Quy trình hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp vay vốn

Khi doanh nghiệp vay vốn từ ngân hàng hoặc tổ chức tài chính, việc chuẩn bị hồ sơ pháp lý là rất quan trọng. Công ty Luật ACC giúp doanh nghiệp nắm vững Quy trình hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp vay vốn, hỗ trợ tối ưu hóa cơ hội vay vốn thành công và duy trì sự tuân thủ pháp luật.

Quy trình hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp vay vốn

1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị những loại hồ sơ pháp lý nào để vay vốn?

Căn cứ theo quy định tại Điều 9 Thông tư 39/2016/TT-NHNN về hồ sơ pháp lý để vay vốn như sau:

“ Điều 9. Hồ sơ đề nghị vay vốn

Khi có nhu cầu vay vốn, khách hàng phải gửi cho tổ chức tín dụng các tài liệu chứng minh đủ điều kiện vay vốn theo quy định tại Điều 7 Thông tư này và các tài liệu khác do tổ chức tín dụng hướng dẫn.”

Khi doanh nghiệp muốn vay vốn từ ngân hàng hoặc tổ chức tài chính, việc chuẩn bị hồ sơ pháp lý đầy đủ và chính xác là cực kỳ quan trọng. Hồ sơ pháp lý giúp xác minh tình trạng pháp lý của doanh nghiệp, khả năng tài chính, và các tài sản thế chấp nếu có. Theo quy định tại Điều 9 Thông tư 39/2016/TT-NHNN của Ngân hàng Nhà nước, hồ sơ vay vốn cần bao gồm các loại tài liệu sau:

1.1. Hồ sơ pháp lý:

Hồ sơ pháp lý bao gồm các tài liệu chứng minh tình trạng pháp lý của doanh nghiệp và thông tin của người đại diện. Các tài liệu này giúp ngân hàng xác định tính hợp pháp và quyền hạn của doanh nghiệp trong việc ký kết hợp đồng vay vốn. Hồ sơ pháp lý bao gồm:

• Giấy phép thành lập công ty/giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/giấy chứng nhận đầu tư: Đây là tài liệu xác thực việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp, thể hiện ngành nghề kinh doanh và phạm vi hoạt động.
• Điều lệ công ty: Văn bản này quy định cơ cấu tổ chức, quyền hạn và nghĩa vụ của các bên trong doanh nghiệp, là cơ sở pháp lý cho các quyết định và hoạt động của doanh nghiệp.
• CCCD/CMND, hộ chiếu, hộ khẩu của người đại diện pháp luật: Xác thực thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, người có quyền ký kết các hợp đồng vay vốn.
• Chứng thư bảo lãnh cá nhân của chủ doanh nghiệp (nếu cần): Trong một số trường hợp, ngân hàng yêu cầu chủ doanh nghiệp cá nhân đứng ra bảo lãnh để đảm bảo khả năng trả nợ.

1.2. Hồ sơ tài chính:

Hồ sơ tài chính giúp ngân hàng đánh giá khả năng trả nợ của doanh nghiệp. Bao gồm:

• Báo cáo tài chính năm gần nhất: Các báo cáo này cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp, bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
• Tờ khai thuế năm gần nhất: Cung cấp thông tin về nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp, giúp đánh giá tính trung thực và khả năng tài chính.
• Hợp đồng mua bán: Xác nhận các giao dịch thương mại của doanh nghiệp và khả năng tạo ra doanh thu.
• Sổ sách kế toán: Bao gồm sổ chi tiết công nợ phải thu – phải trả, sổ chi tiết hàng tồn kho, v.v., giúp ngân hàng hiểu rõ hơn về tình hình tài chính và quản lý của doanh nghiệp.

1.3. Hồ sơ tài sản:

Khi vay vốn bằng tài sản thế chấp, doanh nghiệp cần cung cấp các giấy tờ liên quan đến tài sản thế chấp để ngân hàng đánh giá giá trị và quyền sở hữu của tài sản. Hồ sơ này bao gồm:

• Bất động sản: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy chứng nhận sở hữu công trình xây dựng, giúp xác định giá trị và quyền sở hữu bất động sản.
• Xe ô tô, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, hàng hóa: Các giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu và giá trị như đăng ký xe, hóa đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng mua bán.
• Tài sản khác: Bao gồm chứng chỉ tiền gửi, sổ tiết kiệm, cổ phiếu, trái phiếu và các tài sản tài chính khác có giá trị tương đương.

