Quản lý tài liệu nói chung là lĩnh vực quản lý có trách nhiệm kiểm soát một cách hiệu quả và hệ thống đối với việc tạo lập, thu nhận, duy trì, sử dụng và tổ chức khoa học tài liệu, bao gồm quy trình nắm bắt và lưu trữ các bằng chứng và thông tin về hoạt động và giao dịch bằng tài liệu. Theo đó, quản lý tài liệu bao gồm nhiều khâu công việc liên quan đến việc tạo lập, nắm bắt, kiểm soát, duy trì, tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu. Hay nói cách khác, đó là một quá trình từ khi tài liệu được tạo lập tại người thừa hành, xử lý công việc đến khi nó được sửa chữa, hoàn chỉnh, phát hành tại bộ phận văn thư, các đơn vị chức năng và sau đó đưa vào lưu trữ cơ quan, cuối cùng là lưu trữ lịch sử hoặc đưa đi tiêu hủy tài liệu cần được quản lý khoa học. Trong bài viết hôm nay cùng ACC tìm hiểu Thực trạng và giải pháp quản lý văn bản điện tử mới nhất nhé.
1. Thực trạng quản lý văn bản điện tử mới nhất
Xuất phát từ đặc trưng cơ bản của tài liệu điện tử về định dạng, môi trường tồn tại và các vật mang tin từ tính, quang học nên tài liệu điện tử có những hạn chế nhất định. Do đó, việc quản lý các tài liệu điện tử cũng đặt ra những yêu cầu đặc thù nhất định, cụ thể:
Thứ nhất, đối với việc tạo lập và nắm bắt tài liệu: cần đảm bảo đồng thời về tính toàn vẹn cũng như quy cách đặt tên bản ghi.
Về đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu: Tính toàn vẹn của một tài liệu điện tử phụ thuộc vào phương pháp tạo lập và định dạng bản lưu. Có nghĩa, nó phải được tạo lập bằng một phần mềm với những kết nối chặt chẽ về mặt cấu trúc để đảm bảo khi một bản ghi đã được phê duyệt thì chỉ cần một thao tác chọn lệnh lưu, nó sẽ được duy trì trong một điều kiện đặc biệt và được bảo đảm toàn vẹn nội dung ngay trong hệ thống của phần mềm đó. Mặt khác, có thể đảm bảo tính toàn vẹn của một bản ghi điện tử bằng cách chọn định dạng khi lưu.
Về đặt tên bản ghi một cách khoa học: Tên của một bản ghi là định dạng đầu tiên của bản ghi đó. Tên bản ghi cung cấp siêu dữ liệu về vị trí của một tài liệu giữa các tài liệu khác, danh mục và lịch trình bảo quản vĩnh viễn. Việc ghi tên bản ghi một cách thống nhất sẽ khuyến khích sự hợp tác dựa trên sự hiểu biết lẫn nhau của cách đặt và sử dụng tên bản ghi (bao gồm cả tên cơ sở dữ liệu). Ghi tên bản ghi một cách thống nhất cũng giúp cho việc đáp ứng những yêu cầu pháp lý của tài liệu. Để đảm bảo tính hợp pháp, tài liệu phải xác thực, toàn diện, có thể truy cập được và được chấp nhận về mặt pháp lý tại tòa án. Những bản ghi được đặt tên thống nhất và hợp lý sẽ dễ dàng cho việc quản lý và tra cứu.
Thứ hai, đối với việc chuyển giao tài liệu: cần đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn, mức độ an toàn, bí mật thông tin.
Về đảm bảo tính toàn vẹn văn bản trong quá trình chuyển giao: là một yêu cầu đặt ra đối với tài liệu điện tử. Để thực hiện được điều này, đòi hỏi sau khi hoàn thành quá trình tạo lập, các tài liệu điện tử phải được duy trì ở định dạng cố định, không thể sửa chữa và cần có mã an toàn dạng chữ ký điện tử.
Về đảm bảo an toàn bí mật thông tin tài liệu: Việc sử dụng hệ thống tài liệu điện tử trong trao đổi thông tin phải đảm bảo thực hiện Luật Bảo vệ bí mật nhà nước và chính sách bảo mật của cơ quan, đơn vị. Đối với một hệ thống quản lý tài liệu điện tử cần tính đến mức độ mật của các tài liệu điện tử để đảm bảo việc phân quyền truy cập đối với từng loại tài liệu.
Về đảm bảo mức độ an toàn khi nhận tài liệu: Việc chuyển giao, nhận tài liệu trong một hệ thống quản lý tài liệu điện tử, các yếu tố liên quan đến việc gửi và nhận tài liệu cần được lưu lại một cách tự động trong hệ thống.
Thứ ba, đối với việc tổ chức khoa học tài liệu: là phải xây dựng khung phân loại thông tin một cách khoa học, có kèm theo thời hạn bảo quản của từng hồ sơ, tài liệu nhằm làm cơ sở cho việc thiết lập các phần mềm quản lý tài liệu điện tử trong các cơ quan, tổ chức một cách thống nhất trong toàn quốc.
Thứ tư, đối với việc lưu trữ tài liệu: cần tuân thủ một loạt các yêu cầu mang tính chất đặc thù, đó là:
Về lưu trữ siêu dữ liệu: cần đảm bảo các yếu tố về đơn vị tạo lập, quyền quản lý, tiêu đề, chủ đề, ngôn ngữ, mô tả, phạm vi, chức năng, định dạng…
Về chuyển đổi định dạng tài liệu: phải đảm bảo mục đích bảo quản lâu dài tài liệu điện tử khi có sự thay đổi về khoa học - công nghệ.
Về sao lưu dữ liệu: phải đảm bảo các yêu cầu toàn vẹn về nội dung tài liệu, an toàn bảo mật thông tin, bản quyền tác giả tài liệu.
Về lựa chọn thiết bị, công cụ lưu trữ phù hợp: Các cơ quan, tổ chức cần căn cứ vào khối lượng thực tế của tài liệu điện tử, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của cơ quan, tổ chức và các yêu cầu của nhà nước để lựa chọn những thiết bị lưu trữ phù hợp.
Nội dung của tài liệu có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết. Việc bảo quản dữ liệu cần đảm bảo tính sẵn sàng phục vụ những nhu cầu chính đáng của xã hội khi tham chiếu tài liệu lưu trữ.
Thứ năm, đối với việc bảo quản an toàn tài liệu: việc bảo quản tài liệu điện tử cũng là một vấn đề đặt ra với ngành lưu trữ của các nước trên thế giới. Sự phát triển của khoa học công nghệ đã đặt ra việc lựa chọn hình thức và thiết bị bảo quản dữ liệu để đảm bảo an toàn tài liệu qua thời gian. Tuy nhiên, việc lưu trữ dữ liệu điện tử cũng phải đảm bảo phòng ngừa được nguy cơ như tội phạm máy tính, sự tấn công của virus,…
2. Giải pháp quản lý văn bản điện tử mới nhất
Nội dung bài viết:
Bình luận