Phương pháp sửa chữa sai sót trong sổ sách kế toán

Trong quá trình làm việc, kế toán có lúc sẽ không tránh khỏi những sai sót khi ghi sổ kế toán. Vậy Phương pháp sửa chữa sai sót trong sổ sách kế toán được thực hiện như thế nào? Hãy cùng ACC tham khảo bài viết dưới đây.

Phương pháp sửa chữa sai sót trong sổ sách kế toán

1. Các tình huống sai phạm trong kế toán

Việc sai sót của sổ sách kế toán dù rằng rất nhỏ cũng sẽ gây ra ảnh hưởng đến doanh nghiệp, thậm chí có thể gây ra vấn đề lớn về sau. Vì thế, kế toán cần phải lưu ý trong việc thực hiện sổ sách kế toán, đặc biệt là các tình huống sai phạm trong kế toán rất dễ mắc phải dưới đây:

• Sử dụng sai tài khoản kế toán. Hạch toán kế toán không đúng tài khoản.
• Lập sổ kế toán không ghi đầy đủ nội dung theo quy định như: không ghi tên đơn vị kế toán, tên sổ, ngày tháng năm, thiếu chữ ký người lập sổ, kế toán trưởng,...
• Những thông số trong sổ kế toán bị sai sót
• Ghi sổ kế toán không kịp thời, nộp báo cáo tài chính chậm trễ
• Làm sổ sách kế toán giả, “khống”
• Thiết lập hệ thống sổ sách không đúng như đăng ký ban đầu với cơ quan thuế
• Thay đổi những thông tin trên giấy phép kinh doanh nhưng không cập nhật thông tin tới các đơn vị thuế, cơ quan liên quan khác

2. Những phương pháp sửa sai trong kế toán

Căn cứ Điều 27 Sửa chữa sổ kế toán Luật kế toán 2015 số 88/2015/QH13, khi phát hiện sổ kế toán có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau đây:

Phương pháp ghi cải chính:

Phương pháp này dùng để sửa lại những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xóa bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo có thể nhìn rõ nội dung sai. Chỗ xóa bỏ sẽ được ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

• Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;
• Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.

Phương pháp ghi số âm

Dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để hủy bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế.

Áp dụng cho các trường hợp sau:

• Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính
• Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền.
• Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng.

Phương pháp ghi điều chỉnh:

Được áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ điều chỉnh" và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.

Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó.

Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và thuyết minh về việc sửa chữa này.

Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng phương tiện điện tử được thực hiện theo phương pháp ghi điều chỉnh.

3. Kế toán điều chỉnh một số nghiệp vụ kinh tế khi phát hiện sai sót

Tình huống 1: Kế toán tính sai (tính thiếu), số tiền BHXH, BHYT phải nộp của cán bộ, phần trừ vào lương.

a) Kế toán hạch toán phần thiếu:

Nợ TK 334/ Có TK 338

b) Khi nộp số tiền bảo hiểm còn thiếu

Nợ TK 338/ Có TK 111 hoặc TK 112

Tình huống 2: Nếu xuất hàng hoá, dịch vụ  chịu thuế để trả lương, trả thưởng, biếu tặng (trừ khuyến mại) thì doanh nghiệp phải xuất hoá đơn và kê khai nộp thuế theo giá bán của hàng hoá cho khách hàng.

a) Nợ TK 334, 431, 641/ Có TK 511, 333

b) Nợ TK 632/ Có TK 156

Tình huống 3: Hạch toán nhầm tiền lệ phí trước bạ của TSCĐ là xe ô tô vào chi phí kinh doanh. Kế toán điều chỉnh.

a) Xoá bút toán cũ bằng bút toán đỏ

Nợ: các TK chi phí /Có TK 111; 112

b) Hạch toán lại:

Nợ TK 211/ Có TK 111; 112

Tình huống 4: Tính thiếu khấu hao TSCĐ. Hạch toán bổ sung phần thiếu:

Nợ các TK chi phí /Có TK 214

Tình huống 5: Hạch toán đổi hàng

a) Khi xuất hàng đi đổi (phải hạch toán doanh thu và tính thuế):

Nợ TK 131/ Có TK 3331/ Có TK 511

b) Khi nhận hàng:

Nợ TK 156, 133/ Có TK 131

Nếu giá trị hàng hóa đưa đi đổi lớn hơn giá trị hàng hoá nhận về.

Trường hợp 1: Nếu nhận phần thiếu bằng hàng

Nợ TK 156

Nợ TK 133

                        Có TK 131

Trường hợp 2: Nếu nhận phần thiếu bằng tiền

Nợ TK 111, 112/ Có TK 131

Nếu giá trị hàng hoá đem đi đổi nhỏ hơn giá trị hàng hoá nhận về, phải trả số hàng hoặc tiền còn thiếu cho khách hàng

Trường hợp 1: Trả bằng hàng

Nợ TK 131/ Có TK 511, 333

Trường hợp 2:  Trả bằng tiền

Nợ TK 131/ Có TK 111,112

Tình huống 6: Tính quá tiền thuê đất phải nộp trong tháng

Xoá số liệu cũ bằng bút toán đỏ

Nợ các TK chi phí /Có TK 3337

Tình huống 7:  Đối với công trình xây dựng đã được quyết toán, nhưng sau đó cơ quan thẩm quyền kiểm tra quyết toán lại làm thay đổi giá trị được thanh toán:

Trường hợp 1: Nếu việc quyết toán làm tăng thêm giá trị được thanh toán, thì bên B viết hoá đơn cho phần tăng thêm để A, B hạch toán bình thường.

