Việc tổ chức sự kiện ngoài trời không chỉ đơn giản là một hoạt động giải trí mà còn là một công cụ quan trọng trong chiến lược kinh doanh và truyền thông. Để thực hiện điều này, việc xin giấy phép tổ chức sự kiện là điều kiện bắt buộc. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời.
Thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời
1. Giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?
Giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời không chỉ là một tờ giấy thông thường. Đây là một tài liệu pháp lý được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, xác nhận cho phép cá nhân hoặc tổ chức tổ chức sự kiện tại một địa điểm ngoài trời cụ thể. Nó thể hiện sự chấp thuận từ phía chính phủ và quy định các điều kiện cần thiết để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi và an toàn.
Khi đăng ký giấy phép tổ chức sự kiện, doanh nghiệp sẽ nhận được sự bảo hộ của pháp luật. cơ quan chức năng sẽ có kế hoạch đảm bảo an ninh, an toàn cho sự kiện, giúp giảm thiểu rủi ro. Bất kì hành động quấy rối, phá hoại và ăn cắp bản quyền đều sẽ được xử lý nhanh chóng và hiệu quả.
2. Tài liệu và hồ sơ cần thiết cho việc xin cấp phép tổ chức sự kiện ngoài trời
Các tài liệu, hồ sơ pháp lý cần chuẩn bị để thuận lợi xin cấp phép tổ chức sự kiện ngoài trời, bao gồm:
Văn bản chứng nhận tư cách pháp lý của cơ quan tổ chức:
- Đối với doanh nghiệp: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Đối với tổ chức phi chính phủ: Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.
- Đối với cá nhân: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân.
Đơn xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện
Theo mẫu sau:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-------------
……., ngày…tháng…năm…
ĐƠN ĐỀ NGHỊ
(Về việc: Cấp phép tổ chức sự kiện)
Kính gửi:
– Cục Nghệ thuật biểu diễn
– Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh …
– Ủy ban nhân dân ….
– Căn cứ Nghị định 79/2012/NĐ-CP quy định về biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu.
Tên đơn vị: ……………………………………………………………………………
Địa chỉ: ………………………………………………………………………………..
Điện thoại: …………………………………………………………………………….
Giấy phép kinh doanh: ………………………………………………………………..
Quyết định thành lập đơn vị số: …………………….nơi cấp: ………………………..
Họ và tên người đại diện: ……………………………………………….…………….
Chức vụ: ……………………………………………………………………………….
Căn cứ Quyết định số … ngày… của Hội đồng nghệ thuật… và điểm a khoản 1 Điều 3 Nghị định 79/2012/NĐ-CP:
“Điều 3. Chính sách của Nhà nước
Nhà nước ban hành các chính sách sau đây:
a) Khuyến khích tổ chức, cá nhân Việt Nam thuộc mọi thành phần kinh tế tham gia biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu theo quy định của pháp luật; …”
Chúng tôi xin cấp Giấy phép tổ chức kiện:
Sự kiện:
Bao gồm các chương trình:
– Tên chương trình:
+ Thời gian:
+ Thời lượng chương trình (số phút):
+ Người chịu trách nhiệm chương trình:
+ Địa điểm:
Chúng tôi xin cam kết:
– Thực hiện đúng các quy định tại Nghị định số 79/2012/NĐ-CP ngày 05 tháng 10 năm 2012 của Chính phủ quy định về biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu.
– Chịu trách nhiệm về mọi vi phạm pháp luật về quyền tác giả và quyền liên quan.
– Chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của nội dung hồ sơ đề nghị cấp giấy phép.
Hồ sơ nộp kèm theo:
– …
Kính mong Ủy ban nhân dân huyện B và Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh A xem xét và giải quyết.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
|
|
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT |
Bản sao các mẫu giấy tờ trình bày nội dung sự kiện hoặc kế hoạch, đề án tổ chức hội thảo:
- Kịch bản chương trình, nội dung chi tiết các hoạt động.
- Danh sách khách mời.
- Lịch trình cụ thể của sự kiện.
Bản sao các mẫu giấy tờ liên quan đến địa điểm lựa chọn tổ chức:
- Giấy phép sử dụng địa điểm
- Sơ đồ vị trí, bố trí sân khấu, khu vực khán giả.
