Chứng từ vận tải đa phương thức là gì? Cách đăng ký

Chứng từ vận tải đa phương thức là tài liệu pháp lý quan trọng kết hợp nhiều phương thức vận chuyển trong một hợp đồng duy nhất, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Việc hiểu và thực hiện đúng quy trình đăng ký chứng từ này theo các quy định pháp luật là cần thiết để đảm bảo việc giao nhận hàng hóa được thực hiện đúng quy định và hợp pháp. Luật ACC sẽ cung cấp  các thông tin chi tiết về Chứng từ vận tải đa phương thức là gì? Cách đăng ký. Mời các bạn tham khảo.

1. Chứng từ vận tải đa phương thức là gì?

Chứng từ vận tải đa phương thức là tài liệu dùng trong ngành logistics để ghi nhận hợp đồng vận chuyển hàng hóa qua nhiều phương thức khác nhau như đường bộ, đường sắt, đường biển và hàng không. Chứng từ này được cấp bởi nhà vận tải đa phương thức (MTO) và có vai trò quan trọng trong việc quản lý và xác nhận việc vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích.

Chứng từ vận tải đa phương thức thường chứa các thông tin như:

• Các bên liên quan: Người gửi hàng, người nhận hàng, và nhà vận tải.
• Chi tiết hàng hóa: Loại hàng, số lượng, trọng lượng và mô tả.
• Phương thức vận chuyển: Các phương thức vận chuyển sẽ được sử dụng.
• Điều kiện vận chuyển: Các điều khoản liên quan đến việc vận chuyển và giao nhận hàng hóa.

Chứng từ này có giá trị pháp lý cao và được sử dụng để giải quyết các tranh chấp liên quan đến vận chuyển hàng hóa. Nó xác nhận các quyền và nghĩa vụ của các bên và cung cấp cơ sở để yêu cầu bồi thường nếu hàng hóa bị tổn thất hoặc hư hỏng.

Quy định về chứng từ vận tải đa phương thức thường dựa trên các quy định quốc gia và quốc tế, chẳng hạn như các công ước của Liên Hợp Quốc về vận tải đa phương thức. Để cấp chứng từ này, nhà vận tải cần ký hợp đồng vận chuyển, kiểm tra thông tin hàng hóa và cấp chứng từ cho người gửi hàng.

>> Mời các bạn tham khảo thêm thông tin liên quan tại Soạn thảo mẫu hợp đồng vận tải đa phương thức 

2. Cách đăng ký chứng từ vận tải đa phương thức

Để đăng ký chứng từ vận tải đa phương thức, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký:

• Hợp đồng vận tải đa phương thức: Ký hợp đồng với nhà vận tải đa phương thức, trong đó nêu rõ các điều khoản và điều kiện vận chuyển hàng hóa.
• Thông tin doanh nghiệp: Cung cấp thông tin đầy đủ về các bên liên quan bao gồm người gửi hàng, người nhận hàng, và nhà vận tải.
• Chi tiết hàng hóa: Cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa như mô tả, số lượng, trọng lượng và yêu cầu đặc biệt (nếu có).

Bước 2: Làm việc với nhà vận tải đa phương thức:

• Chọn nhà vận tải đa phương thức: Lựa chọn một nhà vận tải đa phương thức có uy tín và được cấp phép theo quy định của pháp luật.
• Đăng ký và ký kết hợp đồng: Ký hợp đồng vận tải đa phương thức với nhà vận tải, trong đó ghi rõ các điều khoản vận chuyển và yêu cầu chứng từ.

Bước 3: Cung cấp tài liệu và nhận chứng từ:

• Nộp hồ sơ: Nộp các tài liệu cần thiết cho nhà vận tải để họ xử lý và phát hành chứng từ vận tải đa phương thức.
• Nhận chứng từ: Nhận chứng từ vận tải đa phương thức từ nhà vận tải, trong đó sẽ chứa thông tin chi tiết về việc vận chuyển hàng hóa.

Bước 4: Kiểm tra và lưu trữ:

• Kiểm tra: Xác nhận các thông tin trên chứng từ để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
• Lưu trữ: Lưu trữ chứng từ vận tải đa phương thức để sử dụng trong các giao dịch, giải quyết tranh chấp, và phục vụ mục đích kế toán và kiểm toán.

Quy trình và yêu cầu cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào quốc gia và quy định của từng tổ chức vận tải, nhưng các bước cơ bản này thường áp dụng chung trong việc đăng ký và sử dụng chứng từ vận tải đa phương thức.

>> Đọc bài viết Mã ngành kinh doanh vận tải đa phương thức để tìm hiểu thêm thông tin liên quan

3. Cần những giấy tờ gì để đăng ký chứng từ vận tải đa phương thức?

Để đăng ký chứng từ vận tải đa phương thức, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Hợp đồng vận tải đa phương thức: Hợp đồng ký kết, bao gồm các điều khoản và điều kiện của dịch vụ vận tải đa phương thức giữa doanh nghiệp và nhà vận tải.
• Thông tin doanh nghiệp:
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bản sao giấy phép kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp, bản sao chứng minh thư hoặc hộ chiếu của đại diện pháp lý doanh nghiệp.
• Thông tin về hàng hóa:
• Bảng mô tả hàng hóa, thông tin chi tiết về hàng hóa bao gồm tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước, và các yêu cầu đặc biệt nếu có.
• Hóa đơn thương mại, bản sao hóa đơn thương mại mô tả hàng hóa và giá trị của nó.
• Thông tin các bên liên quan:
• Thông tin người gửi hàng, tên, địa chỉ, số điện thoại của người gửi hàng.
• Thông tin người nhận hàng, tên, địa chỉ, số điện thoại của người nhận hàng.
• Giấy tờ liên quan khác:
• Giấy phép đặc biệt, nếu hàng hóa yêu cầu giấy phép đặc biệt (như hàng hóa nguy hiểm, hàng hóa cần kiểm dịch), cần cung cấp các giấy phép liên quan.
• Chứng nhận bảo hiểm, nếu có, chứng nhận bảo hiểm hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
• Đăng ký với cơ quan chức năng: Hồ sơ đăng ký, tùy thuộc vào yêu cầu của cơ quan chức năng hoặc tổ chức vận tải, doanh nghiệp có thể cần nộp hồ sơ đăng ký chứng từ vận tải đa phương thức tại cơ quan quản lý nhà nước hoặc tổ chức vận tải.

Chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ này giúp doanh nghiệp đảm bảo quy trình đăng ký chứng từ vận tải đa phương thức được thực hiện hiệu quả và nhanh chóng.

4. Các điều kiện cần đáp ứng để được cấp chứng từ vận tải đa phương thức là gì?

Để được cấp chứng từ vận tải đa phương thức, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Có giấy phép kinh doanh hợp lệ: Doanh nghiệp phải có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép kinh doanh còn hiệu lực, cho phép thực hiện các hoạt động liên quan đến vận tải và logistics.
• Có hợp đồng vận tải đa phương thức: Doanh nghiệp cần có hợp đồng vận tải đa phương thức đã ký kết với các bên liên quan, bao gồm các điều khoản rõ ràng về trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên trong quá trình vận chuyển.
• Đáp ứng yêu cầu về cơ sở vật chất và thiết bị: Doanh nghiệp phải có cơ sở vật chất và thiết bị phù hợp với các hoạt động vận tải đa phương thức, bao gồm kho bãi, phương tiện vận chuyển, và các công cụ hỗ trợ khác.
• Có nhân sự đủ điều kiện: Doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân viên chuyên môn, có kiến thức và kinh nghiệm về quản lý và vận hành vận tải đa phương thức, đáp ứng các yêu cầu chuyên môn và kỹ thuật.
• Chứng minh khả năng tài chính: Doanh nghiệp phải chứng minh khả năng tài chính để đáp ứng các yêu cầu liên quan đến bảo hiểm hàng hóa, thanh toán phí dịch vụ, và các nghĩa vụ tài chính khác trong quá trình vận tải.
• Tuân thủ các quy định pháp luật: Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến vận tải, bao gồm các quy định về an toàn giao thông, bảo vệ môi trường, và quy định về hàng hóa.
• Đăng ký với cơ quan chức năng: Doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký chứng từ vận tải đa phương thức tại cơ quan quản lý nhà nước hoặc tổ chức vận tải có thẩm quyền, theo quy định của pháp luật.

Việc đáp ứng đầy đủ các điều kiện này giúp doanh nghiệp đảm bảo quá trình cấp chứng từ vận tải đa phương thức diễn ra thuận lợi và hợp pháp.

>> Đọc bài viết Thủ tục xin giấy phép kinh doanh dịch vụ logistics để được tham khảo thêm thông tin liên quan

5. Câu hỏi thường gặp

Thời gian cần thiết để cấp chứng từ vận tải đa phương thức là bao lâu?

Thời gian để cấp chứng từ vận tải đa phương thức thường dao động tùy thuộc vào quy định của từng quốc gia và cơ quan cấp phép. Thông thường, thời gian xét duyệt và cấp chứng từ có thể kéo dài từ vài ngày đến vài tuần, tùy vào độ phức tạp của hồ sơ và yêu cầu của cơ quan chức năng. Doanh nghiệp nên kiểm tra với cơ quan quản lý hoặc tổ chức vận tải có thẩm quyền để biết thời gian cụ thể và chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để tránh sự chậm trễ.

Có yêu cầu gì về hình thức của chứng từ vận tải đa phương thức không?

Chứng từ vận tải đa phương thức phải đáp ứng các yêu cầu về hình thức theo quy định của pháp luật. Theo đó, chứng từ này cần phải được lập bằng văn bản và có đầy đủ thông tin cần thiết, bao gồm thông tin về các phương thức vận tải sử dụng, các bên liên quan, mô tả hàng hóa, và các điều kiện vận chuyển. Chứng từ cũng cần được ký tên và đóng dấu của các bên liên quan theo quy định để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của nó.

Chứng từ vận tải đa phương thức có thể được sửa đổi hoặc hủy bỏ không?

Chứng từ vận tải đa phương thức có thể được sửa đổi hoặc hủy bỏ, nhưng phải tuân theo quy định của pháp luật và các điều khoản trong hợp đồng vận tải. Việc sửa đổi hoặc hủy bỏ chứng từ cần phải được thực hiện bằng văn bản và có sự đồng thuận của các bên liên quan. Doanh nghiệp phải thông báo kịp thời cho các bên liên quan và cập nhật các thông tin cần thiết để đảm bảo quá trình vận chuyển không bị gián đoạn và mọi bên đều nhận được thông tin chính xác.

Trong tổng quan, chứng từ vận tải đa phương thức đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và thực hiện các hoạt động vận chuyển hàng hóa qua nhiều phương thức khác nhau. Việc đăng ký chứng từ này yêu cầu các doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và đáp ứng các điều kiện pháp lý cần thiết. Quá trình cấp chứng từ có thể kéo dài từ vài ngày đến vài tuần, và chứng từ này cần tuân thủ các quy định về hình thức, có thể được sửa đổi hoặc hủy bỏ khi cần thiết. Đảm bảo hiểu rõ quy định và chuẩn bị chu đáo sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và hợp pháp trong lĩnh vực vận tải đa phương thức.