Hướng dẫn cách lập công thức tính ngày nghỉ phép năm trên Excel

Tính số ngày phép trong năm của toàn bộ nhân sự là một công việc không hề đơn giản, bởi quy tắc tính số ngày phép năm khá phức tạp và phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Hầu như những ai làm về hành chính – nhân sự đều phải thực hiện công việc này.

Hướng dẫn cách lập công thức tính ngày nghỉ phép năm trên Excel

1. Quy định về tính số ngày phép năm

Phép năm phụ thuộc vào thời gian tính từ khi người lao động bắt đầu làm việc và được tính theo nguyên tắc tròn tháng. Quy định có thể mỗi nơi 1 khác nhau, nhưng dựa trên nguyên tắc chung như sau:

• Căn cứ theo ngày vào làm: vào làm trước ngày 16 (từ ngày 1 đến ngày 15) thì được tính làm tròn thành 1 tháng. Sau ngày 16 thì không tính tháng đó (làm tròn thành 0)
• Căn cứ theo thâm niên: vào làm đủ 1 năm (12 tháng) thì bắt đầu được tính ngày nghỉ phép năm. Mỗi tháng thâm niên tiếp theo sẽ được tính 01 ngày phép (1 năm được 12 ngày nghỉ phép). Mỗi 5 năm làm việc được tính thêm 1 ngày nghỉ phép năm. Chúng ta có thể mô tả quy định trên dưới dạng bảng như sau:

2. Xây dựng công thức tính trên Excel

Dựa vào bảng dữ liệu mẫu dưới đây chúng ta sẽ thực hành xây dựng công thức tính số ngày nghỉ phép năm vào bảng: 

a. Tính số tháng làm việc (tháng thâm niên – cột E)

Đây là phần khó nhất trong việc tính ngày nghỉ phép năm. Bởi trong việc này chúng ta phải biện luận nhiều trường hợp xảy ra theo từng bước:

• Bước 1: Ngày vào làm sau ngày tính (ô C2) hoặc không có ngày vào làm. Trường hợp này sẽ không tính toán gì hoặc coi như kết quả = 0
• Bước 2: Làm tròn tháng dựa theo ngày vào làm. Xét phần Ngày trong cột D (ngày vào làm). Nếu Ngày vào làm – Ngày bắt đầu tính (ngày 01 tại ô C2) >=15 thì được làm tròn thành 1 tháng, còn lại tính là 0.
• Bước 3: Quy đổi số năm về số tháng để xác định số tháng chênh lệch giữa thời điểm tính (C2) với thời điểm vào làm (D4 đến D14)

Công thức tính như sau:

• Bước 1: IF(OR(D4>$C$2,D4=””),””,…)    Phần … là nội dung ở bước 2+bước 3
• Bước 2: IF(DAY($C$2)-DAY(D4))>=15,1,0)
• Bước 3: (YEAR($C$2)*12+MONTH($C$2))-(YEAR(D4)*12+MONTH(D4))

Bước 2 và bước 3 đều dùng để tính tháng nên có thể cộng lại để tính ra tổng số tháng. Ô C2 được cố định trong công thức vì tham chiếu tới C2 là 1 vị trí chỉ xuất hiện 1 lần, không đổi. E4=IF(OR(D4>$C$2,D4=””),””,IF((DAY($C$2)-DAY(D4))>=15,1,0)+(YEAR($C$2)*12+MONTH($C$2))-(YEAR(D4)*12+MONTH(D4))) Áp dụng tương tự từ E4 tới E14 ta có kết quả như sau: 

b. Tính số ngày nghỉ phép năm (cột F)

Sau khi đã tính được số tháng làm việc rồi thì việc tính số ngày nghỉ phép năm trở nên rất đơn giản. Chúng ta chỉ cần đối chiếu số tháng làm việc đã tính được ở cột E với bảng quy định về nghỉ phép năm. Sử dụng hàm LOOKUP như sau:

• lookup_value: đối tượng tìm kiếm là số tháng làm việc là cột E, bắt đầu từ E4
• lookup_vector: vùng chứa đối tượng tìm kiếm, là cột Tháng thâm niên trong bảng Quy tắc tính (cột A, từ A3:A13)
• result_vector: vùng chứa kết quả tìm kiếm, là cột Số ngày phép 1 năm trong bảng quy tắc tính (cột C, từ C3:C13)

Công thức được viết như sau: F4=LOOKUP(E4,Quy_tac_tinh!$A$3:$A$13,Quy_tac_tinh!$C$3:$C$13) Phải cố định vùng A3:A13 và C3:C13 trong bảng quy tắc tính (trong sheet có tên là Quy_tac_tinh) Kết quả thu được như sau: 

3. Kiến thức nâng cao

Để giúp các bạn nâng cao kiến thức trong công việc quản lý nhân sự thì mình có 1 vài gợi ý để các bạn tìm hiểu như sau:

• Trong danh sách nhân sự mà bạn quản lý bao gồm cả nhân sự đang làm việc và đã nghỉ việc. Do đó chúng ta phải phân biệt những nhân viên đã nghỉ việc để không đưa vào bảng theo dõi ngày phép. Việc này làm thế nào?
• Việc sử dụng ngày phép trong năm của mỗi nhân sự được theo dõi thế nào? Ở đâu?
• Làm cách nào để tính được số ngày nghỉ phép còn lại chưa sử dụng của mỗi nhân viên?

Công việc hành chính – nhân sự đòi hỏi bạn cần nắm được rất nhiều kiến thức và kỹ năng, đặc biệt là sử dụng Word, Excel. Công việc này đòi hỏi bạn phải ứng dụng tốt các công cụ word, excel để:

• Soạn thảo văn bản hiệu quả, thẩm mỹ, đúng chuẩn
• Quản lý công văn, giấy tờ, hợp đồng lao động, quản lý nhân sự
• Quản lý cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm
• Chấm công, tính lương, làm bảo hiểm, tính thuế thu nhập cá nhân…