- Biện pháp đảm bảo an ninh trật tự, an toàn giao thông, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường
Trên cơ sở những thành phần hồ sơ cơ bản nêu trên, với mỗi một lĩnh vực thuộc một cơ quan quản lý chuyên môn khác nhau thì hồ sơ sẽ được bổ sung thêm các loại giấy tờ phù hợp khác:
Tổ chức Sự kiện họp báo:
- Đơn đề nghị cấp giấy phép tổ chức họp báo
- Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cá nhân
- Nội dung chính của buổi họp báo
- Danh sách khách mời
- Địa điểm tổ chức họp báo
- Thời gian tổ chức họp báo
- Các giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước
Tổ chức buổi biểu diễn ca nhạc:
- Đơn đề nghị cấp giấy phép tổ chức biểu diễn nghệ thuật
- Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cá nhân
- Kịch bản chi tiết của buổi biểu diễn ca nhạc
- Danh sách thành phần tham gia biểu diễn.
- Sơ đồ vị trí chỗ ngồi
- Biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn phòng cháy chữa cháy và vệ sinh môi trường.
- Các giấy phép liên quan đến tác quyền âm nhạc
Tổ chức trình diễn thời trang
- Giấy phép xin tổ chức trình diễn thời trang;
- Danh sách người mẫu, nhà thiết kế;
- Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn;
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức buổi trình diễn;
- Tổ chức phúc khảo được tổ chức trước ít nhất 5 ngày trước khi tổ chức trình diễn thời trang.
Tổ chức buổi triển lãm
- Đơn đề nghị nêu rõ địa điểm, thời gian, nội dung tổ chức buổi triển lãm;
- Danh mục tác phẩm được triển lãm: chất liệu, nội dung, kích thường…
- Danh mục tác giả thực của tác phẩm được triển lãm;
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức;
- Mẫu giấy mời khách mời tham dự buổi triển lãm.
3. Thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời
Thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời
Căn cứ pháp lý theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Thông tư 04/2021/TT-BVHTTDL, quy định chi tiết thi hành Luật Biểu diễn nghệ thuật, Luật Điện ảnh và Luật Xuất bản.
Quy trình, thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời trải qua các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết
- Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, hồ sơ như đã nêu trên.
- Các loại giấy tờ cần được sao y bản chính và đóng dấu giáp lai.
- Tùy vào loại hình sự kiện và địa điểm tổ chức, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể yêu cầu bổ sung thêm một số giấy tờ khác.
Bước 2: Nộp hồ sơ:
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền
- Chuyển phát nhanh hoặc chuyển qua Internet
Theo dõi thời gian nộp hồ sơ để đảm bảo được tiếp nhận và xử lý kịp thời.
- Lệ phí thẩm định hồ sơ sẽ theo quy định của từng địa phương.
Bước 3: Chờ cơ quan nhà nước có thẩm quyền xét duyệt hồ sơ:
- Thời gian xét duyệt hồ sơ:
- Thông thường từ 05 đến 10 ngày làm việc.
- Có thể lâu hơn tùy theo tính chất và quy mô của sự kiện.
Bước 4: Nhận kết quả:
- Nếu hồ sơ hợp lệ:
- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ cấp Giấy phép tổ chức sự kiện.
- Nếu hồ sơ không hợp lệ:
- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
4. Cơ quan nào có thẩm quyền cấp phép tổ chức sự kiện?
Tùy thuộc vào loại hình, quy mô, địa điểm tổ chức sự kiện mà cơ quan ban hành giấy phép sẽ khác nhau.
Các cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm:
- Bộ / Sở Thông Tin Truyền Thông
- Bộ / Ban Chỉ Huy Quân Sự / Bộ Tư Lệnh Công Binh / Tổng Cục (Cục) An Ninh
- Sở Văn Hóa – Thể Thao Du Lịch
- Trung Tâm Bảo Vệ Quyền Tác Giả Âm Nhạc Việt Nam
- Quyền Hạn Cấp Phép Cục Bộ Tại Nơi Diễn Ra Sự Kiện
- Trật Tự An Toàn Đô Thị
5. Điều kiện để xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời
Điều kiện để xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời
Để được cấp phép tổ chức sự kiện, cá nhân hoặc tổ chức cần đáp ứng các điều kiện sau:
Có đủ năng lực hành vi dân sự:
- Cá nhân: phải đủ 18 tuổi, không bị mất năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức: phải là tổ chức hợp pháp, có đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động theo quy định của pháp luật.
Có kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể:
Kế hoạch tổ chức sự kiện cần bao gồm các nội dung chính sau:
- Tên sự kiện, thời gian, địa điểm tổ chức.
- Mục đích, nội dung chương trình.
- Dự kiến số lượng người tham gia.
