Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu trong công tác lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải là tài liệu dùng để liệt kê và quản lý hồ sơ, tài liệu được nộp lưu vào kho lưu trữ. Mẫu này đảm bảo việc sắp xếp, tra cứu thông tin nhanh chóng, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu quản lý ngành.
Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu trong công tác lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải
1. Tài liệu lưu trữ, hồ sơ trong công tác lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải là gì? Công tác lưu trữ bao gồm các công việc nào?
Tài liệu lưu trữ, hồ sơ: Là những văn bản, bản vẽ, bản đồ, phim ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình, dữ liệu điện tử và các loại tài liệu khác có giá trị về hành chính, pháp lý, khoa học, lịch sử, được tạo ra trong quá trình hoạt động của Bộ Giao thông Vận tải.
Công tác lưu trữ: Bao gồm toàn bộ các hoạt động thu thập, sắp xếp, bảo quản, xử lý và cung cấp thông tin từ các tài liệu lưu trữ. Công tác này nhằm đảm bảo tính toàn vẹn, chính xác và sẵn có của thông tin, phục vụ cho công tác quản lý, điều hành và nghiên cứu.
2. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu trong công tác lưu trữ được quy định như thế nào? Thành phần Mục lục hồ sơ?
Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu: Là một tài liệu liệt kê chi tiết các hồ sơ, tài liệu được giao nộp vào kho lưu trữ. Mục lục giúp dễ dàng tìm kiếm, quản lý và kiểm soát hồ sơ.
Thành phần của mục lục:
- Số hiệu mục lục
- Tên cơ quan, đơn vị lập mục lục
- Thời gian lập mục lục
- Số lượng hồ sơ, tài liệu
- Thông tin chi tiết về từng hồ sơ, tài liệu (số hiệu, tên hồ sơ, thời gian hình thành, số lượng tờ, nội dung tóm tắt,...)
3. Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu trong công tác lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải
PHỤ LỤC I
MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
(Ban hành kèm theo Thông tư số 74/2014/TT-BGTVT ngày 19 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải)
Mục lục hồ sơ có kích thước A4 (210 mm x 297 mm) được đóng bằng giấy trắng đánh máy một mặt, bìa cứng, gáy bọc vải tốt. Bìa và giấy bên trong được liên kết bằng loại hồ dán có khả năng chống nấm mốc. Độ dày một quyển Mục lục hồ sơ không quá 30 mm.
Thành phần Mục lục hồ sơ bao gồm:
- Tờ bìa;
- Tờ nhan đề;
- Tờ mục lục;
- Lời nói đầu;
- Bảng chữ viết tắt;
- Bảng kê các hồ sơ;
- Bảng chỉ dẫn;
- Phần kết thúc.
Tiêu chuẩn “Mục lục hồ sơ” được thực hiện theo hướng dẫn tại Quyết định số 72-QĐ/KHKT ngày 02 tháng 8 năm 1997 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành tiêu chuẩn ngành “Mục lục hồ sơ”.
Mẫu Mục lục hồ sơ quy định tại Thông tư này bao gồm:
- Mẫu bìa Mục lục hồ sơ;
- Mẫu tờ nhan đề Mục lục hồ sơ;
- Mẫu Bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
- Mẫu tờ kết thúc.
- Mẫu 1: Bìa Mục lục hồ sơ tài liệu hành chính
|
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ (Nộp lưu tài liệu) MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG ……………… (tên phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu) Từ năm ………….. đến năm ……………. |
Mẫu 2: Bìa Mục lục hồ sơ dự án, công trình
|
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ CHỦ ĐẦU TƯ MỤC LỤC HỒ SƠ …………………………….. Từ năm ………….. đến năm ……… |
Mẫu 3: Mẫu tờ nhan đề Mục lục hồ sơ
|
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ (nộp lưu tài liệu) MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG …………. (tên phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu) Từ hồ sơ …………. đến hồ sơ ……………
|
Mẫu 4: Mẫu Bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu
BẢNG KÊ HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
|
Hộp/ cặp số |
Hồ sơ số |
Tên nhóm hồ sơ và tiêu đề hồ sơ |
Thời gian BĐ-KT |
Số tờ |
Ghi chú |
|
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng dẫn ghi các cột:
Cột 1 - Hộp/cặp số: ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu nộp lưu;
Cột 2 - Hồ sơ số: ghi số thứ tự của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản;
Cột 3 - Tiêu đề hồ sơ, nhóm hồ sơ;
Cột 4 - Thời gian bắt đầu, kết thúc: ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ, ví dụ: 02.7.2012 - 15.01.2013;
Cột 5 - Số tờ: ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ;
Cột 6 - Ghi chú: ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của tài liệu có trong hồ sơ (nếu có).
Mẫu 5: Mẫu Tờ kết thúc
|
TỜ KẾT THÚC Mục lục hồ sơ gồm: …………. tờ (viết bằng chữ…………………………………) Trong đó thống kê gồm: ……………… hồ sơ/đơn vị bảo quản (viết bằng chữ …………………………………) Từ số: ………. đến số ………., trong đó có …………. số trùng, ……….. số nhảy
|
4. Hình thức khai thác tài liệu lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải?
Khai thác trực tiếp: Người sử dụng đến trực tiếp kho lưu trữ để tham khảo tài liệu.
Khai thác gián tiếp:
- Qua điện thoại: Người sử dụng liên hệ qua điện thoại để yêu cầu cung cấp thông tin.
- Qua thư: Người sử dụng gửi yêu cầu bằng văn bản.
- Qua mạng: Người sử dụng truy cập vào hệ thống thông tin điện tử của cơ quan lưu trữ để tìm kiếm thông tin.
5. Thủ tục khai thác tài liệu lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải được thực hiện như thế nào?
Nộp đơn xin khai thác: Người có nhu cầu khai thác tài liệu phải nộp đơn xin khai thác theo mẫu quy định.
Xét duyệt đơn: Cơ quan lưu trữ sẽ xem xét đơn xin khai thác và quyết định có cho phép hay không.
Cung cấp tài liệu: Nếu được chấp thuận, cơ quan lưu trữ sẽ cung cấp tài liệu cho người khai thác theo hình thức đã thống nhất.
Ghi chép thông tin: Người khai thác và cơ quan lưu trữ cùng nhau ghi chép thông tin về việc khai thác tài liệu vào sổ đăng ký.
6. Người nào có thẩm quyền cho phép khai thác tài liệu lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải?
- Thủ trưởng cơ quan, đơn vị: Có thẩm quyền quyết định việc cho phép khai thác các loại tài liệu mật, tài liệu có liên quan đến an ninh quốc gia.
- Trưởng phòng lưu trữ: Có thẩm quyền quyết định việc cho phép khai thác các loại tài liệu khác.
Lưu ý:
- Quy định chi tiết: Các quy định về công tác lưu trữ tại Bộ Giao thông Vận tải được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật liên quan, như Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Giao thông Vận tải.
- Bảo mật: Việc khai thác tài liệu lưu trữ phải đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật, không được làm lộ thông tin mật.
Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu trong công tác lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
Nội dung bài viết:
Bình luận