Ví dụ cách ghi sổ cái

1. Hướng dẫn ghi sổ cái theo hình thức nhật ký chung

Nguyên tắc của hình thức kế toán nhật ký chung là tuân theo trình tự thời gian. Các thông tin chứng từ sẽ được ghi vào sổ nhật ký chung đầu tiên và từ đó ghi vào sổ cái. Quy trình ghi sổ cái theo hình thức nhật ký chung được định rõ như sau:

Cột A: Ghi ngày, tháng bằng số.

Cột B và C: Ghi số hiệu và ngày tháng của chứng từ ghi sổ.

Cột D: Ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ phát sinh.

Cột E: Ghi số trang trong sổ nhật ký chung chứa thông tin về nghiệp vụ này.

Cột F: Ghi số dòng trong sổ nhật ký chung có ghi nghiệp vụ này.

Cột H: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng với nghiệp vụ phát sinh trong sổ cái.

Cột 1 và 2: Ghi số tiền phát sinh vào phía Nợ hoặc Có tương ứng với từng nghiệp vụ kinh tế. Ở đầu kỳ, doanh nghiệp ghi số dư tài khoản vào dòng đầu tiên. Sau đó, số dư trong kỳ được cộng vào số dư đầu kỳ để tính toán lũy kế.

Mỗi tài khoản kế toán sẽ có một sổ cái riêng và kế toán phải hiểu rõ nội dung cần ghi cho từng tài khoản. Ví dụ, tài khoản 111 chỉ ghi nhận các khoản thu, chi dùng tiền mặt, ngoại tệ và vàng tiền tệ. Mặc dù có sự khác biệt về nội dung, cách ghi sổ cái cho mỗi tài khoản là giống nhau và tuân theo nguyên tắc kế toán. Cách ghi sổ cái cho tài khoản 111 và các tài khoản khác đều có cột Nợ và Có, cùng với thông tin về ngày, tháng và số hiệu. Trong đó, cột Nợ phản ánh các khoản tiền mặt, ngoại tệ và vàng tiền tệ dư thừa trong quỹ, chênh lệch tỷ giá hối đoái trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Việt Nam Đồng, chênh lệch giá vàng tiền tệ tăng. Cột Có phản ánh các khoản tiền mặt, ngoại tệ và vàng tiền tệ thiếu hụt trong quỹ, chênh lệch tỷ giá hối đoái trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Việt Nam Đồng, chênh lệch giá vàng tiền tệ giảm.

2. Hướng dẫn cách ghi sổ cái theo hình thức nhật ký sổ cái

Nhật ký sổ cái bao gồm hai phần: nhật ký và sổ cái. Phần nhật ký có các cột "Thứ tự dòng", "Ngày, tháng ghi sổ", "Số hiệu", "Ngày tháng". Phần sổ cái bao gồm nhiều cột ghi tài khoản. Mỗi cột có 2 phần Nợ và Có. Số lượng cột sẽ phụ thuộc vào số lượng tài khoản kế toán của doanh nghiệp.

Cách ghi nhật ký sổ cái có ưu điểm đơn giản, dễ thực hiện, nhưng chỉ phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và ít hoạt động kinh doanh. Đối với doanh nghiệp lớn có nhiều tài khoản kế toán, hình thức ghi sổ nhật ký sổ cái sẽ dễ gây sai sót và khó theo dõi.

3. Hướng dẫn cách ghi sổ cái theo hình thức nhật ký chứng từ

Với hình thức kế toán nhật ký chứng từ, sổ cái chỉ được ghi một lần vào cuối tháng hoặc cuối quý sau khi đã đối chiếu với nhật ký - chứng từ. Số phát sinh Nợ hoặc Có được ghi trong sổ cái dựa trên tài khoản Nợ hoặc Có trong nhật ký - chứng từ. Do đó, cách lập sổ cái theo hình thức nhật ký chứng từ sẽ có một số khác biệt so với hai hình thức kế toán trước đó. Sổ cái theo hình thức nhật ký chứng từ sẽ bao gồm 2 bảng. Bảng đầu tiên phản ánh số dư Nợ hoặc Có đầu năm. Bảng thứ hai phản ánh số liệu phát sinh trong từng tháng.

4. Hướng dẫn cách ghi sổ cái theo hình thức kế toán trên máy tính

Hình thức kế toán trên máy tính sử dụng phần mềm máy tính để hỗ trợ việc lập sổ cái. Cách làm sổ cái trên máy tính tuân theo nguyên tắc của một trong 3 hình thức kế toán đã nêu hoặc kết hợp các hình thức kế toán. Phần mềm máy tính được thiết kế dựa trên hình thức kế toán cụ thể và có cách trình bày tương ứng.

Thông thường, Microsoft Excel là một công cụ hữu ích trong việc lập sổ cái. Để tạo mẫu sổ cái trên Excel, doanh nghiệp cần xác định hình thức kế toán và các thành phần trong sổ cái theo hình thức kế toán đó. Đối với hình thức kế toán nhật ký chung, doanh nghiệp cần chuyển thông tin từ sổ nhật ký chung sang sổ cái. Để đảm bảo tính chính xác của thông tin, kế toán cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:

Đảm bảo rõ ràng các điều kiện về dữ liệu trong sổ cái.

Số dòng trong sổ cái và sổ nhật ký chung phải bằng nhau để đảm bảo việc lấy đủ thông tin.

Nếu tài khoản sổ cái thuộc cột tài khoản Nợ trong sổ nhật ký chung, tài khoản đối ứng sẽ nằm trong cột tài khoản Có trên cùng một dòng.

Số liệu trong sổ cái ở tài khoản Nợ hoặc Có phải được ghi tương ứng với sổ nhật ký chung.

Tiếp theo, cần lập công thức cho sổ cái trên Excel. Số dư tài khoản trên sổ cái có thể được lấy bằng cách sử dụng hàm VLOOKUP. Sau đó, sử dụng hàm IF để lấy ra các dòng báo cáo chi tiết và cuối cùng, sử dụng hàm MAX để tính số dư Nợ hoặc Có cuối kỳ.