Mẫu đúng thể thức công văn

 thể thức công văn

1. Công văn  là gì?  

Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định  các loại văn bản hành chính như sau: 

 Văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản sau: 

 Nghị quyết (cá nhân), Quyết định (cá nhân), Chỉ thị, Quy định, Quy định, Thông báo, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Kế hoạch, Đề án, Dự án, Báo cáo, Biên bản, Tuyên bố, Hợp đồng, Công văn, Công văn, Biên bản ghi nhớ,  thỏa thuận, quyền lực của luật sư, thư mời, thư giới thiệu, giấy phép nghỉ phép, phiếu công văn, phiếu chuyển, phiếu nhật ký, thư công khai. 

 Như vậy, công văn là một loại văn bản hành chính được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Công văn là công cụ giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới và công dân.  

2. Quy định về  soạn thảo công văn 

 Tại Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về thể thức văn bản như sau: 

 - Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần của văn bản, bao gồm  thành phần chính áp dụng cho mọi loại văn bản và các thành phần phụ trong  trường hợp đặc biệt hoặc cho một số loại văn bản. 

 - Thể thức văn bản hành chính (lệnh giao) bao gồm các yếu tố chính sau: 

 (1) Quốc hiệu và tiền tệ. 

 (2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. 

  (3) Số, ký hiệu  văn bản.  

(4) Địa điểm và thời gian công bố tài liệu. 

 (5) Đánh tên và  nội dung văn bản đoạn trích. 

 (6) Nội dung văn bản. 

  (7) Chức danh, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. 

  (8) Con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.  (9) Nơi nhận.  

 Ngoài các thành phần nêu trên, văn bản có thể bổ sung thêm các thành phần khác, bao gồm: 

 (10) Phụ lục. 

  (11) Thể hiện độ mật, mức độ khẩn cấp, thể hiện mức độ phổ biến. 

 (12) Tên nhà xuất bản và số lần xuất bản. 

 (13) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; E-mail; thông tin điện tử; số điện thoại; số fax. * Kỹ thuật trình bày văn bản 

 Trình bày kỹ thuật  văn bản bao gồm: khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần hình thức, số trang của văn bản. Thể thức trình bày của công văn được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Đặc biệt: 

 - Khổ giấy: Khổ A4 (210mm x 297mm). 

 - Loại trình bày: Theo độ dài  khổ A4. Trong trường hợp nội dung văn bản bao gồm các bảng biểu nhưng không tích hợp thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể  trình bày theo chiều rộng.  - Lề trang: Cách mép trên và  dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15 - 20 mm. 

  - Phông chữ: Phông chữ  Việt Nam Times New Roman, bộ chữ Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.  

 - Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng thành phần của định dạng. 

 - Vị trí trình bày các thành phần của công thức: Thực hiện theo mục IV, phần I của phụ lục này.  

 - Số trang văn bản: Được đánh máy từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,  canh giữa theo chiều ngang của lề trên cùng của văn bản, không đánh số trang đầu.

* Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức Công văn

Lưu ý: Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu cỡ chữ 13, Tiêu ngữ cỡ chữ 14, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 14 hoặc Quốc hiệu cỡ chữ 12, Tiêu ngữ cỡ chữ 13, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 13.

3. Mẫu Công văn đúng thể thức

Ghi chú:

1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.

3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.

4 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn.

5 Địa danh.

6 Trích yếu nội dung công văn.

7 Nội dung công văn.

8 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

9 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

10 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (nếu cần).