Hiện nay, hóa đơn điện tử đã và đang được áp dụng ngày càng rộng rãi nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn còn bỡ ngỡ, chưa nắm được những thông tin thiết yếu về hóa đơn điện tử. Ngoài ra, trên thị trường cũng có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và mỗi một nhà cung cấp dịch vụ lại có những hệ thống quản lý riêng biệt từ đó dẫn đến việc khách hàng gặp khó khăn trong việc sử dụng cũng như tra cứu về thông tin hóa đơn của mình. Thấu hiểu được những khó khăn mà quý bạn đọc gặp phải, ACC có bài viết để giải đáp cụ thể hơn những thông tin thiết yếu về hóa đơn điện tử và hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử E-Invoice.
1. Hóa đơn điện tử là gì? Gồm những loại nào?
Theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ thì Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác đảm bảo đúng quy định về nội dung hóa đơn điện tử
2. Thế nào là hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế?
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Tìm hiểu các cách tra cứu tiền điện đơn giản và nhanh chóng nhất trong bài viết: Tra cứu hoá đơn tiền điện
3. Cách tra cứu hóa đơn điện tử của E-Invoice
Bước 1: Truy cập vào đường link https://einvoice.vn/tra-cuu
Bước 2: Nhập thông tin của hóa đơn cần tra cứu vào các ô tương ứng như: Mã nhận hóa đơn.
Bước 3: Nhập Mã kiểm tra và nhấn vào nút Tra cứu hóa đơn để tra cứu hóa đơn với thông tin đã nhập
Bước 4: Sau khi Hóa đơn hiển thị trên màn hình, bạn có thể tùy chọn:
- Tải hóa đơn về lưu trữ bằng cách nhấn vào nút Download file hóa đơn
- Ký điện tử vào hóa đơn bằng cách nhấn vào nút Thực hiện ký hóa đơn
Bước 5: Nếu bạn chọn Thực hiện ký hóa đơn, bạn cần cắm chữ ký số bạn sẽ dùng để ký vào máy tính. Trường hợp trình duyệt của bạn chưa cài đặt Java để chạy chữ ký số, bạn vui lòng thực hiện tải về và cài đặt Java theo như hướng dẫn đính kèm.
Bước 6: Trình duyệt sẽ tìm kiếm và hiển thị tất cả những chữ ký số đang kết nối đến máy tính của bạn. Bạn chọn chữ ký số dùng để ký hóa đơn và nhấn nút Chọn.
Bước 7: Sau khi chọn xong chữ ký số và thực hiện ký xong, website sẽ báo về kết quả Ký thành công.
Bước 8: Bạn có thể tải về file hóa đơn có đầy đủ chữ ký của hai bên bằng cách nhấn vào Download file hóa đơn.
4. Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử
1. Hóa đơn điện tử có liên không?
Trả lời:
Hóa đơn điện tử chỉ có một bản duy nhất nên không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn điện tử duy nhất.
2. Để xem được hóa đơn điện tử sau khi tải về máy tính tôi phải làm gì?
Trả lời:
Sau khi khách hàng đã tải về hóa đơn điện tử dưới dạng file nén (.zip), khách hàng vui lòng làm theo các bước sau để mở hóa đơn:
- Giải nén file .zip vừa tải về
- Vào thư mục vừa giải nén, kích chuột phải vào file hóa đơn có đuôi .xml
- Bạn có thể dùng trình duyệt web IE để xem hóa đơn bằng cách: chọn Open with và chọn Internet Explorer (IE), trường hợp IE ko hiển thị, thì khách hàng chọn Browse để tìm IE.
- Sau khi kích chọn xong hóa đơn sẽ tự động hiển thị lên cho khách hàng xem
Ngoài ra khi sử dụng phần mềm E-Invoice của công ty Thái Sơn cung cấp, trong email mà khách hàng nhận được có đính kèm Hướng dẫn chi tiết cách xem hóa đơn và các văn bản pháp lý liên quan đến hóa đơn điện tử giúp khách hàng khi nhận được hóa đơn điện tử qua email sẽ yên tâm chấp nhận hóa đơn điện tử không còn hoài nghi, thắc mắc. Khách hàng chỉ cần click vào đường dẫn Xem hướng dẫn chi tiết là file Hướng dẫn sẽ được tải về máy, khách hàng mở file vừa tải và làm theo các bước như trong hướng dẫn là có thể xem được hóa đơn.
3. Để xem được hóa đơn điện tử tôi có cần phải cài đặt thêm phần mềm gì nữa không?
Trả lời:
Để xem được hóa đơn điện tử, máy tính của khách hàng nếu chưa có thì cần cài đặt thêm các chương trình như:
- Chương trình giải nén Winrar, hoặc dùng tính năng giải nén của Windows dùng để giải nén file nén .zip,
- Chương trình đọc file PDF có thể là Foxit Reader, Adobe Reader, …để xem hóa đơn điện tử chuyển đổi dưới dạng file PDF.
4. Khi phát hiện thông tin hóa đơn điện tử bị sai sót (thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa, giá cả,…) tôi phải làm gì?
Trả lời:
Trong trường hợp khách hàng phát hiện ra có sai sót trong hóa đơn được nhận, khách hàng cần:
- Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để xử lý các sai sót của hóa đơn
- Nếu trường hợp bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn để khai báo thuế, bên mua cần phối hợp với bên bán để đưa ra phương án xử lý phù hợp:
+ Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và dấu của hai bên
+ Lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc xóa bỏ hóa đơn
5. Khách hàng (bên mua) có cần phải lưu trữ hóa đơn ở dạng giấy không?
Trả lời:
Khách hàng sau khi mua hàng sẽ được bên bán gửi cho hóa đơn điện tử dưới dạng file .xml. Khách hàng không cần phải lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trên trang web tra cứu hóa đơn mà bên bán cung cấp. Nếu cẩn thận khách hàng có thể tải file hóa đơn được nén dưới dạng .zip về để lưu trữ. Trường hợp khách hàng vẫn cần hóa đơn bản giấy để bộ phận kế toán lưu trữ theo Luật Kế toán thì bên bán sẽ in một bản hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, ký đóng dấu và gửi cho khách hàng.
6. Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua có thể thanh toán với bên bán bằng hình thức nào?
Trả lời:
Trường hợp bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua vẫn có thể thanh toán với bên bán bằng các phương thức giống như khi sử dụng hóa đơn giấy:
+ Tiền mặt
+ Chuyển khoản
+ Thẻ tín dụng
+ Các hình thức khác
Về thời gian thanh toán trước hay sau khi nhận hóa đơn thì bên mua với bên bán có thể thỏa thuận với nhau để đưa ra phương án hợp lý nhất.
7. Khách hàng có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử hay không?
Trả lời:
- Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.
- Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.
- Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.
- Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn
8. Khách hàng kê khai thuế với hóa đơn điện tử như thế nào?
Trả lời:
- Khách hàng sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.
- Khách hàng có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế.
Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu của chúng tôi về Tra cứu hóa đơn E-Invoice - Hướng dẫn chi tiết - chính xác theo quy định cập nhật mới nhất năm 2022. Chúng tôi mong rằng quý khách hàng đã nắm được những thông tin hữu ích liên quan đến quyền lợi của mình. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý khách hàng còn thắc mắc hay quan tâm nào và có nhu cầu sử dụng dịch vụ của ACC xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.
Nội dung bài viết:
Bình luận