Cách xuất hóa đơn theo hợp đồng chi tiết nhất 2024

Hóa đơn là chứng từ quan trọng trong hoạt động kế toán, giúp ghi nhận doanh thu, chi phí và các khoản thu chi khác của doanh nghiệp. Việc xuất hóa đơn đúng theo quy định đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tính chính xác, minh bạch của công tác quản lý tài chính. Do đó, bài viết này sẽ đem lại cho quý khách hàng hướng dẫn về cách xuất hóa đơn theo hợp đồng chi tiết nhất.

1. Hóa đơn theo hợp đồng là gì? 

Hóa đơn theo hợp đồng là một loại hóa đơn được phát hành để chứng minh việc mua bán hoặc cung cấp dịch vụ đã được thực hiện theo các điều khoản và điều kiện đã được thỏa thuận trong một hợp đồng cụ thể giữa hai bên. Trong một hợp đồng, các điều khoản về giá cả, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng, và các điều kiện thanh toán được thảo luận và đồng ý trước. Khi các điều kiện này đã được thực hiện, hóa đơn theo hợp đồng được tạo ra để ghi nhận các thông tin về giao dịch và làm bằng chứng về việc thực hiện hợp đồng giữa hai bên.

2. Cách xuất hóa đơn theo hợp đồng chi tiết nhất

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách lập và xuất hóa đơn theo hợp đồng:

Thu thập thông tin cần thiết từ hợp đồng: Đầu tiên, thu thập thông tin chi tiết từ hợp đồng mua bán hoặc dịch vụ, bao gồm thông tin về các bên, sản phẩm hoặc dịch vụ được mua bán, giá cả, điều kiện thanh toán và bất kỳ điều khoản nào khác quan trọng.

Xác định các mặt hàng hoặc dịch vụ cụ thể: Dựa trên thông tin trong hợp đồng, xác định các mặt hàng hoặc dịch vụ cụ thể mà hóa đơn cần phải bao gồm. Đảm bảo mỗi mặt hàng hoặc dịch vụ được mô tả một cách rõ ràng và chi tiết.

Lập hóa đơn: Sử dụng phần mềm hoặc mẫu hóa đơn để lập hóa đơn. Điền thông tin cần thiết vào mẫu hóa đơn, bao gồm thông tin về bên bán, bên mua, các mặt hàng hoặc dịch vụ, giá cả, số lượng và thành tiền cho mỗi mặt hàng hoặc dịch vụ. Cách viết hoá đơn cụ thể như sau:

- Tiêu thức ngày/tháng/năm trên hóa đơn theo hợp đồng: Đảm bảo tính chính xác và tuân thủ đúng quy định thời điểm lập hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính.

- Thông tin bên bán trên hóa đơn theo hợp đồng: Thông tin bên bán đã được thể hiện sẵn trên hóa đơn, không cần điền lại.

- Thông tin bên mua hàng hóa, dịch vụ:

• Họ tên người mua hàng.
• Tên đơn vị của bên mua (phải trùng khớp với tên trên giấy phép đăng ký kinh doanh).
• Địa chỉ của công ty bên mua (phải trùng khớp với thông tin trên giấy phép đăng ký kinh doanh).
• Mã số thuế của bên mua.

- Hình thức thanh toán: TM (tiền mặt), CK (chuyển khoản), hoặc TM/CK (thanh toán chưa xác định).

- Bảng kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ bán ra:

• Số thứ tự.
• Tên hàng hóa, dịch vụ. (Đối với hàng hóa, dịch vụ có mã hàng hóa) phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.
• Đơn vị tính.
• Số lượng.
• Đơn giá.
• Thành tiền.
• Ghi rõ mã số (nếu có) và các thông tin đăng ký pháp lý.

- Phần tổng cộng:

• Cộng tiền hàng.
• Tính thuế GTGT.
• Tổng cộng tiền thanh toán.
• Số tiền viết bằng chữ.

- Ký tên trên hóa đơn theo hợp đồng:

• Người mua hàng.
• Người bán hàng.
• Thủ trưởng đơn vị (nếu cần).

Kiểm tra và xác nhận: Trước khi xuất hóa đơn, hãy kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng tất cả các thông tin đã được điền đúng và đầy đủ theo hợp đồng. Sau đó, xác nhận thông tin với bên mua để đảm bảo tính chính xác và tránh những sự nhầm lẫn sau này.

