Thư ngỏ là gì? Hướng dẫn cách viêt thư ngỏ thông dụng nhất

Thư ngỏ được biết đến là một lời chào, lời mở đầu làm quen tới đối tác, khách hàng của bạn. Cách viết thư ngỏ không quá khó khăn, tuy nhiên viết sao cho khách hàng, đối tác đọc cảm thấy hấp dẫn, mượt mà không bị lủng củng, đúng trọng tâm lại là vấn đề nan giải của người làm kinh doanh. Vậy thì mời bạn đọc theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về thư ngỏ và cách viết thư ngỏ thông dụng nhất.

Thư ngỏ là gì? Hướng dẫn cách viêt thư ngỏ thông dụng nhất

1. Thư ngỏ là gì?

Thư ngỏ hay thư chào hàng được định nghĩa là một đoạn văn bản được doanh nghiệp gửi đến khách hàng của họ (trực tiếp hoặc qua email), với mục đích giới thiệu sản phẩm, thu hút sự quan tâm của khách hàng để chốt đơn hiệu quả hơn.

Gửi các mẫu thư bán hàng là một phần cực kỳ quan trọng trong toàn bộ quy trình bán hàng. Việc này sẽ giúp người mua hiểu rõ hơn về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn cung cấp, biết được những lợi ích của chúng mang lại, từ đó cân nhắc để đưa ra quyết định mua hàng.

Bạn có thể sử dụng thư chào hàng này như một hình thức marketing, giúp tăng độ nhận diện thương hiệu trên thị trường. Tuy nhiên, để sử dụng hình thức này hiệu quả, bạn cần đảm bảo được nội dung trong thư phải hữu ích, phải được gửi đúng đối tượng, sử dụng văn phong phù hợp để tránh ảnh hưởng xấu tới hình ảnh của thương hiệu.

Thư ngỏ là gì?

Một bức thư ngỏ hoàn chỉnh được chia làm 6 đoạn chính:

• Lời chào
• Giới thiệu công ty (Thế mạnh của công ty)
• Mục đích
• Giới thiệu sản phẩm (Điểm mạnh của sản phẩm)
• Lời mời hợp tác và cảm ơn
• Thông tin liên hệ

2. Một số lưu ý khi viết thư ngỏ hợp tác

• Nội dung ngắn gọn: Bạn nên tối giản nội dung thật ngắn gọn, đừng viết lan man dài quá khiến câu văn lủng củng khiến đối tác không muốn đọc.
• Trọng tâm: Trong mỗi bài văn đều phải có trọng tâm, trong thư ngỏ chào hàng cũng vậy, thay vì công ty hãy đặt khách hàng làm trọng tâm.
• Giới thiệu sản phẩm: Đây là nội dung chính của bức thư này, hãy mô tả lợi ích của sản phẩm thật ngắn gọn, đầy đủ ý nghĩa trong 20–30 từ.
• Gửi tài liệu: Bức thư bạn không cần viết quá dài, vậy nên hãy đính kèm những file quan trọng, chi tiết sản phẩm đi theo thư này. Bởi khi khách hàng quan tâm họ sẽ xem các đính kèm chi tiết này.

# Văn phong ngắn gọn và content được phân bổ hợp lý

Hãy chia thư ngỏ ra thành nhiều đoạn, mỗi đoạn k nên dài hơn năm câu và chia content rõ ràng từng đoạn. Nên tụ họp vào ý chính và trình bày sao cho dễ đọc và dễ hiểu.

# Đăt khách hàng sử dụng trọng điểm

Tâm lý chung, mọi khách hàng đều mong muốn biết họ sẽ được gì khi dùng sản phẩm của bạn? Hay nói cách khác là khách hàng không để ý nhiều đến doanh nghiệp cũng giống như sản phẩm, dịch vụ của bạn, điều họ quan tâm là những quyền lợi mà họ sẽ nhận được thôi. Vì vậy, khi viết thư để giới thiệu về hàng hóa dịch vụ, hãy hội tụ vào các từ ngữ như “ông, bà, anh, chị, bạn…” thay vì nói “chúng tôi, tôi…”. Hãy nhớ rằng khách hàng là người sẽ mua hàng chứ không phải là bạn cho nên hãy luôn đặt mình vào khách hàng.

Một điều cần thiết nữa mà bạn cần biết là hãy nghiên cứu kỹ đối tượng mục tiêu để nắm bắt được tâm lý tiêu dùng của khách hàng, biết được lý do làm cho khách hàng chịu mở hầu bao để mua hàng.

