Xác nhận chữ ký tại phòng công chứng

1. Tổng quan về Xác thực 

 Cho đến nay chưa có  văn bản quy phạm pháp luật nào quy định rõ ràng và toàn diện về khái niệm chứng thực mà chỉ có khái niệm về chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng. Tuy nhiên, dưới góc độ pháp lý, chứng thực được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, hợp pháp của  giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, thông tin cá nhân nhằm bảo vệ quyền và lợi ích của  cá nhân, tổ chức có liên quan trong quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính.  Theo Điều 2  Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ chính, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch Căn cứ vào nội dung chứng thực có thể chia chứng thực thành: 4 loại như sau: 

 1- Cấp bản sao  sổ gốc (còn gọi là chứng thực bản sao  sổ gốc) là việc cơ quan, tổ chức  quản lý sổ gốc phải căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Các bản sao của sổ gốc phải có nội dung giống với nội dung được lưu trong sổ gốc.  

2- Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng nhận bản sao là đúng với bản chính.  

3- Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. 4. Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền chứng nhận thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc  điểm chỉ của các bên trong hợp đồng, giao dịch.  Về giá trị pháp lý của văn bản chứng thực 

 – Bản sao  từ sổ gốc và bản sao có chứng thực từ bản gốc có giá trị sử dụng thay cho bản gốc trên tạp chí. Chữ ký  chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký vào chữ ký này và là cơ sở để xác định trách nhiệm của người ký vào giấy tờ, văn bản. - Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc  điểm chỉ của các bên trong hợp đồng, giao dịch.  Như vậy, tùy theo văn bản chứng thực sẽ có giá trị pháp lý khác nhau. 

xác nhận chữ ký tại phòng công chứng

2.Giới thiệu về văn phòng công chứng 

 Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm phòng công chứng và văn phòng công chứng. Văn phòng công chứng chỉ được thành lập mới ở những địa bàn chưa có điều kiện phát triển văn phòng công chứng. Theo quy định của Luật Công chứng  2014: 

 “Điều 19. Văn phòng công chứng 

 Phòng công chứng do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập. Văn phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.  Người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng là trưởng phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.  Tên  Phòng công chứng  gồm cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo số thứ tự thành lập và tên  tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi thành lập Văn phòng công chứng. Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình Quốc huy. Phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.” 

 Phòng Công chứng có chức năng thực hiện chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (gọi là hợp đồng, giao dịch), tính xác thực, hợp pháp không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ mà theo quy định của pháp luật phải công chứng, chứng thực hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng, chứng thực.  Phòng công chứng có nhiệm vụ và quyền hạn như sau: 

 – Phối hợp với các phòng chuyên môn của Sở Tư pháp giúp Giám đốc Sở Tư pháp xây dựng đề án, kế hoạch, thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về công tác công chứng tại địa phương.  – Công chứng các hợp đồng, giao dịch theo quy định của Luật Công chứng như: Công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, công chứng tặng cho nhà đất, hợp đồng thế chấp bất động sản, hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền, di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản, công chứng bản dịch, công chứng thỏa thuận tài sản vợ chồng….  – Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực giấy tờ theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bảo sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lập báo cáo dự toán thu chi và báo cáo  quyết toán tài chính hàng năm theo đúng quy định. - Quản lý việc tổ chức, lưu trữ chứng từ công chứng, quản lý và sử dụng tài sản của đơn vị theo đúng quy định. - Tổ chức  tốt việc tiếp dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền. - Thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Phòng do Giám đốc Sở Tư pháp giao.  Căn cứ  nhu cầu công chứng của địa phương, Bộ Tư pháp chủ trì, phối hợp với Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ xây dựng Dự án thành lập Văn phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt. xem xét, cân nhắc, quyết định. Đề án nêu rõ sự cần thiết thành lập Phòng công chứng,  tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở,  điều kiện cơ sở vật chất và kế hoạch  thực hiện.  Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập Văn phòng công chứng, Bộ Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi đặt Văn phòng công chứng trong 03 số liên tiếp về  nội dung sau đây. : 

 - Tên, địa chỉ Văn phòng công chứng; 

 – Số, ngày, tháng, năm ra quyết định thành lập và  hoạt động của Văn phòng công chứng.  Trong trường hợp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thay đổi tên, địa chỉ  của Văn phòng công chứng thì Bộ Tư pháp phải công bố những  thay đổi này theo quy định tại khoản 2 Điều này. 

3.Chứng thực chữ ký tại phòng công chứng có được không?  Về văn bản được ủy quyền chứng thực: 

 Văn bản chứng thực là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực theo quy định của pháp luật. Pháp luật quy định các hình thức chứng thực bao gồm: chứng thực bản sao từ bản chính; Chứng thực chữ ký và Chứng thực hợp đồng, giao dịch.  “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng nhận bản sao là đúng với bản chính.  “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Sắc lệnh này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.  “Chứng thực Hợp đồng, Giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận thời gian, địa điểm thực hiện hợp đồng, giao dịch theo quy định tại Sắc lệnh này; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc  điểm chỉ của các bên trong hợp đồng, giao dịch.  Về thẩm quyền chứng thực của văn phòng công chứng: 

 Trước đây, theo quy định tại Điều 5 Nghị định 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao  sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thuộc về: 

 – Phòng Tư pháp huyện, thành phố, thị xã thuộc tỉnh; 

 - Ủy ban nhân dân xã, huyện, thị trấn (gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp xã) có  quyền hạn và trách nhiệm: 

 – Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài.  Tuy nhiên, kể từ ngày 1/1/2015, Luật Công chứng 2014 có hiệu lực thi hành. Theo quy định tại Điều 77 của Luật này thì Công chứng viên được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.  Đến ngày 10/4/2014, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch có hiệu lực. Tại Điều 5 Nghị định này tiếp tục quy định về trách nhiệm và thẩm quyền chứng thực: 

 Cụ thể hơn, khoản 9 Điều 2 quy định: 

 “Người thực hiện chứng thực” là Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.” 

 Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều 5 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng. Các việc trên bao gồm: 

 – Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; 

 – Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.  Như vậy, thẩm quyền chứng thực một số văn bản đã được mở rộng cho các công chứng viên làm việc tại phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng. Do đó,  công chứng viên có thể xác thực các tài liệu nếu cần thiết. Nếu bạn không chứng thực tài liệu với Ủy ban nhân dân thành phố và quận, thì bạn có thể thực hiện việc này với các  công chứng viên tư nhân.