Microsoft Access là một phần mềm thuộc dòng ứng dụng Microsoft 365 giúp tạo ra và quản lý chuyên nghiệp các cơ sở dữ liệu với các chức năng vô cùng đa dạng. Trong mảng phân tích thống kê, Microsoft Access vô cùng nổi tiếng và được xem là một công cụ có năng suất mạnh mẽ dành cho cả doanh nghiệp và người dùng doanh nghiệp. Trong bài viết hôm nay, cùng ACC tìm hiểu Về phần mềm quản lý văn bản bằng access nhé.
1. Về phần mềm quản lý văn bản bằng access là gì?
Microsoft Access (viết tắt là Access) hay hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS) là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ giúp người dùng lưu trữ và quản lý thông tin. Microsoft Access là một phần của bộ ứng dụng Microsoft Office và sử dụng công cụ cơ sở dữ liệu Microsoft Jet, vì vậy phần mềm này được sử dụng rộng rãi trên hệ điều hành Windows.
Sử dụng Microsoft Access, người dùng có thể cập nhật, chỉnh sửa thông tin khi cần thiết và kết xuất dữ liệu báo cáo nhanh chóng. Giống như Microsoft Excel, Microsoft Access cho phép bạn xem và chỉnh sửa dữ liệu nhưng có thể thực hiện các tác vụ phức tạp hơn và thao tác nhiều thông tin hơn.
2. Tính năng trong Microsoft Access
Microsoft Access không chỉ sở hữu cho mình những tính năng cơ bản nhất mà nó còn cập nhật thêm vô số những tính năng chi tiết để việc tạo bảng của người dùng trở nên thuận tiện hơn.
- Người dùng có thể sử dụng hệ thống Microsoft Access để tự phát triển cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ một hệ thống quản lý dữ liệu, thông tin riêng biệt.
- Microsoft Access giúp người dùng có khả năng thực hiện việc quản lý dữ liệu trong một số mảng của doanh nghiệp lớn như quản lý đơn hàng, thông tin đặt hàng, thông tin sản phẩm, quản lý thông tin trạng thái bán hàng,....
- Microsoft Access có khả năng hỗ trợ phát triển giao diện người dùng một cách cơ bản và đơn giản hơn rất nhiều cho quá trình nhập và lưu dữ liệu vào các bảng.
Một số những tính năng mạnh mẽ của Microsoft Access có thể thấy là:
- Chức năng tạo bảng tự động phù hợp với thông tin.
- Chức năng lưu trữ thông tin, dữ liệu cần thiết.
- Chức năng nhắc nhở, thông báo cập nhật thông tin.
- Chức năng đưa ra kết quả và xuất thông tin.
- Chức năng thiết lập các mối liên hệ giữa các bảng với nhau.
- Tác vụ thêm bảng vào mối quan hệ và truy vấn luôn sẵn sàng mở ngay cả khi bạn làm việc.
- Trình quản lý bảng giúp người dùng có thể làm mới, liên kết lại hoặc loại bỏ các bảng đã liên kết.
3. Đối tượng chính của Microsoft Access là gì?
Cơ sở dữ liệu trong Access được cấu thành bởi nhiều đối tượng, trong đó có 4 đối tượng chính: Table (Bảng), Queries (Truy vấn), Form (Biểu mẫu) và Report (Báo cáo).
1. Table (Bảng)
Bảng là xương sống và là nơi chứa dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu. Các bảng không thực hiện bất kỳ hoạt động nào khác mà chỉ lưu trữ dữ liệu sẽ được sử dụng sau này cho các hoạt động hữu ích khác. Các bảng chứa dữ liệu trông hơi giống bảng trong Microsoft Word hoặc Microsoft Excel Spreadsheet. Chúng có các cột và hàng, mỗi cột sẽ có một tên trường ở trên cùng và mỗi hàng sẽ đại diện cho một bản ghi. Dưới đây là một ví dụ về bảng truy cập MS:
2. Queries (Truy vấn)
Truy vấn là câu lệnh yêu cầu phần mềm tiến hành tìm kiếm chi tiết từ cơ sở dữ liệu. Các truy vấn có thể sắp xếp, tính toán, nhóm, lọc, nối bảng, cập nhật dữ liệu, chèn hoặc xóa dữ liệu,… Ngôn ngữ truy vấn cơ sở dữ liệu Microsoft Access là SQL. Sức mạnh của chúng là vô cùng lớn. Truy vấn rất hữu ích khi chỉ trích xuất những phần thông tin hữu ích từ một kho dữ liệu khổng lồ.
3. Form (Biểu mẫu)
Biểu mẫu là giao diện chính mà người dùng CSDL sẽ nhập dữ liệu. Lập trình viên có thể cài đặt các biểu mẫu để chỉ hiển thị dữ liệu được yêu cầu. Biểu mẫu hiển thị dữ liệu từ chính Bảng lưu trữ và giúp thực hiện các tác vụ cần thiết. Biểu mẫu về cơ bản là một cách hướng dẫn mọi người sử dụng phần mềm thực hiện các thao tác khác nhau (như sắp xếp, thêm, hiển thị…) theo cách dễ nhìn hơn.
