Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất

Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật và chuyển đổi sang phương thức quản lý hiện đại. Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ tối ưu hóa quy trình kế toán mà còn đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp trong giao dịch. ACC Group sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, từ căn cứ pháp lý đến quy trình thực hiện.

Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất

1. Căn cứ pháp lý về sử dụng hóa đơn điện tử

Việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam kể từ ngày 1/7/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất là văn bản hành chính quan trọng, thể hiện sự cam kết của doanh nghiệp trong việc áp dụng công nghệ số vào quản lý tài chính. Phần này sẽ trình bày chi tiết về nội dung, cấu trúc và căn cứ pháp lý của mẫu quyết định.

• Căn cứ pháp lý để ban hành quyết định: Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, bao gồm hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử cần dựa trên các văn bản pháp luật như Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP), và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Các văn bản này quy định rõ ràng về trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc lập, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong giao dịch.
  
  
• Nội dung cơ bản của mẫu quyết định: Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất cần bao gồm các thông tin như tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, căn cứ pháp lý, nội dung quyết định (loại hóa đơn sử dụng, thời điểm áp dụng), và chữ ký của người có thẩm quyền. Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, mẫu quyết định phải được lập trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử và gửi kèm thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế. Văn bản này cần được soạn thảo rõ ràng, không tẩy xóa, để đảm bảo giá trị pháp lý khi cơ quan thuế kiểm tra.
  
  
• Vai trò của mẫu quyết định trong quản lý doanh nghiệp: Mẫu quyết định không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót trong việc phát hành hóa đơn. Việc sử dụng hóa đơn điện tử theo quyết định này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, và thời gian xử lý so với hóa đơn giấy. Hơn nữa, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần đảm bảo hạ tầng kỹ thuật phù hợp để truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, và mẫu quyết định là bước đầu tiên để thực hiện điều này.
  

2. Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất

QUYẾT ĐỊNH CỦA ………(CÔNG TY, ĐƠN VỊ)

Về việc áp dụng hóa đơn điện tử

GIÁM ĐỐC …

Căn cứ Thông tư số /2011/TT-BTC ngày /2/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

Căn cứ Quyết định thành lập (hoặc Giấy đăng ký kinh doanh) số …

….

Xét đề nghị của …

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Áp dụng hình thức hóa đơn điện tử trong đơn vị từ ngày ......../....../20.....trên cơ sở hệ thống thiết bị và các bộ phận kỹ thuật liên quan như sau:

- Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.

- Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;

Điều 2. Mẫu các loại hoá đơn điện tử và mục đích sử dụng của mỗi loại hoá đơn (liệt kê chi tiết)

Điều 3. Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.

Điều 4. Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Điều 5. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày …/…/20….Lãnh đạo các bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng, bộ phận kỹ thuật,… chịu trách nhiệm triển khai, thực hiện Quyết định này./.

>>> Tải ngay: Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất tại đây!

3. Quy trình lập và đăng ký mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Để đảm bảo mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất được lập đúng quy định và có giá trị pháp lý, doanh nghiệp cần tuân thủ một quy trình rõ ràng. Phần này sẽ hướng dẫn từng bước cụ thể, từ soạn thảo quyết định đến đăng ký với cơ quan thuế, dựa trên các quy định pháp luật hiện hành.

• Bước 1: Chuẩn bị thông tin và căn cứ pháp lý: 

Doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ thông tin như tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, và các văn bản pháp lý liên quan (Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC). Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quyết định phải nêu rõ loại hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã) và thời điểm bắt đầu sử dụng. Doanh nghiệp cũng cần xác định đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (ví dụ: MISA meInvoice) để đảm bảo hạ tầng kỹ thuật phù hợp.

• Bước 2: Soạn thảo mẫu quyết định: 

Mẫu quyết định cần được soạn thảo theo cấu trúc chuẩn, bao gồm tiêu đề, căn cứ pháp lý, nội dung quyết định, và chữ ký của người đại diện theo pháp luật. Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, quyết định phải ghi rõ thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử và loại hóa đơn sử dụng. Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu quyết định từ các nguồn chính thức hoặc phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.

• Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử: 

Sau khi hoàn thiện mẫu quyết định, doanh nghiệp cần lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Thông báo này bao gồm thông tin về mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, và thời điểm bắt đầu sử dụng. Theo khoản 2 Điều 5 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thông báo phải được gửi đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

• Bước 4: Đăng ký và nhận phản hồi từ cơ quan thuế: 

Doanh nghiệp nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử kèm mẫu quyết định đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Theo khoản 2 Điều 23 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử xác nhận việc tiếp nhận trong vòng 1 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT (Phụ lục IB). Trường hợp hồ sơ có sai sót, doanh nghiệp cần bổ sung hoặc giải trình theo yêu cầu của cơ quan thuế.

• Bước 5: Triển khai sử dụng hóa đơn điện tử: 

Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo thời điểm đã đăng ký. Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, số hóa đơn phải được lập liên tục, có tối đa 8 chữ số, và được quản lý theo năm tài khóa (từ 1/1 đến 31/12). Doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu truyền nhận dữ liệu với cơ quan thuế để tránh vi phạm pháp luật.

>>>> Xem thêm tại đây: Dịch vụ làm báo cáo tài chính cuối năm trọn gói

4. Lợi ích và lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử

Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề để đảm bảo tuân thủ quy định và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng. Phần này sẽ phân tích chi tiết các lợi ích và lưu ý quan trọng.

• Lợi ích của hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp: Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn 90% chi phí liên quan đến in ấn, lưu trữ, và vận chuyển so với hóa đơn giấy, theo nghiên cứu từ MISA meInvoice. Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn điện tử tăng cường tính minh bạch, giảm thiểu sai sót trong kế toán, và rút ngắn thời gian xử lý giao dịch. Theo Điều 4 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử còn cho phép đối soát dữ liệu tự động với cơ quan thuế, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về thuế.
  
  
• Lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần đảm bảo hạ tầng kỹ thuật phù hợp để truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử, theo khoản 3 Điều 22 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Việc ký lùi ngày hóa đơn điện tử là không được phép và có thể dẫn đến xử phạt, theo quy định tại khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử ít nhất 10 năm, theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, và thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ để tránh mất mát thông tin.
  
  
• Xử lý sai sót trong hóa đơn điện tử: Trong trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp cần lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh theo Mẫu số 04 (Phụ lục, Nghị định 119/2018/NĐ-CP). Hóa đơn thay thế phải ghi rõ thông tin hóa đơn sai sót và được gửi lại cho người mua, đồng thời thông báo đến cơ quan thuế. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc xử lý sai sót cần được thực hiện trong thời gian quy định để tránh vi phạm pháp luật.

>>>> Xem thêm tại đây: Dịch vụ kiểm toán trọn gói, chuyên nghiệp, nhanh chóng

Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất là bước khởi đầu quan trọng để doanh nghiệp chuyển đổi sang phương thức quản lý tài chính hiện đại, tuân thủ đúng quy định pháp luật Việt Nam. Việc soạn thảo và đăng ký mẫu quyết định không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn mang lại nhiều lợi ích về chi phí và hiệu quả quản lý. Hãy liên hệ ACC Group ngay hôm nay để nhận giải pháp tối ưu nhất.