Thành lập ban tổ chức sự kiện

Ban tổ chức sự kiện là gì? Để một sự kiện thành công thì không thể thiếu vai trò của ban tổ chức. Vậy ban tổ chức sự kiện là gì? Vai trò và họ gồm những ai?

Thành lập ban tổ chức sự kiện

1. Ban tổ chức sự kiện là gì?

Ban tổ chức sự kiện là một nhóm hoặc tổ chức chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý các hoạt động liên quan đến một sự kiện cụ thể. Công việc của ban tổ chức sự kiện bao gồm lập kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện các hoạt động để đảm bảo sự thành công của sự kiện đó.

Ban tổ chức sự kiện là gì? Ban tổ chức sự kiện có nhiệm vụ tương tác với khách hàng hoặc đối tác để hiểu rõ yêu cầu và mục tiêu của sự kiện. Sau đó, họ sẽ tiến hành lên kế hoạch chi tiết về địa điểm, thời gian, chương trình, ngân sách, trang thiết bị, quảng cáo và các khía cạnh khác của sự kiện. Đảm bảo sao cho chương trình sự kiện được diễn ra trôi chảy, đúng với kế hoạch đã thống nhất từ trước.

Các thành viên trong ban tổ chức sự kiện thường phải có chuyên môn, kiến thức và kỹ năng ngoại giao giỏi để cùng nhau mang đến hiệu ứng tốt nhất cho chương trình sự kiện.

2. Vai trò của ban tổ chức sự kiện

Sau khi tìm hiểu ban tổ chức sự kiện là gì thì chúng ta hãy cùng tìm hiểu vai trò của ban tổ chức sự kiện. Ban tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong quá trình lập kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện một sự kiện. Vai trò của ban tổ chức sự kiện có thể bao gồm những điều sau:

- Lập kế hoạch sự kiện: Ban tổ chức sự kiện đảm nhận việc xác định mục tiêu, nội dung và phạm vi của sự kiện. Họ phải lên kế hoạch về thời gian, địa điểm, chương trình, quy mô, ngân sách và các yếu tố khác liên quan.

- Quản lý nguồn lực: Ban tổ chức sự kiện phải quản lý các nguồn lực như ngân sách, nhân lực, thiết bị, vật liệu và không gian để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

- Liên lạc và đàm phán: Ban tổ chức sự kiện là cầu nối giữa các bên liên quan, bao gồm khách hàng, nhà tài trợ, đối tác và những người tham gia. Họ phải liên lạc, đàm phán và xây dựng mối quan hệ tốt để đảm bảo sự hợp tác và thành công của sự kiện.

- Quản lý chương trình: Ban tổ chức sự kiện phải lên kế hoạch và tổ chức các hoạt động trong chương trình sự kiện, bao gồm diễn thuyết, buổi biểu diễn, hoạt động tương tác và các hoạt động phụ trợ khác. Họ cần đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra đúng theo kế hoạch và tạo ra trải nghiệm tích cực cho khách hàng.

- Quản lý rủi ro: Ban tổ chức sự kiện phải xác định và đối phó với các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện, bao gồm các vấn đề kỹ thuật, an ninh, thời tiết, y tế và các vấn đề khác. Họ cần có kế hoạch dự phòng và biện pháp đảm bảo an toàn cho sự kiện.

- Đánh giá và cải tiến: Sau khi sự kiện kết thúc, ban tổ chức sự kiện thường tiến hành đánh giá hiệu quả và thu thập phản hồi từ khách hàng và các bên liên quan khác.

3. Đội ngũ nhân sự trong tổ chức sự kiện gồm những ai?

Đội ngũ nhân viên trong ekip sự kiện sẽ là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự hiệu quả của sự kiện. Trong ngành sự kiện, một kế hoạch hay, ý tưởng tốt thôi là chưa đủ. Mà còn cần một đội ngũ tổ chức sự kiện hoàn hảo với chuyên viên sự kiện có kinh nghiệm. Họ sẽ giúp bạn có thể thực hiện hóa sự kiện và giúp nó diễn ra thành công nhất.