Bạn cũng có thể trực tiếp thực hiện các thao tác với Bảng. Tuy nhiên, nếu tập dữ liệu của bạn có kích thước rất lớn, bạn có thể gặp vấn đề khi xóa dữ liệu. Dưới đây là một ví dụ về Biểu mẫu:
Màn hình phân tích điểm khóa học hiển thị trực quan các điểm cho bất kỳ khóa học nào và cho phép so sánh với các năm trước để kiểm tra tính nhất quán trong các tiêu chuẩn và đánh giá
4. Report (Báo cáo)
Báo cáo là một đối tượng trong cơ sở dữ liệu được thiết kế để định dạng, tính toán, in và tóm tắt dữ liệu đã chọn. Các Báo cáo là tài liệu tĩnh, dễ hiểu, dễ nhìn, linh động và có thể trình bày. Báo cáo là các đối tượng giúp hiển thị một phần cụ thể để làm nổi bật phần quan trọng. Báo cáo được sử dụng để xuất dữ liệu sang một thiết bị hoặc ứng dụng khác, chẳng hạn như máy in, fax, Microsoft Word hoặc Microsoft Excel.
4. Cách sử dụng Microsoft Access
Để có thể giúp bạn sử dụng Microsoft Access một cách hiệu quả, Bizfly Cloud sẽ đưa ra hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Microsoft Access trong phần nội dung sau đây:
- Tạo cơ sở dữ liệu:
- Bước 1: Chọn File trên thanh công cụ của Microsoft Access -> Chọn New. Tại các bản cập nhật mới, bạn có thể mở một cơ sở dữ liệu trống và chọn một mẫu có sẵn.
- Bước 2: Đặt tên File tương ứng với nội dung có trong dữ liệu để dễ dàng hơn trong việc phân biệt và quản lý các dữ liệu khác nhau có trong Microsoft Access. Nếu bạn muốn đổi tên file thì chọn File (file này trong folder đã lưu) -> chọn Rename.
- Nhập dữ liệu:
- Bước 1: Xác định thông tin dữ liệu để xác định cấu trúc dữ liệu đồng thời tìm một hình thức cơ sở dữ liệu một cách hợp lý. Các loại định dạng dữ liệu có thể thấy như kiểu bảng, kiểu truy vấn, kiểu báo cáo,..
- Bước 2: Nhập nội dung vào từng dạng riêng biệt để tạo bảng đầu tiên. Bạn nên bắt đầu nhập vào bảng bằng cách sao chép nội dung, dán nội dung hoặc nhập thủ công. Các dữ liệu này sẽ được điền thành từng cột riêng biệt và các hồ sơ sẽ được điền thành từng hàng riêng biệt.
- Bước 3: Microsoft Access có thể giúp bạn chia sẻ và lấy được thông tin từ một dữ liệu khác bằng cách thực hiện sau: Chọn Tab External Data -> Chọn tập tin muốn nhập dữ liệu -> Chuyển tới vị trí chứa dữ liệu -> Xác định vị trí lưu mới.
- Bước 4: Chèn các cột, bảng bằng các thanh công cụ có trong Microsoft Access.
- Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng:
- Bước 1: Bạn cần hiểu rõ được các hoạt động của các khoá. Mỗi cột bảng sẽ có một mục riêng. Cột ID được Access tạo ra để tăng số lượng mỗi mục chính là khoá chính. Bảng cũng chứa khoá ngoài.
- Bước 2: Chọn Tab -> Chọn Database Tools -> Chọn Relationship
- Bước 3: Nhấn giữ chuột từ bảng này tới một bảng khác để tạo ra mối liên hệ giữa chúng. Khi tạo liên hệ, chọn mục Enforce Referential Integrity.
- Tạo truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn
- Bước 1: Mở công cụ Query Design -> Chọn Create -> Tiếp tục công việc thiết kế truy vấn.
- Bước 2: Chọn The Show Table -> Nhấn chuột vào bảng cần chạy truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn -> Chọn Close
- Bước 3: Thêm một trường được tạo ra -> Nhấn chuột và chọn cột truy vấn -> Chọn Design.
- Bước 4: Thêm những tiêu chuẩn cần thiết (Bạn có thể lựa chọn các kiểu tiêu chuẩn khác nhau).
- Bước 5: Chọn Design -> Chọn Run để xem kết quả và chọn Ctrl + S để lưu truy vấn.
- Tạo và dùng biểu mẫu: Thông thường, người dùng thường lựa chọn thiết lập biểu mẫu để việc sử dụng và quan sát dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.
- Bước 1: Chọn bảng cần sử dụng để tạo biểu mẫu.
- Bước 2: Chọn Form trong một Tab mới -> tạo một biểu mẫu tự động trong các trường của bảng.
- Bước 3: Điều hướng các biểu mẫu mới bằng nút mũi tên ở phía dưới trên cùng có khả năng di chuyển các hồ sơ.
- Tạo một báo cáo:
- Bước 1: Chọn một bảng hoặc một truy vấn
- Bước 2: Nhập một tab mới
- Bước 3: Thiết lập nguồn cho các báo cáo trống.
- Bước 4: Thêm các trường vào báo cáo.
- Bước 5: Thêm các nhóm vào báo cáo.
- Bước 6: Lưu và chia sẻ báo cáo.
Nội dung bài viết:
Bình luận