Các văn bản có đóng dấu thường xuyên được phát hành trong công tác văn thư của doanh nghiệp, trong đó văn bản được đóng dấu treo và văn bản được đóng dấu giáp lai là hai loại văn bản phổ biến nhất. Tuy nhiên, hiện còn rất nhiều người nhầm lẫn trong việc sử dụng hai khái niệm này. Vậy đóng dấu treo là gì,có sự khác việt giữa dấu treo và dấu giáp lai hay không?
1. Dấu treo là gì?
Dấu treo là thuật ngữ thường được sử dụng để chỉ việc con dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng (bản chính).
Dấu treo có tác dụng dùng để khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, đồng thời xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo hồ sơ, giấy tờ cũng như thay đổi hồ sơ, giấy tờ.
Dấu treo thường được sử dụng tại văn bản có nhiều phụ lục kèm theo.
Đóng dấu treo là việc đóng dấu đỏ của cơ quan, đơn vị lên trên góc trái trang đầu của văn bản giấy và do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP, dấu treo thường được sử dụng trong các văn bản hành chính, văn bản lưu hành nội bộ, hợp đồng giao kết giữa các bên. Hoặc trong phụ lục đính kèm của các loại văn bản, hợp đồng, các loại hóa đơn, giấy tờ và chứng từ kế toán.
Đóng dấu treo là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
Thông thường, tên cơ quan tổ chức thường được viết bên phía trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái, dấu sẽ được đóng trùm lên tên cơ quan, tổ chức, tên phụ lục đó.
2. Cách đóng dấu treo đúng quy định
Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc sử dụng con dấu phải đảm bảo các nguyên tắc sau đây:
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu (dấu treo) được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
- Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Theo quy định nêu trên, việc đóng dấu treo phải đảm bảo:
- Đóng lên trang đầu;
- Trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục;
- Thông thường, tên cơ quan tổ chức thường được viết bên phía trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái.
“Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan tổ chức quy định”
“Các văn bản ban hành theo văn bản chính thức hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục”
Theo đó, ta có thể hiểu rằng, chưa có văn bản pháp luật nào quy định cụ thể nào về việc đóng dấu treo. Cách thức đóng dấu treo hoàn toàn sẽ do người đứng đầu đơn vị quy định. Tuy nhiên, vẫn cần đảm bảo dấu treo được đóng lên trang đầu, trùm 1 phần tên cơ quan như quy định trên.
3. Tính pháp lý của đóng dấu treo
Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.
4. Một số quy định về các con dấu khác
1. Đóng dấu chữ ký
Dấu chữ ký là con dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản. Nếu như việc đóng dấu treo không có giá trị pháp lý thì đóng dấu chữ ký lại khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.
Căn cứ theo Nghị định 30/2020 quy định những lưu ý khi đóng đóng dấu chữ ký:
- Dấu chữ ký chỉ được đóng khi có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Dấu chữ ký phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
2. Đóng dấu giáp lai
Dấu giáp lai là con dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy. Tại nghị định 30/2020/NĐ-CP đã quy định: mỗi con dấu giáp lai được đóng tối đa 5 tờ văn bản.
5. Đóng dấu trên hoá đơn thế nào là đúng quy định
Theo phản ánh của ông Vũ Văn Bình (TP. Hà Nội), căn cứ phân cấp quản lý thì Giám đốc (người đại diện theo pháp luật) sẽ có văn bản ủy quyền cho các Phó Giám đốc, các Trưởng phòng hoặc Trưởng các đơn vị trực thuộc ký hóa đơn GTGT bán hàng.
Tuy nhiên, tại doanh nghiệp của ông Bình, do số lượng hóa đơn GTGT lớn và phân cấp cho nhiều bộ phận sử dụng nên doanh nghiệp đóng trước dấu treo bằng dấu mộc tròn lên tất cả các hóa đơn chưa phát hành. Khi xuất hóa đơn bán hàng, các thông tin trên hóa đơn sẽ được ghi đầy đủ, trình ký Thủ trưởng đơn vị và giao cho khách hàng.
Ông Bình hỏi, trường hợp các hóa đơn nêu trên thể hiện tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)" là Giám đốc ký và đóng dấu chức danh, không đóng dấu tròn lên chữ ký; những người được Giám đốc ủy quyền ký và đóng dấu chức danh, không đóng dấu tròn lên chữ ký thì các hóa đơn này có được coi là hợp lệ không?
Về vấn đề này, Bộ Tài chính có ý kiến như sau:
Căn cứ Khoản 4, Điều 19 và Khoản 1, Điều 20 Luật Kế toán số 03/2003/QH11ngày 17/6/2003 về việc lập và ký chứng từ kế toán.
Căn cứ Điểm 2.2, Mục 3 Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 6/5/2002 hướng dẫn về quản lý và sử dụng con dấu: “Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền gồm: cấp trưởng, cấp phó hoặc cấp dưới trực tiếp được uỷ quyền của cơ quan, tổ chức đó; không được đóng dấu vào văn bản, giấy tờ không có nội dung, đóng dấu trước khi ký”.
Theo hướng dẫn tại Điểm d, Khoản 2, Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính, “Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn”.
Từ căn cứ nêu trên, về nguyên tắc khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bên bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng và phải phản ánh đầy đủ chỉ tiêu trên hóa đơn. Tại tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)” thì thủ trưởng đơn vị của bên bán phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có) đầy đủ theo quy định.
Nếu trên mẫu hóa đơn của doanh nghiệp đã làm thủ tục thông báo phát hành với cơ quan thuế có các tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)” và "Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)" thì thực hiện như sau:
- Giám đốc của doanh nghiệp ký trực tiếp vào tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị" thì con dấu của doanh nghiệp được đóng trực tiếp tại tiêu thức này.
- Trường hợp doanh nghiệp có nhiều bộ phận bán hàng nên Giám đốc của doanh nghiệp không trực tiếp ký vào chỉ tiêu "Thủ trưởng đơn vị" mà ủy quyền cho người khác ký thay trên hóa đơn thì phải có giấy ủy quyền theo đúng quy định của pháp luật dân sự.
Trước khi người được ủy quyền ký tại chỉ tiêu "Thủ trưởng đơn vị" phải ghi rõ "TUQ" trước tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị", người được ủy quyền tại tiêu thức này, ghi rõ họ tên và đóng dấu của doanh nghiệp vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
Trường hợp Giám đốc ủy quyền cho Phó Giám đốc, hoặc Trưởng các bộ phận, phòng ban ký, đóng dấu của doanh nghiệp trên hóa đơn và chịu trách nhiệm thay Giám đốc khi lập hóa đơn bán hàng, con dấu của đơn vị được đóng trực tiếp tại tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị".
Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp không được vừa đóng dấu vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn, vừa đóng dấu trực tiếp tại tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị".
Nội dung bài viết:
Bình luận