Hướng dẫn cách hoàn thuế thu nhập cá nhân

Hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là quyền lợi hợp pháp của mỗi cá nhân khi đã nộp thuế thừa. Tuy nhiên, nhiều người còn lúng túng và gặp khó khăn trong việc thực hiện thủ tục hoàn thuế. Bài viết này ACC sẽ hướng dẫn cách hoàn thuế thu nhập cá nhân một cách đơn giản, dễ hiểu nhất, giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí.

 Hướng dẫn cách hoàn thuế thu nhập cá nhân

1. Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì?

Hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là quá trình người nộp thuế TNCN nhận lại một phần số tiền thuế đã nộp trong năm quyết toán từ Cơ quan thuế, nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật. Điều này giúp các cá nhân có thể hoàn trả lại số thuế thừa đã nộp trong năm.

Để được hoàn thuế thu nhập cá nhân, bạn cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Có mã số thuế tại thời điểm nộp hồ sơ.
• Thuộc các trường hợp quy định trong pháp luật và gửi đề xuất đúng quy định được cơ quan thuế chấp nhận.

2. 2 cách hoàn thuế thu nhập cá nhân

Theo Khoản 2 Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC, có 2 cách hoàn thuế TNCN như sau:

Cách 1: Hoàn thuế qua tổ chức, doanh nghiệp

Đối với người lao động đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức hoặc doanh nghiệp chi trả thu nhập, việc hoàn thuế TNCN được thực hiện qua tổ chức, doanh nghiệp đó.

Cách 2: Tự quyết toán và hoàn thuế

Đối với người lao động không thuộc diện ủy quyền quyết toán thuế, họ phải tự quyết toán thuế TNCN và tự làm hoàn thuế TNCN với cơ quan thuế.

Lưu ý về điều kiện ủy quyền cho tổ chức, doanh nghiệp quyết toán thuế TNCN như sau:

• Cá nhân có thu nhập từ tiền công, tiền lương ký kết hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, chỉ tại một tổ chức, doanh nghiệp và phải đang làm việc tại thời điểm tổ chức doanh nghiệp đó thực hiện quyết toán thuế TNCN cuối năm. Kể cả trường hợp cá nhân chưa làm đủ 12 tháng trong năm dương lịch;
• Trường hợp cá nhân được điều chuyển từ tổ chức, doanh nghiệp cũ sang tổ chức, doanh nghiệp mới do tổ chức, doanh nghiệp cũ thực hiện việc chuyển đổi, hợp nhất, sáp nhập, chia, tách hoặc tổ chức, doanh nghiệp cũ và tổ chức, doanh nghiệp mới thuộc cùng một hệ thống như tập đoàn, công ty mẹ, con, trụ sở chính, chi nhánh, tổng công ty thì cá nhân vẫn được ủy quyền quyết toán cho tổ chức, doanh nghiệp mới;
• Trường hợp nếu cá nhân này có thêm thu nhập vãng lai từ nơi khác, bình quân thu nhập hàng tháng trong năm không vượt quá 10.000.000đ, đã được khấu trừ thuế TNCN 10%, nếu không có nhu cầu quyết toán phần thu nhập vãng lai thì không cần quyết toán thuế đối với phần thu nhập này có thể ủy quyền.

>>> Xem thêm thông tin về Mức lương quy định được hoàn lại tiền thuế TNCN

3. Hướng dẫn cách hoàn thuế thu nhập cá nhân

Thủ tục hoàn thuế TNCN cho người lao động trong trường hợp ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện và trường hợp người lao động tự quyết toán thuế và hoàn thuế TNCN không giống nhau. Chi tiết hồ sơ và quy trình thực hiện thủ tục hoàn thuế TNCN trong mỗi trường hợp cụ thể như sau:

Ủy quyền cho doanh nghiệp làm thủ tục hoàn thuế TNCN

• Bước 1: Chuẩn bị giấy ủy quyền

Cá nhân cần điền đầy đủ thông tin trên giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN. Giấy ủy quyền này nên bao gồm các thông tin cơ bản như họ tên, mã số thuế, địa chỉ cư trú của cá nhân, và tên của doanh nghiệp hoặc tổ chức ủy quyền.

• Bước 2: Gửi giấy ủy quyền cho doanh nghiệp

Nộp giấy ủy quyền đã hoàn tất cho bộ phận nhân sự hoặc kế toán của công ty nơi bạn làm việc. Doanh nghiệp sẽ tiến hành thực hiện quyết toán thuế TNCN thay bạn.