- Biện pháp đảm bảo an ninh trật tự, an toàn giao thông, phòng cháy chữa cháy.
- Biện pháp bảo vệ môi trường.
- Kinh phí tổ chức sự kiện.
Có cam kết thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh trật tự, an toàn giao thông, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trường:
Cá nhân hoặc tổ chức cần cam kết thực hiện đầy đủ các biện pháp đảm bảo an ninh trật tự, an toàn giao thông, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trường theo quy định của pháp luật.
Nộp hồ sơ xin cấp phép theo quy định:
Hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện bao gồm các giấy tờ sau:
- Đơn đề nghị cấp phép tổ chức sự kiện.
- Kế hoạch tổ chức sự kiện.
- Giấy tờ chứng minh đủ năng lực hành vi dân sự.
- Các giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan cấp phép.
6. Trách nhiệm của người tổ chức và các bên liên quan đến sự kiện
6.1. Trách nhiệm của người tổ chức sự kiện:
Lên kế hoạch và quản lý ngân sách:
- Xác định mục tiêu và mục đích của sự kiện.
- Lập kế hoạch chi tiết cho từng hạng mục trong sự kiện, bao gồm: địa điểm, thời gian, chương trình, nhân sự, hậu cần, v.v.
- Dự trù ngân sách cho từng hạng mục và quản lý ngân sách chặt chẽ.
- Tìm kiếm nhà tài trợ và đối tác để hỗ trợ tài chính cho sự kiện.
Quản lý nhân sự:
- Tuyển dụng và đào tạo đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện.
- Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên.
- Giám sát và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
- Quản lý địa điểm và hậu cần:
- Tìm kiếm và lựa chọn địa điểm phù hợp với mục đích và quy mô của sự kiện.
- Đặt các dịch vụ cần thiết cho sự kiện như: âm thanh, ánh sáng, sân khấu, trang trí, v.v.
- Đảm bảo an ninh và an toàn cho sự kiện.
Quảng bá và tiếp thị sự kiện:
- Lập kế hoạch quảng bá và tiếp thị sự kiện thông qua các kênh truyền thông phù hợp.
- Tiếp cận đối tượng mục tiêu và thu hút sự tham gia của họ.
- Đánh giá kết quả sự kiện:
- Thu thập dữ liệu về hiệu quả của sự kiện.
- Đánh giá mức độ đạt được mục tiêu của sự kiện.
- Rút kinh nghiệm cho các sự kiện tổ chức trong tương lai.
6.2. Trách nhiệm của các bên liên quan đến sự kiện
Nhà tài trợ:
Đối với nhà tài trợ, trách nhiệm chính của họ là cung cấp tài chính cho sự kiện, đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra một cách suôn sẻ và không gặp trở ngại về nguồn lực. Đồng thời, chịu trách nhiệm quảng bá thương hiệu của mình tại sự kiện, tạo ra một môi trường thuận lợi để tăng cường nhận thức về thương hiệu và tương tác với khán giả.
Đối tác:
Cung cấp các dịch vụ cần thiết để tổ chức sự kiện, bao gồm các yếu tố như: âm thanh, ánh sáng, sân khấu, trang trí,....
Hỗ trợ quảng bá và tiếp thị sự kiện, đảm bảo rằng thông điệp của sự kiện được lan truyền rộng rãi và thu hút sự quan tâm của đối tượng mục tiêu.
Diễn giả:
Trách nhiệm chính của họ là chuẩn bị bài thuyết trình và chia sẻ kiến thức, mang lại sự hiểu biết và cảm hứng cho khán giả. Ngoài ra, họ cũng phải tương tác với khán giả, trả lời các câu hỏi và tham gia vào các hoạt động tương tác để tạo ra một trải nghiệm độc đáo và hấp dẫn cho mọi người tham dự.
Khách mời:
Trách nhiệm của họ là tham gia sự kiện một cách tích cực và tương tác với các hoạt động diễn ra. Họ cũng phải tuân thủ các quy định và hướng dẫn của sự kiện và tham gia tích cực để tạo nên một môi trường sôi động và truyền cảm hứng cho sự kiện.
6.3. Trách nhiệm 2 bên đối với nhau
Trách nhiệm của người tổ chức sự kiện đối với các bên liên quan:
- Cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về sự kiện.
- Thực hiện đúng cam kết với các bên liên quan.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Thể hiện sự tôn trọng và hợp tác với các bên liên quan.
Trách nhiệm của các bên liên quan đối với người tổ chức sự kiện:
- Cung cấp thông tin và dịch vụ theo đúng cam kết.
