1.Quản lý thời gian là gì?
Nói một cách đơn giản, kỹ năng quản lý thời gian cá nhân là sắp xếp và phân bổ các công việc cần hoàn thành trong một khung thời gian nhất định. Lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp chúng ta tối ưu hóa hiệu quả công việc. Tùy theo mục tiêu mà bạn có thể lập kế hoạch làm việc theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng, năm…
2.Tại sao quản lý thời gian lại cần thiết trong công việc?
Như đã đề cập ở trên, quản lý thời gian là một kỹ năng rất quan trọng. Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn hoàn thành được nhiều việc hơn. Dưới đây là những lợi ích cụ thể của việc quản lý thời gian.
2.1 Tăng năng suất và hiệu quả công việc
Quản lý thời gian sẽ giúp bạn cải thiện năng suất làm việc và đạt chất lượng công việc cao. Cùng một công việc và trong cùng một thời kỳ nhưng hiệu quả công việc của mỗi người sẽ khác nhau. Điều này có nghĩa là người biết tận dụng thời gian sẽ hoàn thành công việc một cách thoải mái và đúng hạn. Mặt khác, những người không biết quản lý thời gian dễ rơi vào trạng thái căng thẳng, “chạy đua” với công việc.
2.2 Giảm áp suất làm việc
Trên thực tế, quản lý thời gian là một cách để bạn giải phóng áp lực. Cụ thể, việc phân chia và triển khai công việc một cách khoa học theo kế hoạch đã lập sẵn sẽ giúp bạn giải quyết mọi vấn đề. Thêm vào đó, một tinh thần thoải mái sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
2.3 Thành công nhanh chóng
Nếu bạn sắp xếp công việc hợp lý, bạn sẽ có thể hoàn thành công việc sớm hơn và chính xác hơn. Sau đó, bạn có thể dễ dàng đạt được thành công trong các giai đoạn. Ngược lại, những người làm việc theo cảm tính thường dễ thất bại vì trễ deadline hoặc quên nhiệm vụ.
2.4 Cân bằng cuộc sống hợp lý
Tất cả chúng ta đều có 24 giờ mỗi ngày để cống hiến hết mình cho bản thân, cho gia đình, cho công việc. Lập kế hoạch thời gian khoa học sẽ giúp bạn có sự cân bằng cuộc sống hợp lý. Điều này có nghĩa là bạn vừa có thể tập trung vào việc làm cho đúng, vừa có nhiều thời gian để thư giãn, chăm sóc những người thân yêu và bản thân.
2.5 Đẩy lùi thói hư tật xấu
Tại sao lập kế hoạch thời gian khoa học giúp bỏ thói quen xấu? Vì bất cứ lý do gì, sự trì hoãn không chỉ làm giảm khả năng của chính bạn mà còn ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung của bạn. Hãy xây dựng một kế hoạch làm việc chi tiết để hạn chế những thói quen xấu!
3.Kỹ năng cần thiết để tổ chức và quản lý thời gian hiệu quả
Chúng ta đều biết rằng việc phân bổ thời gian hợp lý sẽ nâng cao chất lượng công việc.
3.1 Biết cách phân biệt các cấp độ công việc
Phân biệt các cấp độ công việc sẽ giúp bạn biết cách quản lý thời gian sao cho phù hợp. Bạn nên chia công việc thành hai cấp độ gồm khẩn cấp và quan trọng. Những "công việc khẩn cấp" này thường sẽ yêu cầu bạn chú ý ngay lập tức. Tuy nhiên, bạn nên làm điều đó ngay lập tức không nhất thiết phải là vấn đề. Còn “việc quan trọng” nếu không làm sẽ dẫn đến nhiều hệ lụy về sau. quản lý thời gian
3.2 Thiết lập mục tiêu
Đặt mục tiêu cụ thể được coi là kỹ năng quản lý thời gian cực kỳ hiệu quả. Xác định rõ mục tiêu sẽ giúp bạn có thêm động lực để cố gắng. Tuy nhiên, bạn cần đặt mục tiêu cụ thể và có thể đạt được.