# Thu hút sự quan tâm của KH ngay tức thì

Thời gian để KH quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ được chào bán không nhiều. do đó, bạn hãy tranh thủ thời khắc ngắn ngủi đó và làm sao để thu hút được sự để ý lập tức của họ.

Ngay tiêu đề đầu tiên, hãy đề cập ngay đến lợi ích của sản phẩm, dịch vụ một mẹo ngắn gọn, súc tích và lịch thiệp. Một tittle chỉ nên xoay quanh trong phạm vi 17 từ nếu bạn thật sự mong muốn nó phát huy hiệu quả cao nhất.

# Lồng ghép những “chứng thực” quan trọng vào nội dung thư ngỏ

Đây là những “chứng thực” hoàn toàn có lợi cho bạn. Tâm lý chung là phần lớn người tiêu dùng thường bị tác động bởi những người xung quanh, nhất lý ý kiến của những chuyên gia có tên tuổi. Tiếng nói của họ sẽ không khó khăn thuyết phục KH tin tưởng hơn vào hàng hóa, dịch vụ của bạn.

Đặc biệt, các giải thưởng, giấy khen hay giấy chứng thực chất lượng… sẽ đơn giản tạo dựng được niềm tin hơn từ KH. Đừng bỏ qua ưu thế của những cộng cụ này nếu bạn đã có nó và hãy sử dụng nó một phương pháp khôn ngoan và trung thực.

3. Hướng dẫn cách viết thư ngỏ chuẩn nhất

Thư ngỏ không phải là một văn bản hành chính, tuy nhiên thử ngõ cũng cần phải đảm bảo yêu cầu văn phong, tiêu chuẩn chuyên nghiệp như một gần văn bản hành chính như Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

Thư ngỏ cần phải đáp ứng những nội dung và yêu cầu sau đây:

- Viết ngắn gọn, súc tích, ngôn ngữ phong phú, trang trọng và hấp dẫn khách hàng;

- Nội dung phân bổ hợp lý, không lan man, dài dòng;

- Ấn tượng (có thể trình bày đẹp mắt, màu mè nhưng cần phù hợp với nội dung);

- Chia thư thành các câu ngắn và chia thành nhiều đoạn;

- Bằng chứng thuyết phục…

Một mẫu thư ngỏ gửi đối tác cần bao gồm những nội dung sau:

- Lời chào;

- Giới thiệu về người gửi thư (chúng tôi là ai);

- Nội dung cần hợp tác, đề nghị…;

- Kêu gọi hợp tác.

4. Một số mẫu thư ngỏ thường gặp

4.1 Thư ngỏ chào hàng

THƯ NGỎ

Kính gửi: QUÝ doanh nghiệp

Công ty ………………………….. xin gửi lời chào trân trọng đến Quý công ty

Công ty ………………………….. là một trong những công ty sản xuất và mua bán …………………. lớn nhất và uy tín nhất tại Việt Nam với quy mô …. nhà máy sản xuất, tổng diện tích sử dụng……………, lực lượng lao động trên ………. người.

Sau hơn 15 năm kinh nghiệm hoạt động, Công ty vừa mới không ngừng khẳng định vị thế thương hiệu trên đối tượng và niềm tin đối với khách hàng. 

Hiện nay ………….. của Công ty vừa mới được xuất khẩu sang hơn …….. đất nước và vùng lãnh thổ, cùng với nền móng phân phối rộng khắp trong cả nước. Từ năm 2001 đến nay, doanh nghiệp tiếp tục được Bộ Công Thương quyết định công nhận danh hiệu xuất khẩu uy tín của Việt Nam. Năm 2011 công ty chúng tôi vinh dự được chủ tịch nước trao tặng huân chương lao động hàng ba.

Nay Công ty chúng tôi trân trọng gửi đến Quý Công ty thư ngỏ này với mong muốn quý công ty có thêm sự lựa chọn và chúng tôi có thêm khách hàng thân thiết mới:

Các hàng hóa của công ty :

- ……………………………….

- ……………………………….

- ………………………………..

Với thế mạnh về chất lượng và uy tính trên thị trường ……………., …………… tự tin sẽ đem đến sự hài lòng nhất cho khách hàng khi đến với chúng tôi.

Khi Quý doanh nghiệp có nhu cầu hợp tác cùng chúng tôi xin vui lòng liên hệ :

Website: …………………………… Tel: ………………..

Chân thành cám ơn Quý công ty đã chú ý tới thư ngỏ này!

Trân trọng kính chào !

4.2 Thư ngỏ hợp tác

Kính gửi: Quý đối tác

Đầu tiên, Ban Giám đốc Công ty ……… xin gửi đến Quý đối tác lời chào trân trọng, lời chúc may mắn và thành công.

