1 Thư mời nhập học là gì?
Một đề nghị mở hoặc thư chào hàng là một tài liệu tiếp thị được gửi bởi một công ty tới khách hàng hoặc đối tác tiềm năng của mình. Để hiểu rõ hơn chúng ta cùng phân tích một số đặc điểm sau.
Thứ nhất, về phương thức thực hiện, thư chào hàng không được gửi tận tay như thư truyền thống mà được gửi qua email, gmail hoặc các hình thức truyền tải điện tử khác. Điều này nhằm rút ngắn thời gian thực hiện, giảm chi phí và thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty tổ chức tiệc. Mặt khác, ưu đãi nhắm đến một số người tiêu dùng/đối tác kinh doanh nhất định, vì vậy nó phải mang tính cá nhân hơn. Việc sử dụng thư viết tay truyền thống không đảm bảo được tính chất này so với thư điện tử, gmail.
Thứ hai, về mục đích của nó, thư chào hàng nhằm giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của người bán và kêu gọi hành động mua hàng của người tiêu dùng hoặc xúc tiến hợp tác.
Nội dung thư nên xoay quanh việc cung cấp thông tin sản phẩm, dịch vụ như mẫu mã, chất lượng, v.v. hoặc giá cả. Đây là lý do tại sao một số người gọi thư mở bán hàng là thư chào hàng. Ngoài việc cung cấp thông tin, nội dung thư cũng cần hướng đến việc kích thích nhu cầu mua hàng, thể hiện giá trị mà sản phẩm mang lại cho khách hàng, hay tiềm năng phát triển khi nhà đầu tư, công ty rót vốn.
Cuối cùng, đối tượng của thư chào hàng là người tiêu dùng/đối tác tiềm năng, không phải khách hàng lâu năm hay bất kỳ ai khác. Họ có vấn đề hoặc cần mua. Họ ấn tượng với sản phẩm hoặc nhìn thấy cơ hội hợp tác có lợi nhuận.
Vì vậy, nhờ thư ngỏ mà các thương gia dễ dàng “dụ dỗ” các đối tượng này, từ ý nghĩ có mua hàng hay không, có hợp tác hay không, cho đến hành động chốt đơn hay ký kết một thỏa thuận hợp đồng.
2 Lý Do Tại Sao Bạn Không Nên Bỏ Qua Các Chương Trình Giảm Giá
Có ba lý do quan trọng tại sao bạn không nên bỏ qua quảng cáo chiêu hàng trong doanh nghiệp của mình:
2.1 Tiếp thị và đánh giá các sản phẩm và dịch vụ tiềm năng
Thư chào hàng không phải là kênh quảng cáo và tiếp thị tốt nhất cho sản phẩm/dịch vụ. Những giá trị mà chúng mang lại thì không thể phủ nhận. Thứ nhất, bạn có thể chủ động đưa thông tin sản phẩm/dịch vụ đến với nhiều khách hàng hơn. Đặc biệt là khi sử dụng thư ngỏ như một phương thức bổ trợ trong một chiến dịch tiếp thị quy mô lớn.
Thứ hai, bạn có thể phần nào đo lường được mức độ quan tâm của khách hàng/đối tác đối với sản phẩm, dịch vụ của mình nhờ vào số lượng phản hồi email. Ví dụ 100 tin nhắn gửi đi thì có tới 60 tin nhắn trả lời, sản phẩm chắc chắn đã tạo được ấn tượng nhất định. Trong số 60 thư nhận được, hầu hết đều là tích cực, tiềm năng phát triển của sản phẩm là rất cao. Mặc dù đây chỉ là một kênh đánh giá phụ trợ, nhưng rõ ràng là không nên bỏ qua bất kỳ công ty nào.
2.2 Nâng cao cơ hội đặt hàng hoặc hợp tác kinh doanh
Đây là lý do quan trọng nhất, cũng như mục tiêu chính của bức thư ngỏ. Bên cạnh chất lượng sản phẩm, một bức thư ngỏ hấp dẫn sẽ là chất xúc tác tuyệt vời giúp người bán tạo đơn hàng, nhà kinh doanh lấy được chữ ký của đối tác, v.v. Ngược lại, nếu sản phẩm hoàn hảo nhưng marketing hạn chế, bạn sẽ rất khó tạo đơn hàng, tạo doanh thu và lợi nhuận.
2.3 Thể hiện tính chuyên nghiệp và giá trị thương hiệu
Một mẫu thư chào hàng hay, nội dung hay, thiết kế đẹp chưa chắc đã giúp công ty đạt được kết quả cuối cùng. Tuy nhiên, chắc chắn chữ cái sẽ tạo thiện cảm cho khách hàng về một thương hiệu chất lượng và uy tín. Về phía đối tác, sự chặt chẽ và tỉ mỉ từ “lần đầu làm quen” đến thư chào hàng luôn góp phần gia tăng cơ hội hợp tác tốt đẹp.
Như vậy, loại thư này mặc dù không bắt buộc trong bối cảnh hoạt động thương mại nhưng sẽ là một điểm cộng trong đánh giá của người tiêu dùng hoặc đối tác trước đối thủ của bạn. Thư chào hàng của Vinamilk, Vicem Hải Phòng hay các thương hiệu lớn là minh chứng rõ nhất cho điều này.