Đặt mục tiêu sẽ giúp bạn có thêm động lực để cố gắng
Cụ thể: Đặt mục tiêu rõ ràng và cụ thể ngay từ đầu. Có thể đo lường được: Các mục tiêu nên được đo lường để xem liệu bạn có đạt được chúng hay không. Achievable: Mục tiêu có thể đạt được. Bạn nên chọn mục tiêu phù hợp với khả năng của mình. Phù hợp: Các mục tiêu phải phù hợp với cuộc sống và công việc của bạn để giúp bạn luôn có động lực. Có thời hạn: Chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ hơn để đạt được thành tích tốt hơn. Phương pháp OKR để quản lý mục tiêu có thể giúp bạn xây dựng và quản lý các mục tiêu của mình. Với OKRs, các mục tiêu đầy tham vọng và đầy cảm hứng của bạn sẽ đạt được với các kết quả (KR) rõ ràng, cụ thể và chính xác đáp ứng tiêu chuẩn SMART. Chỉ cần có mục tiêu, phương pháp OKRs sẽ định hướng và giúp bạn từng bước tiến gần hơn đến mục tiêu của mình. Tuy nhiên, phương pháp OKR chỉ phát huy hết tác dụng khi được hỗ trợ bởi công cụ phù hợp. Bộ giải pháp phần mềm quản lý OKR (fOKR) của Fastdo cho phép người dùng thực hiện tất cả các chức năng liên quan đến OKR trong cùng một không gian HOÀN TOÀN, DỄ SỬ DỤNG và THÚC ĐẨY
3.3 Xây dựng kế hoạch hiệu quả
Sau khi đặt mục tiêu cụ thể, bạn cần biết cách lập kế hoạch cho công việc của mình. Có một kế hoạch sẽ giúp bạn tận dụng tối đa thời gian của mình và làm việc hiệu quả. Dưới đây là kỹ năng lập kế hoạch bạn có thể tham khảo:
Lập kế hoạch để tận dụng tối đa thời gian của bạn
Bước 1: Đặt mục tiêu lớn
Bước 2: Lập kế hoạch bằng cách xác định những công việc nhỏ cần làm để đạt được mục tiêu lớn
Bước 3: Chuẩn bị kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện thành công các bước trong kế hoạch. Bước 4: Tính toán thời gian hợp lý
Bước 5: Xác định cách theo dõi thành tích mục tiêu
3.4 Tránh lập kế hoạch "đa nhiệm"
"Đa nhiệm" có nghĩa là làm nhiều việc cùng một lúc. Nếu bạn không có đủ chuyên môn, đa nhiệm không dành cho bạn. Tốt hơn nữa, bạn phải chia nhỏ công việc để hoàn thành từng bước một. Cùng với điều này, tập trung vào các nhiệm vụ đơn lẻ sẽ tăng hiệu quả.
3.5 Điều chỉnh tâm lý
Tâm lý thoải mái là một trong những cách để đạt hiệu quả trong công việc. Vì lý do này, nếu bạn có một tâm trí thoải mái và không căng thẳng, bạn sẽ đưa ra quyết định chính xác và hợp lý hơn. Dưới đây là những cách giúp bạn điều chỉnh tâm trí của mình:
Tâm lý thoải mái là một trong những cách để đạt hiệu quả trong công việc. Cười: Hành động này giúp bạn giảm hormone căng thẳng và tăng cảm giác hạnh phúc. Ngồi thiền: Theo nghiên cứu, ngồi thiền ít nhất 10 phút giúp giảm căng thẳng. Ăn socola đen: thực phẩm này giúp bạn giảm căng thẳng, mệt mỏi
Nghe nhạc: Thưởng thức một bài hát yêu thích sẽ giúp bạn thư giãn và thoải mái
3.6 Đối phó với “kẻ cắp” thời gian
Khi bạn cố gắng đạt được mục tiêu của mình, rất có thể bạn sẽ gặp phải những người hoặc yếu tố gây mất tập trung. “Kẻ cắp thời gian” có thể là chuyện cá nhân, đồng nghiệp thắc mắc… Tốt hơn hết, vấn đề này phải được giải quyết để không ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
4.Phương pháp quản lý thời gian thông minh của những người thành đạt
Trên thực tế, những người thành công biết cách sử dụng thời gian của họ một cách khôn ngoan. Chúng ta có thể học kỹ năng này. Một số phương pháp quản lý thời gian được sử dụng bởi những người thành công là:
4.1 Các chế độ quản lý thời gian của M.I.T. (Nhiệm vụ quan trọng nhất)
Nhiệm Vụ Quan Trọng Nhất sẽ tập trung vào một số việc quan trọng nhất cần làm trong ngày. Phương pháp này sẽ giúp bạn phân chia công việc hợp lý để tiết kiệm thời gian. Nhiệm vụ ưu tiên phải thuộc loại khẩn cấp và quan trọng của ma trận Eisenhower.
4.2 Phương pháp quản lý thời gian theo ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower là một mô hình bao gồm 4 tiêu chí: Khẩn cấp và không khẩn cấp; Quan trọng và không quan trọng. Bạn nên sắp xếp công việc theo khuôn mẫu này để ưu tiên những công việc quan trọng cần hoàn thành ngay. Ma trận này sẽ hỗ trợ việc ra quyết định và sử dụng thời gian hiệu quả.
4.3 Phương pháp Pomodoro
Phương pháp Pomodoro sẽ giúp bạn tập trung trong công việc. Cụ thể, bạn sẽ làm việc theo chu kỳ 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút và lặp lại quy trình. Theo nghiên cứu, điều này sẽ tạo ra áp lực thời gian khiến bạn phải chú ý trong công việc. Ngoài ra, thời gian nghỉ ngơi hợp lý sẽ có lợi cho sức khỏe và tạo tinh thần thoải mái.
