Hướng dẫn cách làm báo cáo tồn kho

Định nghĩa Báo cáo tồn kho 

Báo cáo tồn kho là một tài liệu kế toán mô tả và tổng hợp thông tin về số lượng và giá trị của hàng tồn kho của một doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể. Báo cáo này thường được làm hàng kỳ (thường là cuối kỳ tài chính) và cung cấp thông tin quan trọng cho quản lý về tình trạng và quản lý tồn kho của doanh nghiệp.

Hướng dẫn cách làm báo cáo tồn kho

Báo cáo tồn kho thường bao gồm các thông tin sau:

1. Số lượng tồn kho: Biểu diễn số lượng sản phẩm hoặc hàng hóa mà doanh nghiệp đang giữ trong kho tại thời điểm báo cáo.

2. Giá trị tồn kho: Thể hiện giá trị tổng cộng của hàng tồn kho, được tính bằng cách nhân số lượng tồn kho của từng loại sản phẩm hoặc hàng hóa với giá thành hoặc giá bán.

3. Phân loại tồn kho: Cung cấp thông tin về các loại tồn kho, ví dụ như hàng thành phẩm, nguyên liệu, hàng đang chế biến, hoặc hàng đang chờ xuất khẩu.

4. Phương pháp đánh giá tồn kho: Mô tả cách doanh nghiệp đánh giá giá trị của tồn kho, có thể là theo giá vốn trực tiếp, giá bán ra gần nhất, hoặc theo phương pháp FIFO (First In, First Out) và LIFO (Last In, First Out).

Báo cáo tồn kho giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý tồn kho một cách hiệu quả, đồng thời cung cấp thông tin quan trọng cho việc ra quyết định về mức độ sản xuất, mua sắm và bán hàng. Nó cũng là một phần quan trọng của quá trình kiểm toán và giúp bên ngoài, như cổ đông và ngân hàng, đánh giá tình trạng tài chính của doanh nghiệp.

Báo cáo tồn kho dùng để làm gì?

Báo cáo tồn kho có vai trò quan trọng trong quản lý kinh doanh và tài chính của một doanh nghiệp. Dưới đây là một số mục đích chính mà báo cáo tồn kho được sử dụng:

1. Quản lý tồn kho:
- Kiểm soát tồn kho: Báo cáo tồn kho giúp doanh nghiệp kiểm soát lượng và giá trị của hàng tồn kho tại một thời điểm cụ thể. Điều này giúp tránh mất mát và hạn chế sự lạc lõng trong quá trình quản lý hàng hóa.

- Điều chỉnh sản xuất và mua sắm: Thông tin từ báo cáo tồn kho hỗ trợ quyết định về mức độ sản xuất cần thiết và việc mua sắm nguyên liệu, giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp không gặp tình trạng thừa số hoặc thiếu hụt hàng tồn kho.

2. Tài chính và Báo cáo tài chính:
- Phản ánh vào Bảng cân đối kế toán: Giá trị của tồn kho thường được thể hiện trong Bảng cân đối kế toán, ảnh hưởng đến tình trạng tài chính tổng cộng của doanh nghiệp.

- Chi phí hàng tồn kho: Báo cáo tồn kho cung cấp thông tin về chi phí hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp tính toán lợi nhuận gộp và quản lý chi phí hiệu quả.

3. Ra quyết định kinh doanh:
- Định giá hàng tồn kho: Báo cáo tồn kho giúp doanh nghiệp xác định giá trị thực của hàng tồn kho, là cơ sở cho quyết định định giá bán và chiến lược giảm giá.

- Xác định kích thước chuỗi cung ứng: Thông tin về tồn kho có thể giúp doanh nghiệp xác định cách họ tương tác với các đối tác trong chuỗi cung ứng.

4. Kiểm toán và Tuân thủ:
- Kiểm soát nội bộ: Báo cáo tồn kho hỗ trợ quá trình kiểm soát nội bộ bằng cách theo dõi và đối chiếu thông tin tồn kho.

- Tuân thủ quy định pháp luật: Doanh nghiệp thường cần duy trì bảng kê tồn kho để tuân thủ các quy định pháp luật và chuẩn mực kế toán.

5. Thông tin cho cổ đông và Nhà đầu tư:
- Truy cập vị thế tài chính: Cổ đông và nhà đầu tư sử dụng thông tin từ báo cáo tồn kho để đánh giá vị thế tài chính của doanh nghiệp và đưa ra quyết định đầu tư.

- Tạo niềm tin: Báo cáo tồn kho chính xác và chi tiết tạo ra niềm tin từ phía cổ đông và nhà đầu tư về quản lý và hiệu suất của doanh nghiệp.

