuế năm phải được nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính. Điều này áp dụng cho các tổ chức và cá nhân phải thực hiện quyết toán thuế.

Hồ sơ khai thuế năm phải được nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính. Đây là yêu cầu đối với các trường hợp khai thuế hàng năm mà không phải thực hiện quyết toán.

Đối với thuế thu nhập cá nhân, cá nhân tự quyết toán thuế phải nộp hồ sơ quyết toán thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ tư kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Điều này cho phép cá nhân có thêm thời gian để chuẩn bị và nộp hồ sơ khai thuế một cách đầy đủ và chính xác.

Các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán phải nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề. Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh. Quy định này giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động kinh doanh đều được khai báo và nộp thuế đúng hạn.

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế

Đối với loại thuế khai và nộp theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế, hồ sơ khai thuế phải được nộp chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế. Quy định này đảm bảo rằng mọi nghĩa vụ thuế phát sinh đều được khai báo và nộp đúng thời hạn, tránh việc bị phạt do chậm trễ.

Quyết toán thuế TNCN

Đối với trường hợp quyết toán thuế thu nhập cá nhân thông qua tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế là chậm nhất vào ngày 31/03 của năm sau năm tính thuế. Điều này giúp các tổ chức và cá nhân chi trả thu nhập có đủ thời gian để tổng hợp, kiểm tra và nộp hồ sơ quyết toán thuế cho người lao động.

Trong khi đó, đối với trường hợp cá nhân tự quyết toán thuế, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân là ngày 30/04 của năm sau năm tính thuế. Quy định này giúp các cá nhân có đủ thời gian để chuẩn bị hồ sơ và thực hiện quyết toán thuế một cách chính xác và đầy đủ.

Việc nắm rõ và tuân thủ đúng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019 là vô cùng quan trọng. Điều này không chỉ giúp tránh các hậu quả pháp lý không mong muốn mà còn đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế của mỗi tổ chức và cá nhân.

>>> Để tìm hiểu thêm về thủ tục hoàn thuế TNCN cho người nước ngoài , mời các bạn tham khảo tiếp thông tin dưới đây: Hướng dẫn kê khai bổ sung thuế nhà thầu chi tiết                        

4. Một số lưu ý về hoàn thuế TNCN cho người nước ngoài

Một số lưu ý về hoàn thuế TNCN cho người nước ngoài

Hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một quy trình quan trọng nhằm đảm bảo quyền lợi của người nộp thuế. Điều này không chỉ áp dụng cho người lao động trong nước mà còn cho cả người nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Theo quy định tại Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC, việc hoàn thuế TNCN cho người nước ngoài cần tuân thủ những nguyên tắc và quy trình cụ thể sau:

Đăng ký mã số thuế

Để được hoàn thuế, người nước ngoài phải đăng ký và có mã số thuế tại thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN. Đây là bước cơ bản và cần thiết, bởi mã số thuế giúp cơ quan thuế quản lý và xác định được đối tượng nộp thuế.

Ủy quyền quyết toán thuế

Người nước ngoài có thể ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế thay. Khi đó, việc hoàn thuế sẽ được thực hiện thông qua tổ chức hoặc cá nhân này. Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập sẽ tiến hành bù trừ số thuế nộp thừa và nộp thiếu của các cá nhân. Sau khi bù trừ, nếu vẫn còn số thuế nộp thừa thì số tiền này có thể được bù trừ vào kỳ sau hoặc hoàn thuế nếu có yêu cầu.

Quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế

Đối với người nước ngoài tự mình khai thuế và quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế, họ có thể lựa chọn giữa việc hoàn thuế TNCN hoặc bù trừ vào kỳ sau tại cùng cơ quan thuế. Quy trình này giúp người nước ngoài chủ động hơn trong việc quản lý thuế của mình.

Miễn phạt hành chính

Một điểm quan trọng khác là trong trường hợp có phát sinh hoàn thuế nhưng người nộp thuế chậm nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN, sẽ không áp dụng phạt vi phạm hành chính đối với việc khai quyết toán thuế quá thời hạn. Điều này mang lại sự linh hoạt và giảm bớt áp lực cho người nộp thuế trong việc tuân thủ các quy định.

>>> Để tìm hiểu thêm về Thủ tục hoàn thuế TNCN cho người nước ngoài, mời các bạn tham khảo tiếp thông tin dưới đây: Hướng dẫn nộp thay thuế nhà thầu nước ngoài

5. Câu hỏi thường gặp

Người nước ngoài có cần mã số thuế để được hoàn thuế TNCN tại Việt Nam không?

Có. Người nước ngoài cần đăng ký và có mã số thuế tại thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN để được hoàn thuế.

Cá nhân có phải nộp phạt nếu chậm nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN nhưng có phát sinh hoàn thuế không?

Không. Trong trường hợp có phát sinh hoàn thuế nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN, sẽ không áp dụng phạt vi phạm hành chính đối với việc khai quyết toán thuế quá thời hạn.

Người nước ngoài có thể yêu cầu hoàn thuế nếu số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp không?

Có. Người nước ngoài có thể yêu cầu hoàn thuế nếu số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp, hoặc có thể lựa chọn bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề Thủ tục hoàn thuế TNCN cho người nước ngoài. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.