Quy trình điền tờ khai xin visa Đức online [Hướng dẫn chi tiết]

Hiện nay, việc điền tờ khai xin visa Đức online là cách thức đơn giản và tiện lợi giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Tuy nhiên, nhiều bạn gặp khó khăn trong việc điền thông tin chính xác và đầy đủ. Bài viết sau đây sẽ sẽ cung cấp một Quy trình điền tờ khai xin visa Đức online [Hướng dẫn chi tiết], đảm bảo bạn hoàn thành hồ sơ một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Quy trình điền tờ khai xin visa Đức online [Hướng dẫn chi tiết]

1. Tờ khai xin visa Đức là gì?

Tờ khai xin visa Đức là gì?

Tờ khai xin visa Đức là tài liệu mà người nộp đơn cần điền để xin visa vào Đức. Đây là một bước quan trọng trong quy trình xin visa và thường chứa các thông tin cá nhân, thông tin liên hệ, mục đích chuyến đi, thông tin về lịch trình, và các chi tiết khác cần thiết cho việc xét duyệt visa. Tờ khai này thường được nộp cùng với các giấy tờ bổ trợ khác như hộ chiếu, ảnh, thư mời (nếu có), bằng chứng về bảo hiểm, và bằng chứng tài chính. 

2. Quy trình điền tờ khai xin visa Đức online

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước để điền tờ khai xin visa Đức, kèm theo các mục cần chú ý và chi tiết thông tin cần điền:

Bước 1: Truy cập vào trang web của Trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin visa Đức (VFS Global)

Sau khhi đã truy cập website của Trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin visa Đức (VFS Global): https://visa.vfsglobal.com/vnm/vi/deu. Bạn chọn "Đặt lịch hẹn ngay", sau đó chọn "Lãnh sự quán/Trung tâm tiếp nhận hồ sơ" gần bạn nhất và chọn loại visa.

Từ đây, bạn cần điền đầy đủ thông tin cá nhân và thông tin về hồ sơ xin visa.

Bước 2: Điền Thông tin Cá nhân (Personal Details)

- Họ và tên: Điền họ tên đầy đủ, chính xác theo giấy khai sinh. Sử dụng chữ cái, không dùng chữ số hoặc ký tự đặc biệt khác.

- Ngày tháng năm sinh: Điền ngày tháng năm sinh theo định dạng dd/mm/yyyy.

- Nơi sinh: Điền chính xác thông tin như trong giấy khai sinh.

- Quốc gia bạn sinh ra: Ghi rõ tên quốc gia (ví dụ: Việt Nam).

- Quốc tịch bạn đang mang hiện tại: Chọn quốc tịch theo giấy khai sinh hoặc giấy chứng minh quốc tịch.

- Tình trạng hôn nhân: Điền "đã kết hôn" nếu có giấy đăng ký kết hôn, hoặc "chưa kết hôn" nếu chưa.

- Quan hệ họ hàng thân nhân: Chọn đúng mối quan hệ, ví dụ như vợ/chồng, bố/mẹ, ông/bà, con cháu, v.v.

- Họ tên người thân: Bạn sẽ điền đầy đủ họ và tên của người sang thăm thân theo đúng như giấy tờ tùy thân của họ. 

- Ngày tháng năm sinh: Bạn cần điền theo định dạng dd/mm/yyyy.

- Quốc tịch hiện tại của người sang thăm thân: Chọn quốc tịch có ghi trên giấy khai sinh (hay còn gọi là quốc tịch gốc). 

- Số giấy thông hành hoặc chứng minh thư: Bạn sẽ điền theo số trên số thẻ chứng minh thư hoặc giấy thông hành. 

- Công việc hiện tại: Hãy chọn một công việc trong danh mục tương ứng với bản thân bạn. 

• Chuyên gia CNTT
• Chính trị gia
• Cán bộ kỹ thuật hành chính
• Cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp
• Công chức
• Công nhân
• Cảnh sát, quân đội
• Doanh nhân
• Giáo sĩ, tăng ni sư
• Giáo viên
• Hành nghề tự do
• Hưu trí
• Kiến trúc sư
• Kỹ thuật viên các ngành khác,…

- Tên công ty và số điện thoại: Bạn sẽ điền số điện thoại nơi mà bạn đang và đã làm việc hoặc tên trường học của bạn hiện tại.

- Đường/ Số nhà/ Các thông tin về địa chỉ: Bạn cần ghi chính xác và chi tiết về địa chỉ nơi bạn làm việc hoặc trường bạn đang theo học.

- Mã bưu chính/ Địa điểm/ Nước: Tất cả bạn cần điền đầy đủ không được phép bỏ trống.

Bước 3: Điền Thông Tin Liên Lạc (Contact Data)

- Tên Đường/ Số Nhà/ Mã Bưu Chính/ Địa Điểm/ Nước: Đây là các mục bắt buộc phải điền đầy đủ. Không được bỏ trống bất kỳ mục nào.