Xuất hóa đơn: Sau khi đã hoàn tất và xác nhận thông tin, bạn có thể xuất hóa đơn theo hình thức điện tử hoặc giấy tùy thuộc vào yêu cầu và thỏa thuận của bên mua. Đối với hóa đơn điện tử, hãy đảm bảo rằng hóa đơn được ký số theo quy định của pháp luật.

Gửi hóa đơn: Cuối cùng, gửi hóa đơn cho bên mua theo phương thức đã thỏa thuận, bao gồm email, fax hoặc thư trực tiếp. Đảm bảo rằng bên mua đã nhận được hóa đơn và thông tin trong hóa đơn là chính xác và đầy đủ.

3. Nội dung xuất hóa đơn theo hợp đồng

Nội dung xuất hóa đơn theo hợp đồng

Để đảm bảo đầy đủ thông tin theo hợp đồng trong một bản hóa đơn, cần bao gồm các nội dung sau:

- Thời điểm lập hóa đơn: Ngày tháng năm khi hóa đơn được lập.

- Thông tin về đơn vị bán và đơn vị mua:

• Tên đơn vị.
• Mã số thuế (nếu có).
• Địa chỉ kinh doanh của cả người bán và người mua.

- Số thứ tự hàng hóa: Số thứ tự để phân biệt các mặt hàng trong hóa đơn.

- Thông tin về hàng hóa, dịch vụ.

- Thông tin về giá cả và số lượng:

• Đơn giá của từng mặt hàng hoặc dịch vụ.
• Số lượng mặt hàng hoặc dịch vụ đã mua.
• Thành tiền của từng mặt hàng hoặc dịch vụ.

- Ký tên:

• Đối với hóa đơn điện tử, cần có ký số của bên bán.
• Nếu bên mua đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật để ký số, ký điện tử và có thỏa thuận với bên bán, thì bên mua phải ký điện tử trên hóa đơn điện tử.
• Đối với hóa đơn giấy, nếu mua trực tiếp cần có chữ ký của cả hai bên. Nếu mua qua điện thoại, fax, thì người mua không cần phải ký tên trên hóa đơn, người lập chỉ cần ghi đúng một trong những phương thức đó trong hóa đơn hợp đồng.

4. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn theo hợp đồng

Sử dụng hóa đơn theo hợp đồng mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho các bên tham gia giao dịch. Dưới đây là một số lợi ích khi sử dụng hóa đơn theo hợp đồng:

• Chứng minh pháp lý: Hóa đơn kèm theo hợp đồng là bằng chứng pháp lý rõ ràng và cụ thể về các điều khoản và điều kiện của giao dịch.

• Bảo vệ quyền lợi: Hợp đồng và hóa đơn giúp bảo vệ quyền lợi của cả hai bên trong giao dịch, đảm bảo mọi điều khoản được thực hiện đúng đắn.

• Xác định rõ ràng: Hóa đơn giúp xác định rõ ràng các thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ đã được giao dịch, bao gồm mô tả, số lượng, giá cả và điều kiện thanh toán.

• Ghi chép giao dịch: Hóa đơn là bằng chứng ghi chép chính xác về các giao dịch đã diễn ra, giúp quản lý tài chính và thuế dễ dàng hơn.

• Chứng minh thuế: Hóa đơn cung cấp thông tin cần thiết để tính toán và chứng minh việc nộp thuế của cả hai bên trong giao dịch.

• Hỗ trợ kiểm toán: Hóa đơn là một nguồn thông tin quan trọng hỗ trợ cho quá trình kiểm toán tài chính của doanh nghiệp.

• Tạo uy tín: Việc sử dụng hóa đơn theo hợp đồng giúp tạo ra uy tín và đánh giá tích cực từ phía khách hàng và đối tác kinh doanh.

• Quản lý công nợ: Hóa đơn cung cấp thông tin chi tiết về các khoản nợ và các khoản thanh toán đã được thực hiện, giúp quản lý công nợ hiệu quả.

• Đối chiếu thông tin: Các hóa đơn có thể được sử dụng để đối chiếu với các thông tin trong hợp đồng và các tài liệu khác, giúp đảm bảo tính chính xác và tránh nhầm lẫn.

• Hỗ trợ tranh chấp: Trong trường hợp có tranh chấp phát sinh, hóa đơn và hợp đồng có thể được sử dụng làm bằng chứng để giải quyết tranh chấp.

