Thủ tục hợp thức hóa lãnh sự

1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì “hợp pháp hóa lãnh sự” được giải thích là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài nhằm các giấy tờ, tài liệu này được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

2. Giấy tờ chưa hợp pháp hóa lãnh sự

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, các loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:

- Các giấy tờ, văn bản bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không sửa chữa theo đúng quy định của pháp luật. Giấy tờ, tài liệu có những nội dung mâu thuẫn với nhau hoặc với giấy tờ, tài liệu khác trong đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
- Giấy tờ, tài liệu bị làm giả hoặc được cấp, chứng nhận trái thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
- Giấy tờ, văn bản có chữ ký, con dấu khác với chữ ký gốc, con dấu gốc đã có dấu, chữ ký thì không được đóng trực tiếp, ký trực tiếp vào giấy tờ, văn bản đó. Con dấu, chữ ký sao chép dưới mọi hình thức không được coi là con dấu, chữ ký gốc.
- Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm hại đến quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc trong trường hợp khác có thể gây phương hại đến Nhà nước Việt Nam. .

3. Giấy tờ miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:

- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài có liên quan là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Giấy tờ, văn bản được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam với cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Các giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự theo pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

4. Trình tự, thủ tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự

Người thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự có thể lựa chọn thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Bước 1: Nộp hồ sơ

Người cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự nộp hồ sơ tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
- Theo Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao gồm:

01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;

Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;

01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;

01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Bộ Ngoại giao.
Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.
- Theo Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện gồm:

01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;

Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;

01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;

01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Cơ quan đại diện.
Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu để lưu tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
- Đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
- Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đề nghị cơ quan này xác minh. Bước 3: Trả kết quả

Sau khi nhận đủ hồ sơ, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài sẽ tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ này.
* Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Trường hợp yêu cầu gồm từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời gian giải quyết có thể kéo dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

Mọi người cũng hỏi

Câu hỏi 1: Hợp thức hóa lãnh sự là gì và chức năng của nó là gì?

Câu trả lời: Hợp thức hóa lãnh sự là quá trình xác nhận và công nhận một người hoặc một tổ chức là đại diện hợp pháp của một quốc gia tại một quốc gia hoặc khu vực khác. Chức năng của hợp thức hóa lãnh sự là bảo vệ quyền lợi và lợi ích của quốc gia và công dân của quốc gia đó tại quốc gia hoặc khu vực nơi lãnh sự này được hợp thức hóa.

Câu hỏi 2: Quy trình hợp thức hóa lãnh sự như thế nào và cần chuẩn bị những giấy tờ gì?

Câu trả lời: Quy trình hợp thức hóa lãnh sự thường được thực hiện thông qua việc nộp đơn đăng ký và các giấy tờ chứng minh về danh tính, uy tín và quyền hạn của người hoặc tổ chức muốn hợp thức hóa lãnh sự. Các giấy tờ thường bao gồm thông tin về văn bằng, chứng chỉ, giấy phép, giấy tờ tùy thân, v.v. của đại diện cũng như của quốc gia mà họ đại diện.

Câu hỏi 3: Thời gian hoàn thành quy trình hợp thức hóa lãnh sự là bao lâu?

Câu trả lời: Thời gian hoàn thành quy trình hợp thức hóa lãnh sự có thể khác nhau tùy thuộc vào quy định của quốc gia mà đại diện muốn hợp thức hóa và cũng phụ thuộc vào số lượng hồ sơ và yêu cầu đang xử lý. Thông thường, quá trình này sẽ mất từ vài tuần đến vài tháng để hoàn tất.

Câu hỏi 4: Có phải trả lệ phí khi hợp thức hóa lãnh sự không?

Câu trả lời: Có, việc hợp thức hóa lãnh sự thường liên quan đến một khoản lệ phí. Mức lệ phí sẽ phụ thuộc vào quy định của quốc gia và quy định tại từng địa phương. Lệ phí này thường được đóng khi nộp đơn hợp thức hóa lãnh sự và không được hoàn lại nếu đơn xin không được chấp thuận. Trước khi tiến hành quy trình hợp thức hóa lãnh sự, đại diện cần liên hệ với cơ quan lãnh sự hoặc đại sứ quán của quốc gia để biết rõ thông tin về lệ phí và các yêu cầu cụ thể khác.