Thể thức của văn bản thông báo theo thông tư mới

Văn bản thông báo là văn bản hành chính thông dụng nhất, thể thức của loại văn bản này phải tuân theo thể thức của một văn bản hành chính. Vậy thể thức của văn bản thông báo theo thông tư mới được quy định như thế nào? Hãy cùng ACC tìm hiểu vấn đề này thông qua bài viết dưới đây nhé!

1. Văn bản thông báo là gì? 

Thông báo là một biểu mẫu được sử dụng thường xuyên trong các cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị khi cần thông báo về một vấn đề, một nội dung nào đó tới một cá nhân trong đơn vị hay toàn bộ các thành viên trong đơn vị đó. Mẫu thông báo phải được soạn thảo theo đúng quy tắc của một văn bản hành chính, cách trình bày rõ ràng, bố cục hợp lý thể hiện tác phong làm việc chuyên nghiệp của đơn vị đó.

Mẫu thông báo chung là một văn bản thông báo về một việc cụ thể, gửi đến cá nhân hay một tổ chức nào đó. Nội dung của một mẫu thông báo sẽ căn cứ vào nơi được thông báo hoặc gửi tới hoặc các căn cứ trực tiếp để thông báo (nếu cần).

Văn bản thông báo là thông báo được thể hiện dưới dạng văn bản. Thông báo có thể được thể hiện dưới lời nói, văn bản. Văn bản thông báo là một dạng thể hiện của thông báo. Văn bản thông báo cần được thể hiện chi tiết, dễ hiểu, khoa học để người tiếp nhận thông tin thông báo được chính xác.

Mẫu văn bản Thông báo là một văn bản được sử dụng để truyền tải một nội dung nào đó đến các cá nhân, cơ quan hoặc tổ chức để họ được biết và thực hiện.

Chẳng hạn, Thông báo tuyển dụng, Thông báo về việc tổ chức sự kiện, Thông báo gửi khách hàng; Thông báo tạm ngừng hoạt động của doanh nghiệp; Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế...

Trong Thông báo cần đề cập ngay vào nội dung cần thông tin mà không cần nêu lý do, căn cứ dài dòng. Vì thế, về cơ bản, mẫu Thông báo khá đơn giản, ai cũng có thể dễ dàng lập được.

2. Thể thức của văn bản thông báo

Thông báo là một văn bản hành chính dùng để truyền đạt những tin tức, nội dung của quyết định cho cá nhân, bộ phận hoặc cơ quan,… Thông báo sẽ có 3 phần gồm: mở đầu (quốc hiệu, tiêu ngữ, số ký hiệu, tên của văn bản thông báo), phần nội dung cần thông báo và phần kết thúc.

Văn bản thông báo là một trong những biểu mẫu được sử dụng phổ biến ở các doanh nghiệp, tổ chức, công ty, đơn vị dùng trong mục đích thông báo/ truyền đạt tới 1 hoặc nhiều người về một vấn đề nào đó.

Theo đó, văn bản thông báo cần được soạn thảo một cách rõ ràng, hợp lý, phù hợp với nội dung thông báo.

Hiện nay, văn bản thông báo có rất nhiều loại, sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu tới quý vị một số loại văn bản thông báo được sử dụng phổ biến hiện nay.

– Thông báo về kết quả của cuộc họp, hội nghị

– Thông báo về nhiệm vụ được giao từ cấp trên

– Thông báo về các quyết định (tăng lương, nghỉ việc,…), chính sách, chỉ thị từ trên cấp trên.

– Thông báo về các vấn đề liên quan tới nội bộ hoạt động quản lý, lãnh đạo, … của công ty hoặc doanh nghiệp

Vài văn bản thông báo là văn bản hành chính nên thể thức của văn bản thông báo cũng phải tuân theo thể thức văn bản hành chính, cụ thể như sau:

Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính như sau:

– Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

– Số, ký hiệu của văn bản.

– Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

– Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

– Nội dung văn bản.

– Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

– Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

– Nơi nhận.

– Phụ lục.

– Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

– Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

– Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

Thể thức văn bản ngoài việc thể hiện ra ở các thành phần chính của văn bản còn thể hiện ở phông chữ, khổ giấy, cách đánh số thứ tự, nội dung bài…

Font chữ dùng trong văn bản là khái niệm để chỉ một tập hợp đầy đủ các ký tự và thuộc tính mà khi sử dụng người ta có thể tạo ra một văn bản đầy đủ, thống nhất về hình dạng, font chữ bao gồm hệ thống các chữ cáo, bộ số, ký tự đặc biệt, dấu câu và có đặc trưng riêng, thống nhất không bị lỗi về kiểu dáng, kích cỡ.

Khổ giấy hiện nay theo tiêu chuẩn quốc tế EN ISO 216 xuất phát từ DIN 476 do Viện tiêu chuẩn Đức đưa ra năm 1922, song song với tiêu chuẩn đó còn có hệ thống khác như tại Hoa Kỳ và Canada. Và ở Việt Nam đang áp dụng khổ giấy do Viện tiêu chuẩn Đức đưa ra. Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì trong văn bản hành chính sẽ lựa chọn khổ giấy A4 với kích thước là 210 mm x 297 mm.

Các khổ giấy theo tiêu chuẩn EN ISO 216 sẽ có các cỡ từ A0, A1… cho đến A12 với kích thước nhỏ dần từ A0 đến A12.

Theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/ND-CP quy định về sử dụng font chữ: chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.

Cách đánh số thứ tự trong văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

Ở “Phần”, “Chương” được trình bày in đậm và đánh số La Mã (Phấn I, Phấn II, Chương I, Chương II…)

Ở “Mục”, “Tiểu mục” được đánh số theo chữ số Ả Rập (Mục 1, Mục 2…)

Ở “ Điều”, “Khoản” cũng được đánh số theo chữ số Ả Rập (Điều 1, Điều 2…)

Thứ tự các “ Điểm” trong mỗi khoản sẽ được dùng theo thứ tự của bảng chữ cái tiếng Việt (a,b,c,d…)

Tên cơ quan chủ quản trong thể thức văn bản được quy định như sau:

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp.

– Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương phải có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đóng trụ sở.

– Được phép viết tắt những cụm từ thông dụng.

– Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12 tới 13, đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Trong đó, tên cơ quan chủ quản trực tiếp viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12 tới 13.

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức han hành; trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. Phần tiêu đề thể hiện nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Đối với công văn, sau chữ “V/v” nội dung sử dụng chữ in thường, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.

3. Thể thức văn bản theo thông tư mới nhất

Để có thể soạn thảo văn bản thông báo cần thực hiện theo các bước

– Xây dựng về bố cục văn bản thông báo: nội dung của thông báo, đơn vị hoặc cá nhân nhận thông báo,…

– Soạn thảo thông báo

+ Ghi rõ tên cơ quan, số thông báo ở phần đầu của bản thông báo, trình bày ở bên góc trái chiếm 1/3 trang giấy

Phần còn lại chiếm 2/3 trang giấy sẽ ghi quốc hiệu, tiêu ngữ và ngày tháng năm lập bản thông báo

+ Tên của văn bản thông báo, trình bày giữa trang giấy viết bằng chữ in hoa đậm.

+ Phần kính gửi ghi người, bộ phận, nhận thông tin thông báo

+ Căn cứ vào hợp đồng, quy định pháp luật,…. Để đưa ra bản thông báo này.

+ Đề nghị với nội dung gì? hoặc thông báo nội dung cụ thể như thế nào?

+ Ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu của giám đốc công ty

+ Nơi nhận: cá nhân, bộ phận, phòng nào?

Trên đây là các thông tin về Thể thức của văn bản thông báo theo thông tư mới mà ACC cung cấp tới quý bạn đọc. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào cần hỗ trợ về vấn đề trên vui lòng liên hệ với Công ty Luật ACC của chúng tôi. Công ty Luật ACC luôn cam kết sẽ đưa ra nhưng hỗ trợ tư vấn về pháp lý nhanh chóng và có hiệu quả nhất. Xin chân thành cảm ơn quý bạn đọc.