Hồ sơ và thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp sổ đỏ

Việc công chứng hợp đồng thế chấp sổ đỏ là một bước quan trọng giúp bảo vệ quyền lợi và đảm bảo tính pháp lý cho cả bên vay và bên cho vay. Hồ sơ và thủ tục liên quan đến công chứng thế chấp sổ đỏ đòi hỏi sự chú ý đặc biệt để tránh những rủi ro không mong muốn. Bài viết này sẽ dẫn dắt bạn qua các bước cần thiết trong quá trình hồ sơ và thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp sổ đỏ, giúp bạn hiểu rõ và chuẩn bị mọi thứ một cách kỹ lưỡng nhất trước khi bước vào giao dịch quan trọng này.

Hồ sơ và thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp sổ đỏ

1. Thế chấp Sổ đỏ là gì?

Thế chấp sổ đỏ là cách gọi phổ biến của người dân để chỉ hình thức thế chấp quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất để vay vốn.

Có hai loại tài sản thường được thế chấp bằng sổ đỏ:

• Chỉ có đất: Trường hợp này chỉ thế chấp quyền sử dụng đất.
• Đất, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất: Trường hợp này thế chấp cả quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất (như cây lâu năm, công trình xây dựng...).

2. Điều kiện thực hiện quyền thế chấp quyền sử dụng đất

Theo khoản 1 Điều 188 Luật Đất đai 2013, người sử dụng đất được thực hiện quyền thế chấp khi có đủ điều kiện sau:

• Có Giấy chứng nhận, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 186 và trường hợp nhận thừa kế quy định tại khoản 1 Điều 168 Luật Đất đai 2013.
• Đất không có tranh chấp;
• Quyền sử dụng đất không bị kê biên để bảo đảm thi hành án;
• Trong thời hạn sử dụng đất.

Lưu ý: Các điều kiện trên đây là điều kiện thực hiện quyền thế chấp của người sử dụng đất, chủ sở hữu nhà ở nhưng trên thực tế nhiều ngân hàng còn có những quy định riêng.

Ngoài ra, đối với trường hợp những người nhận thừa kế quyền sử dụng đất hay quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất đều là người nước ngoài thì: Khoản 3 điều 186 Luật Đất đai quy định trong trường hợp tất cả người nhận thừa kế đều là người nước ngoài thì người nhận thừa kế sẽ không được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và tài sản khác gắn liền với đất. Do vậy, họ sẽ không có quyền thế chấp đất, nhưng được chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất được thừa kế theo quy định pháp luật. (Khoản 3 Điều 186 LĐĐ 2013)

Đối với người nhận thừa kế là người Việt Nam định cư ở nước ngoài thì điều kiện thực hiện quyền thế chấp quyền sử dụng đất: vẫn được thực hiện thế chấp (đáp ứng những điều kiện tại điều 188) (Khoản 2 Điều 186 LĐĐ 2013)

3. Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất phải công chứng

Theo điểm a khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai 2013:

“3. Việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện các quyền của người sử dụng đất được thực hiện như sau:

1. a) Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp kinh doanh bất động sản quy định tại điểm b khoản này;”

Theo đó, hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất cần phải được công chứng thì mới có hiệu lực pháp luật. Rất nhiều trường hợp hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất đã bị Tòa án tuyên vô hiệu do vi phạm việc công chứng này (vi phạm hình thức của hợp đồng)

4. Hồ sơ công chứng hợp đồng quyền sử dụng đất

Theo Điều 40, 41 Luật Công chứng 2014, hồ sơ yêu cầu công chứng gồm:

• Phiếu yêu cầu công chứng (khi tới Phòng/Văn phòng công chứng sẽ điền theo mẫu).

• Bản sao giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu của các bên tham gia giao dịch.
• Bản sao Giấy chứng nhận (Sổ đỏ, Sổ hồng).
• Giấy tờ chứng minh về tình trạng tài sản chung, tài sản riêng.
• Dự thảo hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất (nếu có).
• Văn bản ủy quyền nếu được người sử dụng đất, chủ sở hữu nhà ở ủy quyền thực hiện (phải có khi được ủy quyền).

Lưu ý: Mặc dù trong hồ sơ yêu cầu công chứng có quy định một số loại giấy tờ là bản sao nhưng thực tế các bên thường mang bản chính tới Phòng/Văn phòng công chứng phô tô.

5. Trình tự, thủ tục công chứng

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người yêu cầu công chứng hoàn thiện hồ sơ và nộp trực tiếp tại Phòng/Văn phòng công chứng có trụ sở tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có nhà đất thế chấp.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

• Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì tiếp nhận và chuyển sang bước sau.
• Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ, không hợp lệ thì công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu hướng dẫn ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung).
• Nếu hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết thì công chứng viên từ chối tiếp nhận hồ sơ và giải thích lý do.

Bước 3: Soạn thảo và ký hợp đồng

• Soạn thảo hợp đồng
• Trường hợp hợp đồng công chứng đã được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn thì công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng; nếu trong dự thảo hợp đồng có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, nội dung của văn bản không phù hợp thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa đổi. Nếu người yêu cầu công chứng không sửa đổi thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.
• Nếu người yêu cầu công chứng không chuẩn bị dự thảo hợp đồng và có đề nghị công chứng viên soạn thảo thì công chứng viên soạn thảo theo thỏa thuận của các bên.

• Soát thông tin và ký

• Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Trường hợp người yêu cầu công chứng có yêu cầu sửa đổi, bổ sung thì công chứng viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung.
• Khi người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong dự thảo hợp đồng, công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng ký vào từng trang của hợp đồng.

Bước 4: Ký chứng nhận

Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ theo quy định để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng và chuyển bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng.

Bước 5: Trả kết quả

Bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định, đóng dấu và hoàn trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng.

6. Phí công chứng

Phí công chứng

Căn cứ theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 257/2016/TT-BTC, mức thu phí công chứng hợp đồng thế chấp tài sản được tính trên giá trị tài sản, nếu trong hợp đồng thế chấp tài sản có ghi giá trị khoản vay thì tính trên giá trị khoản vay, cụ thể:

7. Câu hỏi thường gặp 

Hợp đồng thế chấp sổ đỏ có hiệu lực đối kháng với người thứ ba hay không?

Có. 

Hợp đồng thế chấp sổ đỏ có hiệu lực đối kháng với người thứ ba từ thời điểm được đăng ký thế chấp tại cơ quan đăng ký đất đai.

Hiệu lực của hợp đồng thế chấp sổ đỏ?

Hợp đồng thế chấp sổ đỏ có hiệu lực từ thời điểm được công chứng hợp lệ. Trường hợp có thỏa thuận khác về thời điểm hợp đồng có hiệu lực thì theo thỏa thuận đó.

Hợp đồng thế chấp sổ đỏ có thể được sửa đổi, bổ sung hay không?

Có. Hợp đồng thế chấp sổ đỏ có thể được sửa đổi, bổ sung theo thỏa thuận của các bên và được công chứng.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Hồ sơ và thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp sổ đỏ. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.