• Thúc đẩy thanh toán: Việc có hóa đơn theo hợp đồng thúc đẩy việc thanh toán đúng hạn từ phía khách hàng, giúp tăng cường dòng tiền cho doanh nghiệp.

• Tăng tính minh bạch: Sử dụng hóa đơn theo hợp đồng tạo ra một môi trường giao dịch minh bạch và công bằng cho cả hai bên.

• Hỗ trợ vay vốn: Hóa đơn và hợp đồng cung cấp các bằng chứng về hoạt động kinh doanh, hỗ trợ cho việc vay vốn từ các tổ chức tài chính.

• Giảm rủi ro pháp lý: Việc có hóa đơn theo hợp đồng giúp giảm rủi ro pháp lý cho cả hai bên trong giao dịch, đặc biệt là trong trường hợp có tranh chấp phát sinh.

• Tuân thủ quy định: Sử dụng hóa đơn theo hợp đồng giúp các bên tuân thủ đúng quy định của pháp luật về giao dịch thương mại và thuế.

5. Lưu ý khi xuất hóa đơn theo hợp đồng

Những điều cưu ý khi xuất hóa đơn theo hợp đồng bao gồm:

• Hóa đơn phải được xuất đúng thời hạn: Hóa đơn phải được xuất trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày giao hàng hóa/cung cấp dịch vụ. Trường hợp giao hàng hóa/cung cấp dịch vụ nhiều đợt thì hóa đơn có thể được xuất theo từng đợt hoặc xuất một lần theo tổng giá trị hàng hóa/dịch vụ đã giao/cung cấp.
• Hóa đơn phải được gửi cho người mua đúng thời hạn: Hóa đơn phải được gửi cho người mua chậm nhất không quá 10 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn. Hóa đơn có thể được gửi cho người mua bằng đường bưu điện, qua dịch vụ chuyển phát nhanh hoặc gửi trực tiếp.
• Chính xác về thông tin của hai bên: Đảm bảo rằng thông tin về hai bên, bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên hệ, được ghi đúng và đầy đủ trên hóa đơn.
• Mô tả chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ: Xác định rõ ràng và chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp theo hợp đồng.
• Ghi rõ số lượng và giá cả: Thông tin về số lượng và giá cả của hàng hóa hoặc dịch vụ cần được ghi chính xác và rõ ràng trên hóa đơn.
• Đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế: Xác định rõ ràng các khoản thuế áp dụng và tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến thuế.
• Thông tin về thanh toán: Nêu rõ các điều kiện thanh toán và hạn mức thanh toán trên hóa đơn.
• Số hóa đơn và ngày xuất hóa đơn: Mỗi hóa đơn cần có một số duy nhất và ngày xuất hóa đơn phải rõ ràng.
• Cung cấp hóa đơn đầy đủ và kịp thời: Đảm bảo rằng hóa đơn được cung cấp cho khách hàng đúng thời hạn và đầy đủ theo yêu cầu pháp lý.
• Liên quan đến bảo mật thông tin: Đảm bảo rằng thông tin trên hóa đơn được bảo mật và không bị tiết lộ cho bên thứ ba.
• Kiểm tra và xác nhận thông tin trước khi xuất hóa đơn: Trước khi xuất hóa đơn, cần kiểm tra kỹ thông tin để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
• Theo dõi các thay đổi về quy định liên quan đến hóa đơn: Theo dõi và tuân thủ các thay đổi về quy định pháp lý liên quan đến hóa đơn để đảm bảo tuân thủ đầy đủ.
• Tư vấn luật sư: Trong trường hợp cần, nên tư vấn với luật sư để đảm bảo rằng hóa đơn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý hoặc để được tư vấn đối với mọi thắc mắc cần giải đáp.

6. Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn theo hợp đồng có giá trị mãi mãi không?

Không. Hóa đơn theo hợp đồng có giá trị trong thời hạn thanh toán ghi trên hợp đồng. Nếu không ghi thời hạn thanh toán trên hợp đồng, hóa đơn có giá trị trong thời hạn thanh toán thông thường theo quy định của pháp luật.

Doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử theo hợp đồng hay không?

Có thể. Doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử theo hợp đồng thay cho hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy và được quản lý theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.

Việc không xuất hóa đơn theo hợp đồng có thể bị xử phạt không?

Có thể. Mức phạt có thể lên đến 50% giá trị hàng hóa, dịch vụ đã bán mà không xuất hóa đơn.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Cách xuất hóa đơn theo hợp đồng chi tiết nhất. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.