- Cư trú tại quốc gia khác với quốc gia hiện có quốc tịch: Nếu bạn đang cư trú ở quốc gia khác với quốc gia có quốc tịch, hãy chọn “Có” và điền các thông tin sau:

• Loại giấy phép quay lại/ giấy phép lưu trú: Điền loại giấy phép lưu trú.
• Số giấy phép quay lại/ giấy phép lưu trú: Điền số giấy phép lưu trú.
• Có giá trị đến: Điền ngày hết hạn của giấy phép lưu trú.

- Thông tin khác (Địa chỉ/ Số điện thoại/ Thư điện tử): Tuy không bắt buộc, nhưng nên điền đầy đủ để hồ sơ được hoàn thiện.

Bước 4: Điền Các Loại Giấy Tờ (Documents)

- Loại giấy thông hành: Chọn một trong những loại phù hợp với bạn:

• Hộ chiếu.
• Giấy thông hành quốc gia.
• Giấy thông hành Liên hợp quốc.

- Thông tin cần điền: Điền số giấy thông hành, ngày cấp, có giá trị đến, và quốc gia cấp. Thông tin này phải trùng khớp với loại giấy tờ đã chọn.

- Dữ liệu sinh trắc học: Nếu đã lấy dấu vân tay, hãy điền thông tin. Nếu chưa, bỏ qua phần này.

Bước 5: Điền Thông Tin Chuyến Đi – Travel Data đến Đức

- Các thông tin về chuyến đi phải được cung cấp đầy đủ như sau:

• Mục đích chính của chuyến đi đến Đức: Chọn một trong những mục đích chính như Thăm thân, Du lịch, Công tác, Sức khỏe, hoặc Quá cảnh.
• Thông tin khác (nếu có): Nếu có mục đích khác, hãy điền rõ.
• Nước thành viên sẽ nhập cảnh đầu tiên: Điền quốc gia mà bạn nhập cảnh đầu tiên trong khối Schengen.
• Điểm đến chính: Điền quốc gia bạn sẽ đến chính trong khối Schengen. Đây là nơi bạn sẽ dành nhiều thời gian nhất hoặc là mục tiêu chính của chuyến đi.
• Số lần nhập cảnh mong muốn: Chọn số lần nhập cảnh mong muốn (một lần, nhiều lần,...).
• Ngày dự kiến nhập cảnh vào khối Schengen: Điền ngày dự kiến bạn sẽ nhập cảnh.
• Ngày dự kiến xuất cảnh khỏi khối Schengen: Điền ngày dự kiến bạn sẽ rời khỏi khối Schengen.
• Thời gian lưu trú hoặc quá cảnh (số ngày): Điền số ngày dự kiến lưu trú.
• Visa Schengen trong 3 năm qua: Nếu đã được cấp visa Schengen, điền thông tin giá trị từ ngày bao nhiêu đến ngày bao nhiêu.

Bước 6: Nhận Chi Trả Chi Phí Xin Visa Đức – Assumption of Costs

- Đối tượng chi trả cho chuyến đi: Chọn người chi trả cho chuyến đi (bản thân, công ty, người mời, v.v.).

- Hình thức chi trả: Chọn cách chi trả (tiền mặt, thẻ tín dụng, v.v.).

- Thông tin người chi trả (nếu khác với người mời): Nếu người chi trả khác với người mời, cần kê khai thông tin người chi trả (tên, địa chỉ, số liên hệ,...).

3. Một số lưu ý khi điền tờ khai xin visa Đức online

Trước khi bắt đầu điền tờ khai, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau đây:

• Hãy chắc chắn bạn có đầy đủ thông tin cá nhân, lịch sử công việc, học vấn, hộ chiếu, và chi tiết của chuyến đi.
• Tất cả thông tin phải chính xác và trùng khớp với các tài liệu hỗ trợ khác như hộ chiếu, giấy tờ chứng minh tài chính, và giấy tờ liên quan đến mục đích của chuyến đi.
• Đảm bảo địa chỉ email và số điện thoại của bạn là chính xác. Đây là cách chính để nhận thông báo từ Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán.
• Nếu tờ khai yêu cầu bằng tiếng Anh hoặc tiếng Đức, hãy sử dụng đúng ngôn ngữ. Sử dụng ngôn ngữ không đúng có thể dẫn đến đơn bị từ chối.
• Đảm bảo tất cả các thông tin bắt buộc được điền đầy đủ. Đơn có các thông tin bỏ trống hoặc không rõ ràng có thể bị từ chối.
• Chọn đúng loại visa bạn cần. Chọn sai có thể gây ra sự chậm trễ hoặc từ chối visa.
• Hãy tuân theo hướng dẫn về định dạng ngày tháng, tên, và các thông tin khác. Sử dụng sai định dạng có thể gây nhầm lẫn.
• Trước khi gửi đơn, hãy chụp ảnh hoặc lưu giữ bản sao của toàn bộ tờ khai. Điều này sẽ hữu ích nếu bạn cần kiểm tra lại thông tin hoặc chứng minh thông tin bạn đã cung cấp.
• Trước khi gửi tờ khai, kiểm tra kỹ tất cả thông tin để đảm bảo không có sai sót hoặc thiếu sót.
• Để tránh sự cố do quá tải hệ thống, hãy chọn thời gian ít người dùng để nộp đơn. Thông thường, buổi sáng sớm hoặc chiều muộn có thể là thời gian tốt.
• Nếu bạn không chắc chắn về cách điền hoặc có câu hỏi về quy trình, hãy liên hệ với các dịch vụ tư vấn du học hoặc Đại sứ quán Đức để được hướng dẫn.