Quản lý sự kiện

Quản lý sự kiện chính là người đóng vai trò quan trọng nhất trong tổ chức sự kiện. Người quản lý cần phải có đầu óc chiến lược, khả năng điều phối sự kiện hiệu quả. Một người quản lý giỏi sẽ giúp cho sự kiện được gặt hái được nhiều thành công cho dù quy mô lớn hay nhỏ. Trách nhiệm của quản lý cũng vô cùng nặng, họ sẽ là người có trách nhiệm xây dựng, tổng hợp ý tưởng cho sự kiện. Giám sát và đôn đốc mọi nhân viên trong sự kiện, trực tiếp đưa ra quyết định. Việc phân công nhân sự, giải quyết mọi rủi ro… đều sẽ được kiểm soát. Đồng thời, họ là người chịu trách nhiệm về sự thành công hay thất bại của sự kiện.

Lên kế hoạch sự kiện

Có thể có sự thành công hay thất bại của sự kiện chính là nhân viên lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Bởi vì họ là nhân sự quan trọng khi quyết định địa điểm, thời gian, logistic và có trách nhiệm làm việc với các bộ phận trong đội.

Nhờ có họ mà người quản lý có thể hình dung được ý tưởng để thực thi sự kiện và điều phối nhân sự như thế nào sao cho phù hợp nhất có thể.

Quản lý khách hàng

Đây cũng là một vị trí cao cấp và mang đến nhiều trọng trách trong ekip tổ chức sự kiện. Họ có sự chuyên nghiệp, lịch thiệp và có kỹ năng con người vô cùng tốt để có thể giải quyết các vấn đề của công việc hiệu quả. Nếu khách hàng gặp vấn đề thì họ phải chịu trách nhiệm xử lý tình huống thấu đáo. Bộ phận này phải chịu trách nhiệm đương đầu với hàng loạt những phản hồi, phàn nàn từ khách hàng hay khán giả khi sự kiện diễn ra, điều này đòi hỏi người quản lý khách hàng có các kỹ năng truyền thông rất tốt.

Nhân viên hỗ trợ sự kiện

Tuy trọng trách không quá nặng nề nhưng một sự kiện nếu thiếu đi sự hỗ trợ của nhóm người này sẽ khiến các khâu thực hiện sự gặp trục trặc do không đủ nhân lực.

Nhân viên hỗ trợ sự kiện không có nhiều yêu cầu về mặt chuyên môn nhưng bù lại họ phải giỏi lắng nghe, đầu nhảy số nhanh chóng khi nghe các lệnh từ bộ đàm của người quản lý truyền đến và hỗ trợ các nhân viên khác ở trong một công việc khác.

Do số lượng của nhóm nhân sự này khá đông nên người quản lý sẽ cần sắp xếp và phân công hợp lý để đảm bảo các khâu công việc có thể đáp ứng các mục đích chung.

Đạo diễn

Nếu người quản lý sự kiện chịu trách nhiệm quản lý con người thì đạo diễn sẽ là người quản lý các hiệu ứng ánh sáng, âm thanh, màn hình LED… Có trong sự kiện như thế nào cho ấn tượng nhất.

Quảng bá sự kiện

Truyền thông sự kiện đóng vai trò lớn đối với một sự kiện, thế nên trong ban tổ chức sự kiện không thể thiếu bộ phận quảng bá sự kiện. Bộ phận này sẽ có mặt ở trong sự kiện để ghi chép và bắt lại những khoảnh khắc đắt giá mà lên ý tưởng truyền thông cho công ty hay khách hàng.

Bộ phận này thường sẽ đảm nhiệm vai trò giống như một nhân viên hỗ trợ sự kiện trong khâu tổ chức sự. Nhưng sau sự kiện, nhân sự ở bộ phận này sẽ đóng vai quan trọng trong việc đem lại giá trị truyền thông cho Doanh Nghiệp sau sự kiện.

Bộ phận thiết kế trong đội ngũ nhân sự

Dựa vào những yêu cầu của sự kiện, mà bộ phận thiết kế sẽ đưa ra các bản phác thảo ý tưởng và thực hiện hóa chúng thành các mẫu in hoàn chỉnh, hỗ trợ thiết kế ở trong suốt quá trình tổ chức sự kiện và lắp đặt thiết bị cho sự kiện.

Bộ phận kỹ thuật

Bộ phận kỹ thuật là những người chịu trách nhiệm các yếu tố liên quan như: trang thiết bị, vận chuyển, hạng mục sân khấu, âm thanh, ánh sáng, vật dụng sự kiện,… đóng góp không nhỏ đến sự thành công của sự kiện. Một đội ngũ kỹ thuật tốt sẽ giúp giảm bớt các vấn về trục trặc kỹ thuật, giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ.