Thời gian thẩm định hồ sơ mời thầu là bao lâu?

Theo quy định tại khoản 21 Điều 4 Luật Đấu thầu 2023, hồ sơ mời thầu là tập hợp các tài liệu được bên mời thầu phát hành nhằm giúp nhà thầu hoặc nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Tài liệu này bao gồm các yêu cầu kỹ thuật, tài chính và pháp lý, đóng vai trò là căn cứ để đánh giá và lựa chọn nhà thầu phù hợp cho một dự án, gói thầu hoặc hoạt động đầu tư kinh doanh. Hồ sơ mời thầu cần đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Vai trò của bên mời thầu trong quy trình đấu thầu

Trong quá trình đấu thầu, bên mời thầu có vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự công bằng và minh bạch. Theo Khoản 1 Điều 4 Luật Đấu thầu 2023, bên mời thầu bao gồm:

• Chủ đầu tư hoặc tổ chức được chủ đầu tư thành lập hoặc lựa chọn. Đây là những đơn vị trực tiếp quản lý dự án, chịu trách nhiệm xây dựng hồ sơ mời thầu và điều phối quy trình đấu thầu.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt chủ trương đầu tư hoặc tổ chức đấu thầu, đảm bảo quy trình diễn ra phù hợp với quy định pháp luật và đáp ứng các mục tiêu kinh tế - xã hội.
• Đơn vị được giao nhiệm vụ tổ chức đấu thầu, thường là các tổ chức chuyên môn có năng lực, kinh nghiệm, được cơ quan có thẩm quyền giao thực hiện.

>> Bạn có thể tham khảo thêm bài viết khác tại: Sơ thẩm là gì? Những lưu ý trong sơ thẩm

2. Thẩm định hồ sơ mời thầu là gì?

Thẩm định Hồ sơ mời thầu (HSMT) được hiểu là quá trình Tổ thẩm định tiến hành xem xét, đánh giá và đưa ra kết luận đối với HSMT để làm cơ sở xem xét và phê duyệt HSMT. Hồ sơ mời thầu cần được xây dựng và phát hành tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật để đảm bảo tính hợp lệ và công bằng. Trước khi phê duyệt, hồ sơ này phải được thẩm định bởi tổ chuyên môn để kiểm tra tính đầy đủ, rõ ràng và minh bạch, cũng như đảm bảo đáp ứng thực tế của dự án. Thành viên tổ thẩm định cần có năng lực, kinh nghiệm và phải tuân thủ các quy định tại Điều 4 Thông tư 19/2015/TT-BKHĐT.

Quá trình này không chỉ đảm bảo hồ sơ mời thầu phù hợp pháp luật mà còn góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng của hoạt động đấu thầu.

>> Bạn có thể tham khảo thêm bài viết khác tại: Thủ tục làm hồ sơ thẩm duyệt PCCC

3. Thời gian thẩm định hồ sơ mời thầu?

Thời gian thẩm định hồ sơ mời thầu được quy định nhằm đảm bảo quá trình đấu thầu diễn ra đúng quy trình và hiệu quả, cụ thể như sau:

(a); Thời gian tối đa: Không quá 20 ngày kể từ ngày cơ quan, tổ chức thẩm định nhận được đầy đủ hồ sơ trình thẩm định.

(b); Các yếu tố cần lưu ý trong thời gian thẩm định:

• Hồ sơ phải đầy đủ và hợp lệ ngay từ khi được gửi để tránh mất thời gian bổ sung hoặc sửa đổi.
• Thời gian này bao gồm việc tổ chức các cuộc họp, xem xét các ý kiến liên quan, kiểm tra nội dung hồ sơ, và lập báo cáo thẩm định.

>> Bạn có thể tham khảo thêm bài viết khác tại: Chi phí thẩm định hồ sơ mời thầu

4. Thủ tục thẩm định hồ sơ mời thầu

Thủ tục thẩm định hồ sơ mời thầu được quy định chi tiết trong Nghị định 24/2024/NĐ-CP và Luật Đấu thầu 2023. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình thẩm định:

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ trình thẩm định:

• Tờ trình đề nghị phê duyệt: Do bên mời thầu lập, đề nghị phê duyệt hồ sơ mời thầu.
• Dự thảo hồ sơ mời thầu: Bao gồm toàn bộ tài liệu dự kiến phát hành cho nhà thầu.
• Tài liệu liên quan: Quyết định phê duyệt dự án (nếu có), quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu và các tài liệu khác có liên quan.

Bước 2. Nộp hồ sơ thẩm định: Bên mời thầu gửi hồ sơ trình thẩm định đến cơ quan, tổ chức thẩm định có thẩm quyền.

Bước 3. Thẩm định hồ sơ:

• Kiểm tra cơ sở pháp lý: Đảm bảo hồ sơ mời thầu được lập dựa trên các quy định pháp luật hiện hành.
• Đánh giá nội dung: Xem xét sự phù hợp của hồ sơ mời thầu với quy mô, mục tiêu, phạm vi công việc, thời gian thực hiện của dự án, dự toán mua sắm, gói thầu; so với hồ sơ thiết kế, dự toán của gói thầu, yêu cầu về đặc tính, thông số kỹ thuật của hàng hóa (nếu có); so với biên bản trao đổi giữa bên mời thầu với các nhà thầu tham dự thầu trong giai đoạn một (đối với gói thầu áp dụng phương thức hai giai đoạn); so với quy định của pháp luật về đấu thầu và pháp luật khác có liên quan.
• Xem xét ý kiến khác nhau: Nếu có ý kiến khác nhau giữa các tổ chức, cá nhân tham gia lập hồ sơ mời thầu, cần xem xét và giải quyết.

Bước 4. Lập báo cáo thẩm định: Nội dung báo cáo bao gồm: 

• Khái quát thông tin chính của dự án và cơ sở pháp lý để lập hồ sơ mời thầu.
• Tổng hợp ý kiến của các cơ quan, đơn vị liên quan (nếu có).
• Nhận xét và ý kiến của tổ thẩm định về các nội dung đã thẩm định, ý kiến thống nhất hoặc không thống nhất về nội dung dự thảo hồ sơ mời thầu.
• Đề xuất và kiến nghị về việc phê duyệt hồ sơ mời thầu.
• Đề xuất phương án xử lý trong trường hợp hồ sơ mời thầu có nội dung không tuân thủ quy định của pháp luật về đấu thầu và pháp luật khác có liên quan.
• Các ý kiến khác (nếu có).

Bước 5. Phê duyệt hồ sơ mời thầu: Căn cứ vào tờ trình phê duyệt và báo cáo thẩm định, người có thẩm quyền sẽ ký phê duyệt hồ sơ mời thầu. Thời gian thẩm định và phê duyệt:

• Thẩm định: Tối đa 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ trình thẩm định.
• Phê duyệt: Tối đa 10 ngày kể từ ngày nhận được tờ trình đề nghị phê duyệt hoặc báo cáo thẩm định.

Việc tuân thủ chặt chẽ các bước trên đảm bảo quá trình thẩm định hồ sơ mời thầu diễn ra minh bạch, hiệu quả và đúng quy định pháp luật.

Thủ tục thẩm định hồ sơ mời thầu

5. Thẩm quyền thẩm định hồ sơ mời thầu

Dựa trên Điều 126 Nghị định 24/2024/NĐ-CP, các chủ thể có thẩm quyền thẩm định hồ sơ mời thầu bao gồm:

(a); Chủ đầu tư: chịu trách nhiệm tổ chức thẩm định các nội dung:

• Hồ sơ mời quan tâm, sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.
• Kết quả đánh giá hồ sơ quan tâm, sơ tuyển, danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu kỹ thuật.

(b); Bộ Kế hoạch và Đầu tư: Thẩm định kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu, phương án lựa chọn nhà thầu trong các trường hợp đặc biệt thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ.

(c); Sở Kế hoạch và Đầu tư: Thực hiện thẩm định các kế hoạch liên quan đến dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt của Chủ tịch UBND cấp tỉnh.

(d); Cơ quan chuyên môn cấp huyện: Thẩm định hồ sơ với các dự án thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND cấp huyện.

(e); Đơn vị giúp việc cấp xã: Thực hiện thẩm định với các dự án thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND cấp xã.

(f); Tổ chức/cá nhân được giao nhiệm vụ thẩm định: Thủ trưởng cơ quan trung ương, doanh nghiệp nhà nước, hoặc các cơ quan khác có thể giao tổ chức/cá nhân thuộc quyền mình thẩm định các gói thầu liên quan.

(g); Tổ chức tư vấn độc lập: Trong trường hợp đơn vị thẩm định không đủ năng lực, có thể thuê tổ chức tư vấn độc lập để thực hiện việc thẩm định.

Thẩm quyền thẩm định hồ sơ mời thầu

6. Câu hỏi thường gặp

Thời gian thẩm định có bị kéo dài nếu bên mời thầu thay đổi yêu cầu trong hồ sơ không?

Có, thời gian thẩm định có thể bị kéo dài nếu bên mời thầu thay đổi hoặc bổ sung các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu sau khi đã trình. Khi đó, tổ thẩm định phải xem xét lại toàn bộ các thay đổi để đảm bảo hồ sơ phù hợp với quy định pháp luật và mục tiêu của gói thầu, làm ảnh hưởng đến tiến độ thẩm định theo kế hoạch ban đầu.

Có bắt buộc phải thuê tổ chức tư vấn độc lập để thẩm định hồ sơ mời thầu không?

Không, chỉ khi đơn vị thẩm định không đủ năng lực hoặc không có tổ chức/cá nhân chuyên môn phù hợp, mới cần thuê tổ chức tư vấn độc lập để thực hiện thẩm định. Đây không phải là yêu cầu bắt buộc trong mọi trường hợp.

Thời gian thẩm định hồ sơ mời thầu?

Thời gian thẩm định hồ sơ mời thầu tối đa 20 ngày kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ trình. Thời gian phê duyệt hồ sơ mời thầu tối đa là 10 ngày, kể từ ngày nhận được tờ trình đề nghị phê duyệt hồ sơ mời thầu của bên mời thầu hoặc báo cáo thẩm định trong trường hợp có yêu cầu thẩm định.

Nói tóm lại, qua bài viết trên, Công ty Luật ACC đã cung cấp cho quý khách hàng thông tin về thời gian thẩm định hồ sơ mời thầu. Mong rằng quý khách hàng trong quá trình tham gia vào hoạt động đấu thầu, quý khách hàng sẽ tuân thủ đúng quy định của pháp luật về thời gian thẩm định hồ sơ mời thầu.