Tóm lại, báo cáo tồn kho không chỉ là một công cụ quản lý hàng tồn kho mà còn là một phần quan trọng của quá trình ra quyết định kinh doanh và tài chính tổng thể của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm về Kế toán chi tiết hàng tồn kho - Các phương pháp kế toán hàng tồn kho qua bài viết của ACC GROUP.

Hướng dẫn cách làm báo cáo hàng tồn kho cho doanh nghiệp

Việc làm báo cáo tồn kho đòi hỏi sự chính xác và tổ chức. Dưới đây là một hướng dẫn tổng quan về cách làm báo cáo hàng tồn kho cho doanh nghiệp:

Bước 1: Chuẩn bị

1. Xác định chu kỳ báo cáo: Quyết định tần suất bạn sẽ làm báo cáo tồn kho, ví dụ: hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.

2. Xác định phương pháp đánh giá tồn kho: Chọn phương pháp đánh giá tồn kho, như FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out), hoặc giá vốn trung bình.

3. Xác định các loại tồn kho: Phân loại hàng tồn kho thành các loại như hàng thành phẩm, nguyên liệu, và hàng đang chế biến.

 Bước 2: Thu thập thông tin

4. Số lượng tồn kho: Xác định số lượng của từng loại hàng tồn kho trong kho của bạn.

5. Giá trị tồn kho: Xác định giá trị của từng loại tồn kho bằng cách nhân số lượng với giá thành hoặc giá bán.

6. Xác định chi phí sản xuất: Nếu bạn sản xuất hàng hóa, tính toán chi phí sản xuất để tính vào giá trị tồn kho.

 Bước 3: Lập Bảng kê tồn kho

7. Lập bảng kê tồn kho: Sắp xếp thông tin vào một bảng kê với các cột như tên sản phẩm, số lượng tồn kho, giá trị, và tổng giá trị.

 Bước 4: Tính toán Giá trị Tồn kho

8. Tính toán giá trị tồn kho: Tính tổng giá trị của tất cả các loại hàng tồn kho để có giá trị tồn kho tổng cộng.

 Bước 5: So sánh với Kỳ trước và Dự kiến

9. So sánh với kỳ trước: So sánh giá trị và số lượng tồn kho với kỳ báo cáo trước để theo dõi sự biến động.

10. Dự kiến tồn kho: Nếu có, thêm một phần dự kiến tồn kho cho kỳ tiếp theo dựa trên kế hoạch sản xuất và bán hàng.

Bước 6: Lập Báo cáo Tồn kho

11. Lập báo cáo tồn kho: Tổng hợp thông tin vào một báo cáo tồn kho chính xác và dễ hiểu. Bao gồm các chi tiết như số lượng tồn kho, giá trị tồn kho, và các biểu đồ nếu cần.

 Bước 7: Kiểm tra và Đối chiếu

12. Kiểm tra và đối chiếu: Kiểm tra lại số liệu để đảm bảo tính chính xác và đối chiếu với các tài liệu hóa đơn, chứng từ xuất nhập kho.

Bước 8: Phân tích và Đưa ra Đề xuất

13. Phân tích dữ liệu: Dựa trên báo cáo tồn kho, thực hiện phân tích để đưa ra nhận xét và đề xuất cải thiện nếu cần.

 Bước 9: Lập Kế hoạch và Thực hiện

14. Lập kế hoạch cải thiện: Nếu có vấn đề phát sinh, lập kế hoạch để giải quyết và thực hiện theo dõi để đảm bảo sự cải thiện.

Lưu ý rằng quy trình này có thể thay đổi tùy thuộc vào loại doanh nghiệp và yêu cầu cụ thể của nó. Việc thường xuyên và chính xác làm báo cáo tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp duy trì kiểm soát hiệu quả và đưa ra quyết định chiến lược hơn.

Một số công thức Excel dùng trong báo cáo tồn kho

• Sumif: Hàm tính tổng có điều kiện sẽ giúp bạn tính được tổng số lượng nhập xuất của 1 mã hàng từ danh sách nhiều lần nhập/xuất khác nhau.
• Vlookup: Hàm tìm kiếm tự động theo mã hàng đã nhập trước đó
• If: Thường kết hợp với vlookup để lập công thức tìm thông tin hàng hóa cho tất cả các dòng trống của bên nhập xuất.
• Sum: Dùng để tính tổng giá trị hàng tồn kho được dùng ở dòng tổng cộng của báo cáo Nhập xuất tồn.

>>> Xem thêm về Các phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho bao gồm những gì? qua bài viết của ACC GROUP.