Văn phòng ảo là gì? Sử dụng văn phòng ảo khi thành lập doanh nghiệp có vi phạm pháp luật hay không?

Văn phòng ảo không giới hạn trong không gian vật lý, người làm việc tại đây có thể làm việc từ bất cứ nơi đâu, bằng cách sử dụng các công cụ và dịch vụ truyền thông điện tử, như email, điện thoại, video họp trực tuyến, và nhiều hơn nữa. Hãy tìm hiểu chi tiết hơn trong bài viết dưới đây.

Văn phòng ảo

1. Văn phòng ảo là gì?

Những năm gần đây thì kinh tế nước đã phát triển hơn rất nhiều. Kéo theo đó là nhiều cá nhân có ý tưởng, dự định mạnh mẻ khởi nghiệp qua hình thức thành lập công ty để thực hiện hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, trong giai đoạn khởi nghiệp, đa số những người trẻ, không có điều kiệu tài chính, quy mô doanh nghiệp nhỏ thì khó mà sở hữu được một mảnh đất, cơ sở để thành lập công ty bởi những hạn chế về nguồn vốn.

Việc thuê riêng một văn phòng để tiến hành hoạt động kinh doanh cũng tiêu tốn khá nhiều chi phí mỗ tháng. Vì thế, trong những năm gần đây đã xuât hiện dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, để các doanh nghiệp có thể thuê địa chỉ văn phòng này để lập hồ sơ đề nghị đăng ký kinh doanh.

Theo đó, văn phòng ảo được hiểu là một địa điểm được các công ty thuê để sử dụng làm địa chỉ trụ sở chính khi đăng ký kinh doanh và treo biển hiệu của công ty để qua mặt các cơ quan chức năng.

Thực chất, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có thể diễn ra ở một địa điểm khác như chung cư, nhà ở không đủ điều kiện để đăng ký kinh doanh.

2. Thuê văn phòng ảo có những ưu điểm và nhược điểm như thế nào?

Thuê văn phòng ảo có những ưu điểm và nhược điểm như thế nào? 

- Ưu điểm:

+ Đa phần doanh nghiệp thuê văn phòng ảo là doanh nghiệp nhỏ, vừa mới khởi nghiệp nên kinh phí còn hạn chế. Thay vì việc mua đất, mua cơ sở hoặc thuê riêng một văn phòng để làm địa chỉ đăng ký kinh doanh thì việc thuê văn phòng ảo (nơi mà còn rất nhiều doanh nghiệp khác cùng đăng ký sử dụng làm địa chỉ kinh doanh) sẽ tiết kiệm chi phí hơn.

+ Đa số các văn phòng ảo đều tọa lạc ở những tòa nhà lớn ở trung tâm các thành phố. Vì thế việc thuê văn phòng ảo tại đây sẽ giúp nâng tầm của doanh nghiệp hơn. Tạo cho khách hàng, đối tác sự tin tưởng khi doanh nghiệp có hình ảnh tốt.

- Nhược điểm:

+ Thuê văn phòng ảo thì một văn phòng sẽ được rất nhiều doanh nghiệp đồng thời đăng ký làm trụ sở kinh doanh. Do đó, việc sử dụng văn phòng ảo tương đối khó khăn khi doanh nghiệp phải đặt lịch trước, chờ sự bố trí của ban quản lý tòa nhà,...

+ Có những khách hàng, đối tác kỹ tính thì có yêu cầu được đến trụ sở của doanh nghiệp để tiến hành việc thỏa thuận, ký hợp đồng. Như đã phân tích thì thuê văn phòng ảo chỉ để treo biển hiệu nhằm qua mặt cơ quan chức năng. Do đó, việc sử dụng văn phòng ảo để tiếp đón khách hàng, đối tác rất là khó khăn.

+ Một văn phòng ảo có thể được rất nhiều công ty sử dụng để đăng ký trụ sở chính. Do đó, dễ dẫn đến tình trạng khách hàng bị nhầm lẫn do quá nhiều công ty có cùng một địa chỉ trụ sở chính như nhau.

