Mục đích của việc đóng dấu giáp lai hay người đại diện ký các trang (hoặc đánh số trang) là nhằm đảm bảo tất cả các tài liệu pháp lý (hợp đồng, hồ sơ...) không bị thay thế, sửa đổi khi chưa có sự chấp thuận của người có thẩm quyền ký kết.
1. Con dấu (dấu pháp nhân)
Có nhiều hình thức thể hiện khác nhau như dấu tròn áp dụng đối với các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan nhà nước... thể hiện tư cách pháp nhân (tư cách pháp lý) hợp pháp của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đã đăng ký với cơ quan nhà nước. Thông thường các dấu tròn do cơ quan công an cấp và kèm theo giấy chứng nhận mẫu dấu.
Ngoài ra, chúng ta còn thấy nhiều hình dạng khác của con dấu như: Dấu đóng có hình hình elip (thông thường do các cơ quan ngoại giao như đại sứ quán, lãnh sự quán...) các con dấu này do cơ quan có thẩm quyền của các quốc gia khác nhau câu theo quy định của pháp luật từng quốc gia. Đồng thời, nhiều quốc gia như (Nhật Bản, Hàn Quốc) còn có dấu tròn nhỏ như thỏi son gọi là dấu cá nhân, mỗi cá nhân cũng có quyền khắc riêng cho mình một con dấu. Dấu đóng có hình vuông ở Việt Nam (thông thường cấp cho hộ kinh doanh cá thể) do hộ kinh doanh chủ động khắc nhằm phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh của mình (không có giấy chứng nhận mẫu dấu).
Như vậy, thông qua con dấu có thể biết được cách thức, hình thức tổ chức của cá nhân hay tổ chức sử dụng con dấu. Luật doanh nghiệp năm 2020 đã đa dạng hóa hình thức thể hiện con dấu pháp nhân (do doanh nghiệp có quyền khắc nhằm tăng tính bảo mật, hoặc có quyền không khắc hay khắc nhiều con dấu pháp nhân giống nhau). Con dấu, hình thức sử dụng con dấu khác nhau cũng gây nên nhiều khó khăn cho công tác quản lý nhưng nhìn chung văn hóa sử dụng con dấu ở Việt Nam có nhiều thay đổi theo hướng đơn giản nhưng việc loại bỏ hẳn việc sử dụng con dấu có lẽ cần thêm thời gian để thay đổi văn hóa này tại Việt Nam.
Pháp luật Việt Nam quy định tại một số văn phản pháp luật về việc sử dụng và quản lý con dấu cụ thể
2. Căn cứ pháp quy quy định về đóng dấu treo, giáp lai
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP của chính phủ hướng dẫn về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP Nghị định về công tác văn thư
- Thông tư liên tịch số 03/2008/TTLT-BLĐTBXH-BTC-NHNN của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam-Bộ Tài chính-Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội : Hướng dẫn thủ tục buộc trích tiền từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp tiền bảo hiểm xã hội chưa đóng, chậm đóng và tiền lãi phát sinh.
3. Khái niệm về dấu giáp lai và cách sử dụng
Về quy cách đóng dấu giáp lai và dấu treo Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định như sau:
1. Đóng dấu giáp lai là gì ?
Dấu giáp lai là con dấu dùng để đóng lề trái hoặc phải của tài liệu bằng 2 tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu có thể đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.
Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
2. Đóng dấu treo là gì ?
Dấu treo là con dấu cơ quan, tổ chức dùng để đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Đóng dấu treo trên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản hành chính.
Việc đóng dấu treo trên văn bản giấy cũng do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Các tổ chức, cá nhân thực hiện các công tác văn thư cần lưu ý về quy định này để trình bày văn bản hành chính hoặc văn bản của cơ quan nhà nước đúng thể thức và quy cách theo quy định của pháp luật.
Kết luận: Việc đóng và sử dụng con dấu góp phần hoàn thiện hình thức pháp lý của văn bản. Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng nhất là khi phát sinh tranh chấp trước tòa án. Dấu giáp lai hoặc dấu treo góp phần khẳng định một tài liệu, chứng cứ có bị làm sai lệch trước tòa án hay không? Nếu có dấu hiệu làm giả, làm sai lệch hồ sơ, chứng từ hoặc tài liệu thì rất có thể tài liệu đó sẽ không được coi là chứng cứ trước tòa án.
4. Quy định về đóng dấu lên chữ ký
Tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư có quy định cụ thể:
Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.
Cách đóng dấu chữ ký:
- Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
- Dấu đóng rõ ràng, đúng chiều và dùng màu mực đúng quy định (màu đỏ).
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
5. Giá trị con dấu trên hợp đồng kinh tế của công ty ?
Các hình thức sử dụng con dấu trong Hợp đồng của công ty
Có 3 hình thức đóng dấu như sau: Đóng dấu chữ ký, Đóng dấu treo, Đóng dấu giáp lai
Cách đóng dấu chữ ký
Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký; Dấu đóng rõ ràng, đúng chiều và dùng màu mực đúng quy định (màu đỏ); Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Cách thức đóng dấu treo lên hợp đồng của công ty
Đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.
Cách thức đóng dấu giáp lai
Đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
6. Hợp đồng kinh tế của công ty không đóng dấu có giá trị không?
Hiện nay, Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 99/2016/NĐ-CP. Việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020 và Luật đầu tư mà không chịu sự điều chỉnh chung bởi Nghị định về quản lý con dấu như trước đây.
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu với hình thức và nội dung như nhau. Trước khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Tại khoản 3 Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 quy định:
- Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Quy định trên được hiểu là việc sử dụng con dấu công ty trên văn bản, giấy tờ không còn là bắt buộc. Mà, hiện nay việc có sử dụng con dấu doanh nghiệp hay không sử dụng con dấu trên văn bản, giấy tờ được quyết định bởi:
- Một là, quy định của pháp luật.
- Hai là, Điều lệ của Công ty quy định
- Ba là, sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp và các bên khác.
Như vậy, chúng ta có thể hiểu rằng công ty không sử dụng con dấu trong các văn bản, giao dịch, hợp đồng sẽ không làm ảnh hưởng tới giá trị của giao dịch mà công ty đã xác lập, thực hiện.
Nội dung bài viết:
Bình luận