Công ty ……………….là công ty hàng đầu về lĩnh vực cung cấp các giải pháp kinh doanh cho doanh nghiệp. Các lĩnh vực được coi là thế mạnh của …………….. khó có đơn vị nào có thế mạnh cạnh tranh với …………. Với triết lý kinh doanh “……………….”, ……..…… luôn muốn đem đến sự thành công cho mọi đối tác. Bởi chúng tôi tâm niệm rằng, sự thành công của quý đối tác sẽ là sự thành công của chính chúng tôi.

Công ty ……….. xin gửi lời mời hợp tác đến Quý đối tác là các Tổ chức, Doanh nghiệp, Cá nhân quan tâm và mong muốn hợp tác cùng chúng tôi để cùng thực hiện chung các hoạt động …………….. – một mảng chiến lược của chúng tôi trong thời gian hiện tại và sắp tới.

Chúng tôi đề xuất ra đây 2 hình thức hợp tác:

1. Hình thức hợp tác thứ nhất:……

2. Hình thức hợp tác thứ hai:……

Chúng tôi cam kết luôn dành cho Quý Công ty các sản phẩm – dịch vụ tốt nhất cùng chính sách giá cả hợp lý, chiết khấu cao và nhiều ưu đãi khác. Với thiện chí hợp tác cùng phát triển, Công ty …………….. rất tin tưởng vào sự thành công tốt đẹp và lâu dài trong quá trình hợp tác giữa chúng tôi và Quý đối tác.

Mọi hình thức hợp tác kinh doanh xin liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua:

Văn phòng giao dịch – Công ty ……

Địa chỉ trụ sở:……………..

Điện thoại: …………….. Fax: …….

Email: ………………..… Web:……

Xin trân trọng cảm ơn!

5. Câu hỏi thường gặp

Bí quyết viết thư ngỏ xin tài trợ gây ấn tượng nhất là gì?

Thứ nhất, hãy xác định rõ mục tiêu của bạn.

- Bạn hy vọng sẽ nhận được điều gì ở bức thư ngỏ xin tài trợ?

- Bạn muốn thể hiện điều gì trong bức thư ngỏ xin tài trợ này?

- Bạn mong muốn được tài trợ những gì? Và tại sao nó quan trọng?

- Những lợi ích mà nhà tài trợ sẽ nhận được ở đây là gì?

Thứ hai, lên danh sách các nhà tài trợ.

Một vài lưu ý cho bạn khi lên danh sách nhà tài trợ chính là:

- Hãy coi trọng các mối quan hệ cá nhân, bạn hãy để ý đến các mối quan hệ của các doanh nghiệp với mình và với đồng nghiệp của mình. Vì đôi khi họ lại là những người có khả năng giúp đỡ bạn nhiều nhất.

-  Đừng chỉ chú trọng vào các doanh nghiệp lớn, hãy chú trọng và đừng bỏ qua những doanh nghiệp nhỏ và vừa, vì hơn hết những doanh nghiệp nhỏ tại địa phương rất muốn duy trì mối quan hệ thân thiết với người dân ở đó. Vì điều đó sẽ mang lại rất nhiều lợi ích trong việc kinh doanh cho doanh nghiệp.

- Phát huy khả năng và tinh thần làm việc nhóm (teamwork) cao hơn, nếu như bạn là một người làm việc theo team thì hãy chia đều cả danh sách những nhà tài trợ cho họ để họ có thể tự liên lạc với người tài trợ. Như vậy vừa tiết kiệm được về thời gian lại vừa phát huy được tinh thần làm việc nhóm hiệu quả.

Thứ ba, hãy chắc chắn những điều bạn mong muốn. Nhà tài trợ sẽ có rất nhiều cách tài trợ khác nhau, có thể họ sẽ tài trợ bằng tiền mặt, hay có thể hỗ trợ về nhân lực, về trang thiết bị cơ sở vật chất, về sản phẩm, địa điểm... Chính vì vậy, mà bạn cần phải thể hiện rõ mục đích mà bạn mong muốn xin tài trợ ở đây là gì? Đề nhà tài trợ có thể nhận biết được mong muốn của bạn và cân nhắc để đáp ứng mong muốn đó.

XEM THÊM:>>Hướng dẫn cách viết thư ngỏ trong tiếng Anh hay nhất

Trên đây là bài viết về thư ngỏ cũng như cách viết của một bức thư ngỏ thông dụng. Cảm ơn bạn đọc đã theo dõi bài viết.