- Hỗ trợ người tổ chức sự kiện trong việc tổ chức và triển khai sự kiện.
- Tuân thủ các quy định của sự kiện.
- Có ý thức giữ gìn hình ảnh của sự kiện.
7. Các trường hợp bị từ chối cấp phép tổ chức sự kiện ngoài trời
Xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời là một thủ tục phức tạp, đòi hỏi nhiều yếu tố và điều kiện pháp lý cần được đáp ứng. Cũng bởi thế mà đôi lúc sẽ phát sinh ra các trường hợp cá nhân, tổ chức bị từ chối cấp giấy phép. Một số trường hợp bị từ chối cấp phép tổ chức sự kiện ngoài trời hay mắc phải có thể kể đến như:
Hồ sơ xin cấp phép không đầy đủ hoặc không hợp lệ:
Đây là lý do phổ biến nhất dẫn đến việc từ chối cấp phép. Nếu hồ sơ thiếu sót hoặc không hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ yêu cầu bổ sung hoặc từ chối cấp phép.
Mục đích hoặc nội dung của sự kiện không phù hợp:
Sự kiện ngoài trời có thể bị cấm nếu mục đích hoặc nội dung của nó vi phạm pháp luật hoặc trái với đạo đức, văn hóa xã hội.
Địa điểm tổ chức sự kiện không phù hợp:
Việc chọn địa điểm không phù hợp cũng là một nguyên nhân khiến hồ sơ bị từ chối, bao gồm:
- Nằm trong khu vực cấm tổ chức sự kiện.
- Không đảm bảo an ninh trật tự, an toàn phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường.
- Gây ảnh hưởng đến hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác.
Không đảm bảo an ninh, trật tự:
Cơ quan chức năng có thể từ chối cấp phép nếu họ lo ngại rằng sự kiện không thể đảm bảo an ninh, trật tự cho người tham gia và người dân địa phương.
Ngoài các trường hợp trên, cơ quan chức năng có thể từ chối cấp phép tổ chức sự kiện ngoài trời vì lý do khác, chẳng hạn như ảnh hưởng đến môi trường, giao thông, hoặc các sự kiện khác đã được tổ chức trong cùng thời gian.
8. Biện pháp xử phạt các hành vi vi phạm việc xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời.
Theo quy định tại Điều 35 Nghị định số 93/2019/NĐ-CP ngày 24 tháng 11 năm 2019 của Chính phủ quy định về tổ chức, hoạt động và quản lý quỹ xã hội, quỹ từ thiện, thì tổ chức, cá nhân tổ chức vận động, tiếp nhận, phân phối quỹ từ thiện không xin giấy phép của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi tổ chức, cá nhân cư trú hoặc đặt trụ sở thì bị xử phạt hành chính như sau:
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với tổ chức; phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với cá nhân.
- Buộc nộp lại toàn bộ số tiền đã vận động, tiếp nhận, phân phối quỹ từ thiện.
- Ngoài ra, tổ chức, cá nhân vi phạm còn có thể bị áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả quy định tại Điều 36 Nghị định số 93/2019/NĐ-CP.
9. Dịch vụ xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời tại ACC
ACC tự hào là đơn vị hàng đầu tư vấn và cấp giấy phép, đặc biệt là về giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời. Chúng tôi cam kết đảm bảo mọi vấn đề pháp lý và không nhận dự án nếu không chắc chắn. Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:
- Báo giá trọn gói, không phát sinh chi phí.
- Hỗ trợ toàn diện từ tư vấn đến ký hồ sơ.
- Tiết kiệm thời gian và công sức cho khách hàng.
Chúng tôi có kinh nghiệm và đội ngũ chuyên viên được đào tạo, đảm bảo cung cấp thông tin và dịch vụ nhanh chóng và đáng tin cậy nhất.
10. Câu hỏi thường gặp
Có cần xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời không?
Có. Hầu hết các sự kiện ngoài trời đều cần xin giấy phép từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Loại giấy phép và thủ tục xin cấp sẽ phụ thuộc vào quy mô, tính chất và địa điểm tổ chức sự kiện.
Ai là người chịu trách nhiệm xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời?
Có thể là cá nhân hoặc tổ chức. Cá nhân hoặc tổ chức đứng ra tổ chức sự kiện sẽ chịu trách nhiệm xin giấy phép.
Có được phép tổ chức sự kiện ngoài trời mà không có giấy phép không?
Không. Việc tổ chức sự kiện ngoài trời mà không có giấy phép có thể bị xử phạt theo quy định của pháp luật.
Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!