1.4. Hồ sơ vay vốn:

Hồ sơ này bao gồm các tài liệu liên quan trực tiếp đến việc xin vay vốn, giúp ngân hàng hiểu rõ về mục đích sử dụng vốn và sự chuẩn bị của doanh nghiệp. Hồ sơ vay vốn bao gồm:

• Nghị quyết/Biên bản họp/Quyết định của cấp có thẩm quyền của công ty thông qua khoản vay: Xác nhận sự đồng ý của các cơ quan có thẩm quyền trong doanh nghiệp về việc vay vốn.
• Kế hoạch kinh doanh và sử dụng vốn: Cung cấp chi tiết về cách doanh nghiệp dự định sử dụng số vốn vay, bao gồm các mục tiêu và kế hoạch phát triển.
• Đơn đề nghị cấp tín dụng theo mẫu của ngân hàng: Đơn này cần phải được điền đầy đủ và chính xác theo yêu cầu của ngân hàng, làm cơ sở cho việc xem xét và quyết định cấp tín dụng.

Việc chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ này giúp doanh nghiệp thể hiện tính minh bạch và khả năng tài chính, đồng thời tăng cơ hội được phê duyệt khoản vay từ ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng.

>> Tham khảo thêm thông tin liên quan tại Thủ tục vay vốn doanh nghiệp vừa và nhỏ

2. Quy trình hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp vay vốn

Quy trình hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp vay vốn

Khi doanh nghiệp có nhu cầu vay vốn từ ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng, việc chuẩn bị và trình bày hồ sơ pháp lý chính xác và đầy đủ là rất quan trọng. Quy trình hồ sơ pháp lý vay vốn thường bao gồm các bước sau:

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ pháp lý:

Chuẩn bị hồ sơ pháp lý như đã nêu tại mục 1.

Bước 2. Nộp hồ sơ và xử lý:

• Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp toàn bộ hồ sơ pháp lý cho ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng.
• Xem xét hồ sơ: Ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng sẽ tiến hành kiểm tra và đánh giá các tài liệu để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
• Thẩm định: Ngân hàng thực hiện các bước thẩm định về tài chính, khả năng trả nợ và giá trị tài sản thế chấp (nếu có).
• Phê duyệt và ký kết hợp đồng: Sau khi hồ sơ được phê duyệt, ngân hàng sẽ ký kết hợp đồng vay vốn với doanh nghiệp.

Bước 3. Giải ngân và quản lý khoản vay:

• Giải ngân vốn: Ngân hàng thực hiện việc giải ngân khoản vay theo các điều khoản đã thỏa thuận.
• Quản lý khoản vay: Doanh nghiệp cần tuân thủ các cam kết trong hợp đồng vay vốn và thực hiện các nghĩa vụ tài chính định kỳ.

Quy trình hồ sơ pháp lý khi vay vốn yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chính xác từ phía doanh nghiệp để đảm bảo quá trình xét duyệt và cấp vốn được diễn ra suôn sẻ.

3. Lưu ý khi làm hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp vay vốn

Để tăng cường cơ hội vay vốn thành công, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ pháp lý một cách cẩn thận và đầy đủ. Dưới đây là những lưu ý quan trọng trong quá trình làm hồ sơ vay vốn:

• Đảm bảo hồ sơ pháp lý và tài chính đầy đủ, minh bạch: Doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ pháp lý và tài chính một cách rõ ràng và chi tiết, tuân thủ đúng các quy định pháp luật và yêu cầu của ngân hàng. Hồ sơ cần phải chính xác để ngân hàng có thể đánh giá chính xác tình hình tài chính và pháp lý của doanh nghiệp.
• Duy trì hoạt động kinh doanh ổn định và hiệu quả: Doanh nghiệp nên có một lịch sử tín dụng tốt, tránh nợ xấu và đảm bảo thanh toán các khoản vay đúng hạn. Một lịch sử tín dụng tích cực giúp tăng khả năng được duyệt vay. Bên cạnh đó, việc tập trung các giao dịch tại một ngân hàng cũng giúp xây dựng mối quan hệ tín dụng tốt hơn, làm tăng cơ hội vay vốn.
• Lập kế hoạch vay vốn rõ ràng và cụ thể: Kế hoạch kinh doanh và cách sử dụng vốn cần phải được trình bày rõ ràng và chi tiết, bao gồm mục đích vay vốn, phương án kinh doanh và kế hoạch trả nợ. Doanh nghiệp nên tuân thủ kế hoạch này để đảm bảo khả năng thanh toán nợ đúng hạn, từ đó không làm ảnh hưởng đến đánh giá tín dụng.
• Chọn tổ chức tín dụng uy tín: Doanh nghiệp nên ưu tiên vay vốn từ các ngân hàng thương mại uy tín, vì các ngân hàng này thường cung cấp nhiều gói vay đa dạng với lãi suất cạnh tranh và điều kiện vay thuận lợi. Để đánh giá uy tín của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp cần xem xét thời gian hoạt động trên thị trường, hệ thống chi nhánh, điều kiện khoản vay, hình thức trả nợ và mức lãi suất.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ và chú trọng đến những yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng vay vốn thành công và duy trì mối quan hệ tốt với các tổ chức tín dụng.

