1. Cấn trừ công nợ là gì?
Cấn trừ công nợ hay bù trừ công nợ được hiểu là hoạt động giao dịch, mua bán, cung ứng dịch vụ, hàng hóa giữa các đơn vị với nhau. Các đơn vị này sẽ đóng vai trò là người mua và người bán. Trong quá trình hợp tác, nếu phát sinh giao dịch, hai bên phải lập biên bản xử lý công nợ.
Đối với một người vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp sản phẩm, họ có cả khoản phải thu và khoản phải trả. Để giải quyết một khoản nợ phải trả, kế toán thường cần phải:
- Xác định loại chứng từ nợ của đơn vị
- Quyết toán công nợ phải thu, phải trả
- Công tác xử lý nợ được cập nhật vào sổ cái theo dõi riêng.
Hàng tháng, đơn vị lập biên bản đối chiếu công nợ, bao gồm: số dư đầu kỳ, số phát sinh trong tháng, tổng số tiền trong tháng. Lúc này kế toán cần kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn chứng từ mua hàng của các đơn vị thành viên có công nợ cần đối chiếu.
Nếu hai bên có sai sót thì kế toán cần đối chiếu lại công nợ để làm rõ nguyên nhân. Ví dụ lỗi xuất phát từ bên B và liên quan đến số lượng hàng hóa thì bên A có quyền hủy biên bản đối chiếu công nợ. Được Bên B xác nhận và kiểm tra lại.
2. Hồ sơ cấn trừ công nợ
Để đảm bảo cho quá trình xử lý công nợ, bạn cần có đầy đủ các giấy tờ cần thiết theo sau:
Hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng cung ứng dịch vụ lao động, hợp đồng phải ghi rõ ràng, cụ thể hình thức thanh toán nợ.
Loại tài liệu / Hồ sơ vận chuyển và lô hàng
hóa đơn giá trị gia tăng
Văn bản/biên bản đối chiếu công nợ hai bên
Văn bản xử lý công nợ/biên bản họp có xác nhận rõ ràng của hai bên
Loại chứng từ/biên lai thanh toán (phiếu chi, biên lai nếu chênh lệch dưới 20 triệu đồng; giấy báo nợ nếu chênh lệch 20 triệu đồng).
3. Những vấn đề cần lưu ý khi đối chiếu công nợ
Khi đối chiếu hoặc thanh lý công nợ, chủ doanh nghiệp và kế toán cần đặc biệt lưu ý những yếu tố quan trọng sau để đảm bảo độ chính xác tuyệt đối:
3.1 Mô tả đối chiếu công nợ
Việc xử lý nợ xảy ra khi một bên đã thực hiện nghĩa vụ của mình theo hợp đồng và bên kia chưa thanh toán.
Các loại sổ sách, hóa đơn, chứng từ cần được kiểm tra, ghi chép chính xác để giảm thiểu sai sót, thất thoát doanh thu trong quá trình giao dịch.
Việc đối chiếu công nợ sẽ được thực hiện đầy đủ trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng.
Hợp đồng, hóa đơn, công nợ và số tiền đã thanh toán phải được giải thích cụ thể, chi tiết cùng với các chứng từ chứng minh và chứng minh.
Kết luận cần có chữ ký của cả hai bên.
3.2 Những điểm lưu ý khi cấn trừ công nợ
Khấu trừ nợ thường xảy ra khi cả người mua và người bán đưa tiền vào hợp đồng. Tuy nhiên, việc thanh toán thường không được hoàn thành vì khoản nợ được bù trừ cần phải được xác định lại cho đối tác. Điều này sẽ giúp bảo vệ lợi ích của cả hai bên và giảm thiểu rủi ro.
Nợ phải trả được hạch toán theo ba loại số dư đầu kỳ: số dư tăng, số dư giảm và số dư cuối kỳ.
Các khoản nợ gia tăng thường cần được đính kèm với hóa đơn và biên bản giao hàng. Điều này giúp bạn có thể chứng minh rằng bên kia đã trả tiền để đảm bảo hợp đồng.
Giảm nợ phải trả là giảm giá thanh toán so với tổng số tiền đã thanh toán.
Trong quá trình trả nợ chỉ cùng một đối tượng được trả nợ.
Nội dung bài viết:
Bình luận