Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là một trong những công cụ chuyển đổi số đầu tiên mà doanh nghiệp cần triển khai khi thành lập. Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, bạn cần chuẩn bị một số điều quan trọng.

Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử

1. Đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số đúng quy định

Tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, chữ ký số phải còn hiệu lực ký. Điều này đòi hỏi bạn phải có phần mềm chữ ký số tuân thủ quy định pháp luật.

2. Đảm bảo có thiết bị và kết nối internet

Doanh nghiệp cần có thiết bị để truy cập internet và đường truyền đủ khả năng thực hiện các nghiệp vụ như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.

3. Xây dựng cơ sở dữ liệu hoặc chọn nhà cung cấp uy tín

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm là điều bắt buộc. Bạn có thể xây dựng cơ sở dữ liệu riêng hoặc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín và có hệ thống lưu trữ trực tuyến quy mô, được chứng nhận về an toàn, bảo mật.

4. Đào tạo nhân sự sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử

Chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để đảm bảo nhân sự của bạn có thể sử dụng phần mềm hiệu quả.

5. Liên kết phần mềm bán hàng với phần mềm kế toán

Để đơn giản hóa quá trình, có phần mềm bán hàng hoá và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hóa đơn. Tuy nhiên, điều này có thể không bắt buộc đối với tất cả doanh nghiệp mới thành lập, vì vậy bạn nên tham khảo ý kiến của cơ quan thuế quản lý trước khi chuẩn bị.

 Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử

đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

1. Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bộ hồ sơ này bao gồm:

Thông báo phát hành hoá đơn điện tử.

Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp).

Lưu ý:

Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử và Hoá đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc).

Đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token.

  Xem thêm: Hóa đơn điện tử gov là gì? Cách tra cứu https://accgroup.vn/hoa-don-dien-tu-gov

Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

Khi Cổng thông tin về hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế chính thức mở cửa, cơ quan thuế sẽ tiến hành gửi thông báo đến các doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123. Sau khi nhận được thông báo, doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước đăng ký trên phần mềm hóa đơn điện tử.

1. Lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 1: Truy cập vào Cổng TTĐT Tổng cục Thuế (tại hoadondientu.gdt.gov.vn) và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT.

Bước 2: Tích lựa chọn hình thức hóa đơn có mã hoặc không có mã.

Bước 3: Tích lựa chọn sử dụng HĐĐT có mã phải trả tiền dịch vụ hay không.

Bước 4: Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT.

Bước 5: Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng.

Bước 6: Điền các danh sách chứng thư số sử dụng.

Bước 7: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có).

Bước 8: Điền đầy đủ ngày tháng năm và ký tên người nộp thuế.

Chuẩn bị cẩn thận và tuân thủ quy định là yếu tố quan trọng trong quá trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Để đảm bảo sự thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp mới thành lập cần đảm bảo rằng mọi điều kiện cần thiết đã được thực hiện. Sau khi chuẩn bị đầy đủ, bạn có thể lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp và gửi hồ sơ đăng ký đến cơ quan thuế. 

Xem thêm: Hóa đơn điện tử của thế giới di dộng https://accgroup.vn/hoa-don-dien-tu-cua-the-gioi-di-dong