Trường hợp 2: Nếu giảm giá trị được thanh toán thì bên B viết hoá đơn, điều chỉnh giảm và 2 bên hạch toán như trường hợp giảm giá hàng bán sau khi đã nhập hàng.

Tình huống 8: Hạch toán khấu hao đối với tài sản hình thành từ quỹ phúc lợi

Theo quy định của chế độ khấu hao tài sản cố định, các tài sản được mua sắm bằng quỹ phúc lợi cũng phải tính khấu hao, nhưng số tiền khấu hao không được tính vào chi phí kinh doanh trong kỳ, mà phải dùng quỹ phúc lợi để bù đắp.

Khi khấu hao kế toán ghi:

Nợ TK 3533/ Có TK 214

Tình huống 9: Kế toán đã hạch toán khoản chi phí sữa chữa, nâng cấp TSCĐ vào chi phí kinh doanh bằng bút toán:

Nợ TK 811/ Có TK 111

Theo quy định của chế độ quản lý và khấu hao TSCĐ, khoản chi phí nâng cấp TSCĐ phải hạch toán nguyên giá TSCĐ. Kế toán điều chỉnh như sau:

a) Xoá số liệu bằng bút toán đỏ

Nợ TK 811/ Có TK 111

b) Hạch toán lại bằng bút toán mới:

Nợ TK 211/Có TK 111

Tình huống 10:  Kế toán điều chỉnh một số  khoản chi phí hạch toán sai các năm trước.

Trong năm 2023, công ty có thực hiện một số giao dịch với khách hàng và phát sinh một khoản phải thu chưa thu tiền, đến tháng 5/2024, phát hiện một nhân viên Công ty đã nhận thanh toán  từ tháng 10/2023 và dùng một phần số tiền này, để thanh toán một số chi phí phát sinh của DN (có hoá đơn hợp lý).

Kế toán điều chỉnh như sau:    

a) Ghi giảm khoản phải thu của khách hàng theo số tiền nhân viên đã nhận, đã chi và còn nợ chưa nộp quỹ, kế toán ghi:

Nợ TK 138/ Có TK 131      

b) Khi thu được số tiền còn phải nộp từ nhân viên, ghi :

Nợ TK 111/ Có TK 138      

Tình huống 11: Kế toán giảm giá sau khi bên mua đã nhận hàng

Sau khi nhận hàng do hàng hoá kém phẩm chất hoặc nguyên nhân khác, bên mua yêu cầu giảm giá. Nếu bên bán đồng ý thì viết hoá đơn điều chỉnh giảm. Căn cứ hoá đơn để giảm, phần giảm kế toán ghi:

a) Bên bán:

Nợ TK 531, 3331/Có TK 131

Cuối kỳ kết chuyển giá bán hàng bị trả lại

Nợ TK 511/Có TK 531

Xoá hư số trên TK 3331

Nợ TK 3331/Có TK 3331

b) Bên mua

Trường hợp 1: Nếu chưa nhập kho thì nhập lại kho theo giá đã giảm

Trường hợp 2: Nếu đã nhập kho: Điều chỉnh phần được giảm theo bút toán đỏ

Nợ TK  156, 133/Có TK  331

Tình huống 12: Hạch toán doanh thu, thuế khi nhận tiền trước 1 lần nghiệp vụ cho thuê tài sản ở nhiều năm.

Theo quy định của Luật Thuế TNDN, số tiền nhận trước khi cho thuê tài sản dài hạn phải hạch toán tính thuế GTGT và TNDN ngay sau khi thu tiền, nhưng chế độ kế toán DN ban hành kèm theo Thông tư số 200/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định doanh thu của kỳ kế toán được xác định bằng tổng số tiền cho thuê hoạt động tài sản đã thu, chia cho số kỳ thu tiền trước cho thuê hoạt động tài sản. Hạch toán như sau:

a) Khi nhận tiền của khách hàng trả trước về hoạt động cho thuê tài sản cho nhiều kỳ. Kế toán ghi:

Nợ các TK 111, 112/ Có TK 3387, 333   

b) Cuối kỳ kế toán, tính và kết chuyển doanh thu kinh doanh cho thuê hoạt động tài sản trong kỳ hiện tại, ghi:          

Nợ TK 3387/ Có TK 511                

c) Số tiền phải trả lại cho khách hàng vì hợp đồng cung cấp dịch vụ về cho thuê tài sản không được thực hiện (nếu có), ghi:

Nợ TK 3387, 3331/ Có các TK 111, 112,./.

Trên đây là Phương pháp sửa chữa sai sót trong sổ sách kế toán do Công ty Luật ACC cung cấp. Hy vọng với những chia sẻ này của chúng tôi các bạn đã có thêm kiến thức để xử lý vấn đề sai sót khi ghi sổ kế toán.