4. Hướng dẫn xử lý khi gặp sự cố trong quá trình nộp đơn online

Nếu bạn gặp sự cố trong quá trình nộp đơn online, hãy xem xét sử dụng dịch vụ tư vấn du học, tư vấn làm hồ sơ xin visa để được hỗ trợ trực tiếp, hoặc thử các cách sau đây:

Xác định lỗi:

• Ghi lại chi tiết lỗi: Trước khi tìm cách giải quyết, ghi lại thông báo lỗi, ảnh chụp màn hình (nếu có), và các bước bạn đã thực hiện trước khi gặp lỗi. Điều này giúp bạn hoặc bộ phận hỗ trợ kỹ thuật dễ dàng hiểu vấn đề.

• Phân tích lỗi: Kiểm tra thông báo lỗi để xác định nguyên nhân. Đôi khi thông báo này có thể cung cấp manh mối về sự cố.

• Tham khảo hướng dẫn sử dụng hoặc FAQ: Xem trên trang web hoặc tài liệu hướng dẫn để tìm giải pháp cho lỗi bạn gặp phải.

Tìm kiếm giải pháp:

- Thử tự xử lý: Nếu lỗi đơn giản, bạn có thể thử một số biện pháp khắc phục sau:

• Đợi một thời gian ngắn rồi thử lại, vì sự cố có thể do quá tải hệ thống.

• Đổi sang trình duyệt khác hoặc dùng một thiết bị khác.

• Đảm bảo kết nối internet ổn định, thử làm mới trang hoặc khởi động lại trình duyệt.

• Xóa bộ nhớ cache hoặc cookie.

• Thử kết nối với mạng Wi-Fi khác hoặc dùng kết nối dữ liệu di động.

- Liên hệ bộ phận hỗ trợ kỹ thuật: Nếu sự cố vẫn không thể giải quyết, hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ của trang web hoặc Đại sứ quán. Khi liên hệ, hãy:

• Cung cấp đầy đủ thông tin về lỗi, bao gồm chi tiết lỗi, ảnh chụp màn hình (nếu có), các bước bạn đã thực hiện trước khi gặp lỗi và thông tin liên hệ của bạn.

• Kiên nhẫn chờ đợi phản hồi từ bộ phận hỗ trợ. Đôi khi, họ có thể cần thời gian để giải quyết vấn đề của bạn.

Các biện pháp bổ sung:

• Kiểm tra thông báo từ trang web chính thức hoặc Đại sứ quán: Đôi khi, trang web có thể đang trong quá trình bảo trì, gây gián đoạn dịch vụ.

• Sử dụng VPN: Nếu vấn đề liên quan đến việc truy cập từ một khu vực cụ thể, thử sử dụng dịch vụ VPN để kết nối từ một địa điểm khác.

• Thay đổi địa chỉ IP: Nếu bạn bị chặn bởi địa chỉ IP, thử sử dụng địa chỉ IP khác hoặc yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ internet thay đổi địa chỉ IP.

Nếu bạn vẫn không thể giải quyết sự cố, hãy tìm kiếm sự trợ giúp từ một chuyên gia hoặc người có kinh nghiệm trong việc xử lý các vấn đề kỹ thuật. Hãy luôn lưu giữ thông tin liên quan đến sự cố để sử dụng trong tương lai nếu cần.

5. Câu hỏi thường gặp

Người Việt Nam có cần xin visa để nhập cảnh vào Đức?

Có. Người Việt Nam cần xin visa để nhập cảnh vào Đức. Visa là giấy tờ cho phép người nước ngoài nhập cảnh vào một quốc gia cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định. Visa Đức có nhiều loại khác nhau, tùy thuộc vào mục đích chuyến đi của bạn.

Bạn có thể theo dõi tiến độ xét duyệt hồ sơ xin visa đi Đức?

Có thể. Bạn có thể theo dõi tiến độ xét duyệt hồ sơ xin visa đi Đức qua hệ thống của trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin visa được ủy quyền.

Nếu hồ sơ xin visa đi Đức của bạn bị từ chối, bạn có thể nộp đơn xin cấp lại visa?

Có thể. Nếu hồ sơ xin visa đi Đức của bạn bị từ chối, bạn có thể nộp đơn xin cấp lại visa sau 3 tháng. Tuy nhiên, bạn cần khắc phục những lý do dẫn đến việc bị từ chối visa trước đây và cung cấp hồ sơ đầy đủ, chính xác hơn.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Quy trình điền tờ khai xin visa Đức online [Hướng dẫn chi tiết]. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.