>> Đọc thêm thông tin tại Tham khảo Quy trình vay vốn ngân hàng chi tiết nhất

4. Các hợp đồng và thỏa thuận pháp lý nào cần được ký kết giữa doanh nghiệp và tổ chức cho vay?

Khi doanh nghiệp vay vốn từ tổ chức tín dụng, các hợp đồng và thỏa thuận pháp lý sau đây cần được ký kết để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên:

• Hợp đồng vay vốn: Đây là hợp đồng chính, quy định các điều khoản về số tiền vay, lãi suất, thời hạn vay, phương thức trả nợ và các điều kiện vay khác. Hợp đồng này xác định rõ các quyền và nghĩa vụ của cả hai bên.
• Thỏa thuận bảo đảm (nếu có): Nếu khoản vay yêu cầu tài sản bảo đảm, doanh nghiệp cần ký kết thỏa thuận bảo đảm, mô tả tài sản được sử dụng làm bảo đảm và các điều kiện liên quan đến việc xử lý tài sản trong trường hợp doanh nghiệp không thanh toán đúng hạn.
• Hợp đồng bảo lãnh (nếu có): Nếu có bên thứ ba đứng ra bảo lãnh cho khoản vay, cần ký hợp đồng bảo lãnh, trong đó quy định trách nhiệm của bên bảo lãnh trong việc thanh toán khoản vay nếu doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ.
• Biên bản họp hoặc nghị quyết của cơ quan quyết định: Doanh nghiệp cần cung cấp biên bản họp hoặc nghị quyết của cơ quan có thẩm quyền (như Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông) phê duyệt việc vay vốn và các điều kiện vay.
• Thỏa thuận về việc sử dụng vốn vay: Đây là thỏa thuận mô tả chi tiết cách thức và mục đích sử dụng vốn vay, bao gồm các kế hoạch chi tiêu và dự báo tài chính liên quan đến khoản vay.
• Hợp đồng dịch vụ tài chính (nếu có): Nếu vay vốn thông qua một dịch vụ tài chính đặc biệt, như dịch vụ môi giới hoặc quản lý quỹ, cần ký hợp đồng chi tiết với dịch vụ đó để xác định các điều khoản dịch vụ và phí liên quan.

Các hợp đồng và thỏa thuận này đảm bảo rằng tất cả các điều khoản liên quan đến khoản vay được thỏa thuận rõ ràng và có cơ sở pháp lý vững chắc, giúp bảo vệ quyền lợi của cả doanh nghiệp và tổ chức tín dụng.

5. Doanh nghiệp có cần có bảo đảm gì không khi vay vốn và cách thức để thực hiện các bảo đảm đó là gì?

Khi doanh nghiệp vay vốn từ tổ chức tín dụng, việc cung cấp bảo đảm thường là yêu cầu bắt buộc để bảo vệ quyền lợi của tổ chức cho vay. Các loại bảo đảm và cách thực hiện bao gồm:

5.1. Các loại bảo đảm

• Tài sản cố định: Bất động sản: Doanh nghiệp có thể sử dụng bất động sản như đất đai, nhà xưởng làm bảo đảm. Để thực hiện, doanh nghiệp cần cung cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản, ký hợp đồng thế chấp với ngân hàng, và đăng ký thế chấp tại cơ quan đăng ký đất đai. Máy móc, thiết bị: Các máy móc và thiết bị cũng có thể được thế chấp. Doanh nghiệp cần cung cấp hóa đơn mua bán, chứng từ sở hữu và ký hợp đồng thế chấp với ngân hàng.
• Tài sản ngân hàng: Doanh nghiệp có thể dùng sổ tiết kiệm hoặc chứng chỉ tiền gửi làm bảo đảm. Thực hiện bằng cách ký hợp đồng thế chấp tài khoản với ngân hàng và chuyển nhượng quyền sở hữu tiền gửi.
• Tài sản tài chính: Doanh nghiệp có thể thế chấp cổ phiếu, trái phiếu hoặc các chứng khoán khác. Thực hiện bằng cách chuyển nhượng quyền sở hữu chứng khoán và ký hợp đồng thế chấp.
• Bảo lãnh cá nhân: Chủ doanh nghiệp hoặc cá nhân có thể ký hợp đồng bảo lãnh cá nhân, cam kết trả nợ thay cho doanh nghiệp nếu doanh nghiệp không thanh toán.
• Tài sản ký gửi: Các hàng hóa và nguyên liệu tồn kho có thể được thế chấp. Doanh nghiệp cần ký hợp đồng thế chấp hàng hóa và cung cấp giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu.