+ Dễ xảy ra tranh chấp với bên cho thuê văn phòng ảo. Vì bản chất vẫn là hoạt động cho thuê nên dễ dẫn đến các tranh chấp như thanh toán, thời gian thuê, chí phí thuê, sử dụng dịch vụ...

3. Sử dụng văn phòng ảo có vi phạm pháp luật hay không? Nếu có thì mức xử phạt là bao nhiêu?

Căn cứ vào Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau:

“Điều 42. Trụ sở chính của doanh nghiệp

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

Theo quy định trên thì trụ sở chính của doanh nghiệp phải đặt tại Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và xác định theo địa giới đơn vị hành chính.

Như vậy, pháp luật không cấm trường hợp một địa chỉ sử dụng là trụ sở chính cho nhiều doanh nghiệp. Do đó, việc sử dụng văn phòng ảo để làm địa chỉ đăng ký thành lập doanh nghiệp (địa chỉ trụ sở chính) là không trái với quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo để làm địa chỉ trụ sở chính, có treo biển hiểu công ty đúng quy định pháp luật nhưng không thực hiện hoạt động kinh doanh tại đây mà lại thực hiện hoạt động kinh doanh ở một địa điểm khác không có thông báo với cơ quan chức năng thì sẽ vi phạm quy định pháp luật.

Cụ thể tại Điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định như sau:

“Điều 54. Vi phạm về thành lập, chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

1. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Kinh doanh ở địa điểm mà không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp (trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp) hoặc chi nhánh (trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh) thực hiện hoạt động kinh doanh.

Trường hợp có vi phạm pháp luật về thuế thì xử lý theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế;

b) Chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nhưng không thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh;

c) Chuyển trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nơi chi nhánh, văn phòng đại diện đã đăng ký nhưng không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh, văn phòng đại diện chuyển đến.

2. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 1 Điều này.”

Xét tiếp khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau:

“Điều 44. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

…

3. Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.”

4. Mọi người cũng hỏi

Câu hỏi 1: Văn phòng ảo là gì?

Câu trả lời: Văn phòng ảo là một dịch vụ cung cấp địa chỉ kinh doanh, số điện thoại và hỗ trợ các dịch vụ liên quan đến quản lý văn phòng mà không yêu cầu một vị trí văn phòng thực tế. Nó giúp doanh nghiệp hoặc cá nhân có mặt bằng ảo để thể hiện sự chuyên nghiệp và tăng tính hình thức trong hoạt động kinh doanh.

Câu hỏi 2: Những dịch vụ cơ bản của văn phòng ảo là gì?

Câu trả lời: Văn phòng ảo cung cấp các dịch vụ cơ bản như cung cấp địa chỉ kinh doanh, số điện thoại, quản lý thư từ, nhận và chuyển tiếp cuộc gọi, quản lý lịch hẹn và sự kiện, cũng như cung cấp dịch vụ hỗ trợ thư ký và quản lý văn bản.

Câu hỏi 3: Ai có thể sử dụng dịch vụ văn phòng ảo?

Câu trả lời: Dịch vụ văn phòng ảo thường phù hợp cho các doanh nghiệp mới thành lập, công ty nhỏ và vừa, các chuyên gia tự do, và các tổ chức hoặc cá nhân không cần một văn phòng vật lý lớn để hoạt động kinh doanh.

Câu hỏi 4: Lợi ích của sử dụng văn phòng ảo là gì?

Câu trả lời: Sử dụng văn phòng ảo giúp tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng văn phòng, quản lý hợp đồng và thiết bị văn phòng. Nó cũng tạo ra sự linh hoạt cho doanh nghiệp khi có thể thay đổi địa chỉ kinh doanh dễ dàng. Hơn nữa, văn phòng ảo giúp tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách hàng mà không cần có vị trí văn phòng cố định.

Trên đây là một số chia sẻ của công ty Luật ACC về Văn phòng ảo là gì? Sử dụng văn phòng ảo khi thành lập doanh nghiệp có vi phạm pháp luật hay không?. Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc vấn đề nào liên quan đến vấn đề này hãy liên hệ với ACC để được giải đáp nhé!