4.4 Phương pháp quy tắc 2 phút
Quy tắc này đã được tác giả David Allen đề cập trong cuốn sách Getting Things Done. Mục đích của phương pháp này là bạn không nên trì hoãn những việc có thể làm dưới 2 phút. Ngay bây giờ hãy thử liệt kê và thực hiện những việc bạn có thể làm trong 2 phút nhé!
4.5 Phương pháp hàng loạt (Làm việc theo nhóm)
Batching là một phương pháp được viết bởi Tim Farris trong cuốn sách "Tuần làm việc 4 giờ". Phương pháp này khuyên bạn nên làm việc theo nhóm đối với những nhiệm vụ không quan trọng, chưa cần thiết. kỹ năng quản lý thời gian
5.Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả trong kinh doanh
Đối với doanh nghiệp, việc lập kế hoạch thời gian thông minh sẽ mang lại nhiều lợi ích. Nội dung dưới đây sẽ chia sẻ các phương pháp phân bổ thời gian hợp lý trong tổ chức. Kiểm tra nó bây giờ!
5.1 Quy tắc 4D (Làm – Bỏ – Ủy quyền – Trì hoãn)
Thủ thuật của quy tắc 4D là giải quyết một nhiệm vụ trước một nhiệm vụ khác. Phương pháp 4D bao gồm 4 yếu tố. Đặc biệt:
Làm: yêu cầu bạn làm công việc quan trọng ngay trước mặt bạn. Dump: Một cách để tiết kiệm thời gian khi từ bỏ các tác vụ không cần thiết. Ủy quyền Phân công công việc để mọi người làm tốt hơn. Trì hoãn: Tạo một danh sách các nhiệm vụ để trì hoãn.
5.2 Nguyên lý 80/20 (Pareto)
Nói chung, nguyên tắc này nhấn mạnh rằng 80% kết quả sẽ được tạo ra bởi 20% đóng góp. Do đó, bạn nên áp dụng phương pháp này để xác định 20% nhiệm vụ hàng đầu dẫn đến kết quả tốt nhất. Nguyên tắc Pareto sẽ tập trung vào những công việc cụ thể, vì vậy việc sử dụng thời gian sẽ hiệu quả hơn.
5.3 Luật 40 – 30 – 20 – 10
Đó cũng là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cũng như kinh doanh hợp lý. Áp dụng quy tắc 40 - 30 - 20 - 10, bạn nên dành 40% thời gian để làm những việc quan trọng nhất, 30% thời gian để làm những việc quan trọng thứ hai. Sau đó, bạn dành 20% thời gian để làm việc quan trọng thứ ba và 10% thời gian để làm mọi thứ cùng nhau.
6.Cách quản lý thời gian làm việc hiệu quả
Bạn phải áp dụng các bí mật để tận dụng tối đa thời gian của mình. Đặc biệt là môi trường văn phòng sẽ có khối lượng công việc nặng nề và áp lực về thời gian. Do đó, bạn cần cẩn thận trong việc tổ chức và quản lý công việc sao cho phù hợp.
6.1 Tổ chức và phân bổ công việc
Tốt hơn nữa, bạn nên sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Ngoài ra, bạn có thể chia mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Hoàn thành từng bước sẽ giúp tối đa hóa năng suất và khiến bạn trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
6.2 Tổ chức không gian làm việc của bạn
Có lẽ bạn không quá chú ý đến nó! Tuy nhiên, không gian làm việc sẽ ảnh hưởng đến mức độ tập trung của bạn! Những đồ vật trên bàn làm việc hay giấy tờ vứt đi sẽ khiến bạn lo lắng. Do đó, cần dành thời gian để tổ chức lại văn phòng của bạn!
6.3 Ghi chú rõ ràng về nhiệm vụ
Bạn sẽ làm việc chuyên nghiệp và khoa học hơn nếu viết ra các nhiệm vụ một cách rõ ràng. Ngoài ra, ghi chú rõ ràng sẽ giúp tăng động lực hoàn thành nhiệm vụ của bạn. Ngoài ra, bạn sẽ không bao giờ quên bài tập hoặc trễ hạn nếu bạn đã ghi chú chi tiết và kỹ lưỡng. quản lý thời gian
6.4 Đào tạo nâng cao tay nghề
Bên cạnh kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, bạn nên rèn luyện các kỹ năng văn phòng khác. Đánh máy bằng 10 ngón sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Sử dụng các công cụ hỗ trợ hay biết cách tìm kiếm thông tin cũng góp phần nâng cao năng suất trong công việc. Ngoài ra, kỹ năng chuyên môn cao sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.
Nội dung bài viết:
Bình luận