5.2. Cách thức thực hiện bảo đảm

• Ký hợp đồng thế chấp: Doanh nghiệp cần ký hợp đồng thế chấp hoặc bảo lãnh với tổ chức tín dụng, trong đó quy định rõ các điều kiện, quyền và nghĩa vụ của các bên.
• Đăng ký thế chấp: Đối với bất động sản và tài sản khác, cần thực hiện đăng ký thế chấp tại cơ quan đăng ký đất đai hoặc cơ quan đăng ký tài sản.
• Cung cấp giấy tờ chứng minh: Doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản bảo đảm, bao gồm giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hóa đơn mua bán, sổ tiết kiệm, chứng chỉ tiền gửi hoặc hợp đồng mua bán.
• Thực hiện thanh toán: Đảm bảo thanh toán các khoản vay đúng hạn để tránh việc tài sản bảo đảm bị xử lý hoặc mất quyền lợi.

Việc thực hiện các bảo đảm này giúp tổ chức tín dụng có sự bảo vệ cần thiết và cung cấp sự đảm bảo cho doanh nghiệp trong việc vay vốn.

>> Mời các bạn tham khảo thêm thông tin tại Quy định về phương án vay vốn ngân hàng trong hồ sơ vay

6. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp cần thực hiện các nghĩa vụ pháp lý nào sau khi nhận vốn vay để đảm bảo tuân thủ hợp đồng vay vốn?

Sau khi nhận vốn vay, doanh nghiệp cần thực hiện một số nghĩa vụ pháp lý để đảm bảo tuân thủ hợp đồng vay vốn. Doanh nghiệp phải thanh toán đúng hạn các khoản vay gốc và lãi theo thỏa thuận trong hợp đồng. Đồng thời, doanh nghiệp cần duy trì và cung cấp báo cáo tài chính định kỳ, thực hiện các nghĩa vụ báo cáo theo yêu cầu của tổ chức tín dụng, và đảm bảo sử dụng vốn vay đúng mục đích đã cam kết. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần duy trì các bảo đảm đã thỏa thuận và thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến bảo hiểm nếu có.

Doanh nghiệp có thể vay vốn từ nhiều tổ chức tài chính cùng lúc không? 

Có, doanh nghiệp có thể vay vốn từ nhiều tổ chức tài chính cùng lúc. Tuy nhiên, việc vay vốn từ nhiều nguồn cần phải được thực hiện cẩn thận để đảm bảo rằng doanh nghiệp có khả năng quản lý và thanh toán các khoản vay đúng hạn. Doanh nghiệp cần thông báo và cung cấp thông tin đầy đủ cho các tổ chức tài chính về các khoản vay hiện tại để tránh rủi ro liên quan đến khả năng trả nợ và các nghĩa vụ pháp lý khác.

Doanh nghiệp có thể yêu cầu thay đổi các điều khoản trong hợp đồng vay vốn không?

Có, doanh nghiệp có thể yêu cầu thay đổi các điều khoản trong hợp đồng vay vốn. Tuy nhiên, việc thay đổi này phải được thỏa thuận và đồng ý bởi cả hai bên – doanh nghiệp và tổ chức tín dụng. Các yêu cầu thay đổi cần được thực hiện theo quy trình hợp pháp, bao gồm việc ký kết phụ lục hợp đồng hoặc sửa đổi hợp đồng vay vốn để ghi nhận các thay đổi đã thỏa thuận.

Quy trình hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp vay vốn yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ tài liệu về pháp lý, tài chính và tài sản để đáp ứng yêu cầu của tổ chức tín dụng. Việc tuân thủ quy trình này không chỉ giúp việc vay vốn thuận lợi mà còn đảm bảo tính pháp lý của giao dịch. Công ty Luật ACC khuyến khích doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ chi tiết và duy trì hoạt động tài chính ổn định để tăng cường cơ hội vay vốn thành công.