Xuất hóa đơn điện tử có cần chữ ký số hay không?

Chữ kỹ số hay còn có tên gọi khác là token. Đây được xem là một thiết bị dùng để kết nối với doanh nghiệp trong công nghệ số hoá. Khi doanh nghiệp đã sở hữu chữ ký số, việc thực hiện các thủ tục khai báo thuế môn bài, thế ban đầu mới được phép thực hiện. Nếu như doanh nghiệp không có chữ ký số thì không được phép kê khai.

Chữ ký số token sẽ được mã hoá bằng thông tin điện tử. Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số token để thay thế các chữ ký trên văn bản lẫn tài liệu khi giao dịch. Bên trong chữ ký số sẽ bao gồm các thông tin:

+ Mã số thuế của doanh nghiệp, tên của công ty

+ Số seri hay còn gọi là số hiệu của chứng từ

+ Thời gian mà các chứng từ có hiệu lực

+ Tổ chức chứng thực cho chữ ký số đã được đăng ký thành công (có thể như là VNPT-CA)

+ Các thư hạn chế mục đích, phạm vi sử dụng của chữ ký số token

+ Những phần hạn chế trong trách nhiệm của nơi cung cấp dịch vụ chữ ký số

+ Một số nội dung cần thiết theo quy định mà Bộ Thông tin và Truyền thông đã đưa ra

Chữ ký số có hình dạng tương tự giống như một chiếc USB. Người ta còn gọi đây là USB token. Doanh nghiệp sẽ sử dụng mã pin để bảo mật cho chữ ký số của mình. Khi sử dụng hệ thống sẽ hỏi mã pin.

Tại Khoản 3, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, quy định những trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua:

- Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

- Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của cả người mua và người bán.

- Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán.

- Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người bán.

- Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

3. Quy định về hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán

Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Cụ thể một số trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua như sau:

• Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (kể cả trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài). Trừ trường hợp người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử.
• Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh: Không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.
• Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại: Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

Đối với hóa đơn điện tử bán xăng đầu cho cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

• Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ: Không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức: đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
• Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán.

Như vậy, đối với hóa đơn điện tử, người mua hàng hóa, dịch vụ không nhất thiết phải ký số trên hóa đơn, trừ trường hợp hai bên bán và mua có thỏa thuận phải ký.

Trên đây là bài viết Xuất hóa đơn điện tử có cần chữ ký số hay không? Công ty Luật ACC tự hào là đơn vị hàng đầu hỗ trợ mọi vấn đề liên quan đến pháp lý, tư vấn pháp luật, thủ tục giấy tờ cho khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp trên Toàn quốc với hệ thống văn phòng tại các thành phố lớn và đội ngũ cộng tác viên trên khắp các tỉnh thành. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.