3 Cách viết thư ngỏ cho người mới quen
Để có được mẫu thư chào hàng chất lượng, bạn cần nắm rõ các bước thực hiện cũng như các yếu tố bắt buộc phải có trong một bức thư.
3.1 Các bước viết thư ngỏ chào hàng
Xác định đối tượng mục tiêu cụ thể
Như đã chia sẻ, một lá thư chào hàng nên được gửi tới các khách hàng/đối tác tiềm năng. Tuy nhiên, bạn cần phải cụ thể hơn.
Dựa vào tính năng sản phẩm, thông tin định giá thị trường (nếu có) hay thậm chí là kết quả kinh doanh trước đó, hãy xác định nhóm tuổi nào có lượng người mua sắm nhiều nhất, nam hay nữ, làm nghề gì,…?
Tương tự như vậy, các đối tác tiềm năng có nhu cầu và định hướng; Có thể hỗ trợ bạn kinh doanh dòng sản phẩm/dịch vụ đó không?… Tất nhiên, đối tượng gửi thư mà bạn tìm kiếm cũng gần “vùng chọn”. Hơn nữa, việc lọc chính xác nhóm đối tượng còn giúp bạn biết cách sử dụng phong cách chữ một cách hợp lý. Ví dụ, nếu đối tượng mục tiêu là các nhà đầu tư hoặc công ty, một bức thư trẻ trung và hài hước chắc chắn sẽ không mang lại kết quả tích cực. Hoặc là khách hàng là sinh viên, phong cách quá “khô khan” và không phù hợp. Xác định mục đích viết thư chào hàng
Mục đích chính của thư ngỏ là giới thiệu sản phẩm và kêu gọi tìm nguồn cung ứng/hợp tác. Tuy nhiên, sẽ có những trường hợp đặc biệt cần phải điều chỉnh mục tiêu. Ví dụ, khách hàng là một công nhân xử lý môi trường. Doanh nghiệp của bạn là bảo hiểm nhân thọ. Thư ngỏ chắc chắn không thể tập trung kêu gọi họ mua gói bảo hiểm này, gói bảo hiểm này mà nên giới thiệu đơn vị của bạn hoặc chia sẻ chương trình khuyến mại dành cho khách hàng là những người làm vệ sinh môi trường. Hay “chuyện ấy” về bảo hiểm nhân thọ bảo vệ cho nhân viên làm việc trong lĩnh vực có rủi ro cao như xử lý môi trường…
Tóm lại, tạo đơn hàng/hợp đồng hợp tác là mục tiêu cuối cùng của thư chào hàng sản phẩm. Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng có thể ngay lập tức.
Trình bày bức thư
Ở phần này, bạn cần đảm bảo hình thức và nội dung của một lá thư mời nhập học. Hình dạng phải dễ nhìn và có tính thẩm mỹ; phát huy ba phần (mở đầu, nội dung chính và kết thúc); Đừng để bị lừa dù là nhỏ nhất...
Để nâng cao tính thẩm mỹ, các chữ cái có thể được thiết kế riêng lẻ. Tuy nhiên, cần thể hiện hình ảnh thương hiệu và tính nhất quán cao. Mẫu thư chào hàng của Vinamilk chắc chắn không nên giống với Milo, Ensure hay bất kỳ thương hiệu cạnh tranh nào khác. Với thư chào hàng của Vinamilk cũng vậy, 100 khách hàng không thể dùng 100 mẫu khác nhau.
Ngoài ra, tùy theo đối tượng khách hàng/đối tác mà ngôn ngữ sử dụng cũng phải linh hoạt. Một số thư chào hàng bằng tiếng Việt, một số khác phải bằng tiếng Anh, tiếng Đức, tiếng Trung, v.v.
Nội dung: mạch lạc, thống nhất, đầy đủ; Hạn chế sử dụng các thuật ngữ chuyên môn, từ địa phương gây khó hiểu, nhầm lẫn, v.v. Trong trường hợp nhiều sản phẩm/dịch vụ hoặc cung cấp thông tin chi tiết về mặt hàng thì nên sử dụng tệp tin đính kèm, tránh làm cho nội dung tin nhắn quá dài, thiếu điểm nhấn. Hãy ghi nhớ điều này khi viết thư xin việc của bạn. kiểm tra thư
Sau khi hoàn thành việc gửi, bạn nên kiểm tra lại để đảm bảo bức thư đã hoàn chỉnh. Đây là bước mà nhiều người bỏ qua khiến bức thư ngỏ gặp phải những sai sót không đáng có.
3.2 Các yếu tố cần thiết trong nội dung thư chào hàng
Các yếu tố bắt buộc phải có trong nội dung thư mời làm việc đó là:
Lời chào;
Trình bày về công ty (tổng quát lịch sử phát triển, thành tích đạt được);
Mục đích (chung);
Tổng quan về sản phẩm (có thể tạo tệp đính kèm nếu thông tin về sản phẩm quá lớn);
Mời Mua/Hợp tác;
Tái bút và cảm ơn bạn;
Thông tin liên lạc.
4 Một số ví dụ về thư mời hay đáng để tham khảo
Nội dung bài viết:
Bình luận