• Bước 3: Theo dõi tiến trình hoàn thuế

Sau khi nộp hồ sơ, bạn có thể theo dõi tình trạng hoàn thuế thông qua doanh nghiệp hoặc qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Người lao động tự làm thủ tục hoàn thuế TNCN

Người lao động thuộc diện tự quyết toán và hoàn thuế TNCN có thể thực hiện theo các bước sau:

• Cách 1: Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế

Hồ sơ hoàn thuế TNCN cần chuẩn bị bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (mẫu số 02/QTT-TNCN).
• Bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc (mẫu số 02-1BK-QTT-TNCN).
• Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân do doanh nghiệp cấp.
• Bản sao công chứng sổ hộ khẩu/sổ tạm trú (nếu quyết toán tại cơ quan thuế nơi cư trú).
• Bản chụp hợp đồng lao động.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế

Sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ, bạn nộp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Chi cục Thuế quản lý hoặc nơi bạn cư trú. Hãy chắc chắn rằng bạn giữ lại biên nhận nộp hồ sơ để làm căn cứ theo dõi.

• Cách 2: Nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN online

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống

Truy cập trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và đăng nhập tài khoản. Nếu chưa có tài khoản, bạn cần thực hiện đăng ký theo hướng dẫn trên trang.

Bước 2: Kê khai trực tuyến

Thực hiện kê khai trực tuyến tờ khai quyết toán 02/QTT-TNCN. Hãy chắc chắn rằng bạn đã điền đầy đủ và chính xác các thông tin trong mẫu.

Bước 3: Nộp hồ sơ online

Kết xuất file XML từ phần mềm HTKK hoặc tải lên file đã kê khai. Chọn “Nộp tờ khai” và nhập “Mã kiểm tra” để xác nhận.

Bước 4: Đính kèm tài liệu cần thiết

Đính kèm hồ sơ phụ lục như chứng từ khấu trừ thuế, hợp đồng lao động, bảng kê giảm trừ gia cảnh.

Bước 5: Chờ phản hồi từ cơ quan thuế

Sau khi hoàn tất nộp hồ sơ, bạn sẽ nhận được thông báo từ cơ quan thuế. Hãy kiểm tra thường xuyên để biết tình trạng hồ sơ của mình.

Lưu ý: 

• Người lao động cần xuất trình CMND/CCCD khi nộp hồ sơ;
• Trường hợp người lao động thực hiện kê khai trên trang Cổng dịch vụ công thì sau đó hệ thống sẽ tự động chuyển sang trang thông tin điện tử Tổng cục thuế;
• Cá nhân có phát sinh hoàn thuế, yêu cầu hoàn thuế có thể nộp hồ sơ bất cứ thời điểm nào kể từ ngày kết thúc năm tính thuế. 

Quy định về thời gian hoàn thuế thu nhập cá nhân cho người lao động

Thời gian xử lý hồ sơ hoàn thuế TNCN như sau:

• 6 ngày làm việc đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước kiểm tra sau. Trong trường hợp này, cơ quan thuế sẽ giải quyết hoàn thuế nhanh chóng để hỗ trợ người nộp thuế.
• 40 ngày làm việc đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế sau. Đây là quy trình cần thiết để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của việc hoàn thuế.

Các lưu ý khi hoàn thuế thu nhập cá nhân

Kiểm tra lại hồ sơ: Trước khi nộp hồ sơ, hãy kiểm tra kỹ các thông tin để đảm bảo không có sai sót nào có thể làm chậm tiến độ xử lý.

Lưu giữ biên lai: Lưu giữ tất cả biên lai, chứng từ liên quan đến việc nộp hồ sơ hoàn thuế để có thể dễ dàng theo dõi và giải quyết nếu có vấn đề phát sinh.

Theo dõi thông tin từ cơ quan thuế: Hãy thường xuyên kiểm tra trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để cập nhật thông tin và thông báo mới nhất về quy trình hoàn thuế.

>>> Mời bạn đọc tìm hiểu thêm về Dịch vụ hoàn thuế thu nhập cá nhân tại Công ty Luật ACC

4. Câu hỏi thường gặp

Hoàn thuế thu nhập cá nhân có mất phí không?

Không, quá trình hoàn thuế thu nhập cá nhân là miễn phí. Bạn chỉ cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.

Khi nào tôi có thể nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN?

Bạn có thể nộp hồ sơ bất cứ lúc nào sau khi kết thúc năm tính thuế, nhưng phải trong vòng 12 tháng kể từ ngày hết kỳ thuế.

Có cách nào để kiểm tra tình trạng hồ sơ hoàn thuế của tôi không?

Bạn có thể kiểm tra tình trạng hồ sơ qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế nơi bạn nộp hồ sơ.

Làm thế nào để biết hồ sơ hoàn thuế của tôi có được chấp nhận không?

Sau khi nộp hồ sơ, bạn sẽ nhận được thông báo từ cơ quan thuế. Nếu hồ sơ không hợp lệ, bạn sẽ được yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa thông tin.

Trường hợp nào không được hoàn thuế thu nhập cá nhân?

Các trường hợp không được hoàn thuế bao gồm:

• Không có hồ sơ chứng minh đã nộp thuế TNCN.
• Nộp hồ sơ quá hạn quy định.
• Hồ sơ không hợp lệ.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề Hướng dẫn cách hoàn thuế thu nhập cá nhân. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.