Xử lý trong trường hợp bị mất chứng từ kế toán như thế nào?

Thủ tục cần thiết kế toán bắt buộc phải thực hiện khi làm mất chứng từ kế toán nói chung và hóa đơn nói riêng là gì? Làm mất hóa đơn chịu mức phạt hành chính là bao nhiêu? Xử lý trong trường hợp bị mất chứng từ kế toán như thế nào? Luật ACC xin được chia sẻ đến bạn đọc hướng giải quyết chi tiết như sau.

1. Chứng từ kế toán là gì?

- Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

(khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015)

- Nội dung chứng từ kế toán:

+ Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

+ Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

- Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định nêu trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

(Điều 16 Luật Kế toán 2015)

2. Xử lý trong trường hợp bị mất chứng từ kế toán

Khi làm mất chứng từ kế toán, kế toán cần thực hiện các công việc sau:

• Lập biên bản về việc mất tài liệu (Theo mẫu PL01 ban hành kèm theo thông tư 96/2010/TT-BTC.)
• In lại và xin lại các chứng từ đã mất (nếu có thể: Phiếu thu,chi; Chứng từ ngân hàng…)
• Đối với các chứng từ không thể xin lại: cần sao chụp lại các chứng từ đó và in ra kẹp cùng chứng từ kế toán khác.
• Đối với các chứng từ đã mất liên quan tới việc hình thành tài sản: cần lập biên bản kiểm kê tài sản để lập lại chứng từ đã bị mất.
• Lập biên bản mất hóa đơn kèm theo báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014-TT/BTC34 hay BC21/AC có thể nộp qua mạng).
• Thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

3. Các cách phục hồi tài liệu kế toán bị mất

Căn cứ theo khoản 1, khoản 5 điều 6 và điểm c khoản 1 điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật kế toán có đề cập như sau:

"Điều 6. Tài liệu kế toán sao chụp

Tài liệu kế toán sao chụp phải được chụp từ bản chính. Tài liệu kế toán sao chụp có giá trị và thực hiện lưu trữ như bản chính. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán lưu bản chính hoặc của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán. Đơn vị kế toán chỉ được sao chụp tài liệu kế toán trong các trường hợp quy định tài khoản 2, 3, 4, 5 Điều này.

…

Trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn và các nguyên nhân khách quan khác thì đơn vị kế toán phải đến đơn vị mua, đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các đơn vị có liên quan khác để xin sao chụp tài liệu kế toán. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc các đơn vị có liên quan khác.

…

Điều 9. Bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán

Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán trừ một số trường hợp sau đây:

a) Tài liệu kế toán quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 6 Nghị định này chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở nhiều đơn vị thì ngoài đơn vị lưu bản chính, các đơn vị còn lại được lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp.

b) Trong thời gian tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp kèm theo "Biên bản giao nhận tài liệu kế toán" theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định này.

c) Tài liệu kế toán bị mất, bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan theo quy định tại khoản 5 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài - liệu kế toán là bản sao chụp. Trường hợp tài liệu kế toán không sao chụp được theo quy định tại khoản 6 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị phải lưu trữ "Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được".
Như vậy, đối với các chứng từ kế toán, hóa đơn bị mất, đơn vị cần phải sao chụp từ bản chính; đơn vị kế toán phải đến đơn vị mua, đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các đơn vị có liên quan khác để xin sao chụp tài liệu kế toán. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc các đơn vị có liên quan khác.

Trường hợp với những tài liệu kế toán không thể sao chụp lại được đơn vị cần lập “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được”.

4. Mức phạt hành chính đối với mất chứng từ kế toán

Căn cứ Điều 8 theo Nghị định 41/2018 /NĐ-CP Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập, mức xử phạt khi mất chứng từ kế toán như sau:

"Điều 8. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán

Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

• Mẫu chứng từ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định;
• Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán;
• Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu;
• Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn;
• Chứng từ chi tiền không ký theo từng liên.

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

• Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toán;
• Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký;
• Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền;
• Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký;
• Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ;
• Không dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt theo quy định;
• Để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng…”

Điều 15. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau:

Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định;

Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

• Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;
• Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ;
• Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;
• Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại."

Kết luận: khi làm mất, cháy, hỏng chứng từ kế toán nói chung, hoặc làm mất, cháy, hỏng chứng từ nhưng không thực hiện phục hồi, doanh nghiệp có thể bị phạt theo 2 mức phạt nêu trên.