Trường hợp nào mua hàng phải xuất hóa đơn? Trong bài viết dưới đây, đội ngũ giảng viên của Khóa học kế toán tổng hợp Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết các trường hợp mua hàng không có hóa đơn và cách xử lý. 
1. Các trường hợp được chấp nhận mua hàng không có hóa đơn GTGT
Tại Điều 6, Khoản 2, Điểm 2.4 Thông tư 78/2014/TT-BTC và Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung có quy định về các khoản chi phí không được trừ khi mua các mặt hàng hóa không có hóa đơn (được phép lập bảng kê) như sau:
Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm). Đây là những trường hợp khi mua hàng không cần hóa đơn GTGT. Tuy nhiên, để đưa các chi phí này vào chi phí hợp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận, doanh nghiệp cần phải có bộ hồ sơ thanh toán đầy đủ các chứng từ sau:
Hợp đồng mua bán
Chứng minh thư bên bán
Giấy đề nghị thanh toán
Giấy báo nợ nếu thanh toán qua ngân hàng
Phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt
Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn GTGT theo mẫu 01/TNDN (được ban hành kèm theo TT 78/2014/TT-BTC). Danh sách này phải do người đại diện theo pháp luật của công ty chịu trách nhiệm và ký tên. Xem thêm:
Mẫu báo cáo mua hàng mới nhất
Cách tạo danh sách mua và bán điện tử
Hãy nhớ rằng: hàng hóa và dịch vụ phải có cùng giá bán trên thị trường. Trong trường hợp doanh nghiệp định giá cao hơn thị trường, cơ quan quản lý thuế sẽ sử dụng giá thị trường hiện tại để tính lại chi phí tính thuế doanh nghiệp. Khoản chênh lệch giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp mua vào với giá trị thị trường sẽ bị bác bỏ và không được chấp nhận là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
2. Các trường hợp thực tế thường gặp và phải làm gì theo thông tư mới nhất.
Trường hợp 1: Chi phí thuê xe, chi phí bốc xếp như xe ôm, xe ba gác tư nhân không có hóa đơn GTGT
Thực tế khoản chi này không được coi là khoản chi không có hóa đơn GTGT như đã nêu ở trên. Do đó, bạn hãy khéo léo biến chi phí vận chuyển và bốc xếp này thành chi phí nhân công bằng thủ thuật sau:
*Đối với phí thuê vận chuyển, bốc xếp có giá trị dưới 2 triệu đồng/giờ hoặc tháng:
Bước 1: Ký hợp đồng lao động thời vụ có thời hạn 3 tháng, kèm theo chứng minh nhân dân của bên cung cấp dịch vụ.
Bước 2: Thanh toán chi phí của họ bằng cách trả lương. Lương của họ sẽ được tính vào bảng lương của công ty. Thông tin của nhân viên này sẽ nằm trong mục nhân viên thời vụ.
Bước 3: Trả lương cho nhân viên này, lấy chữ ký của họ trên bảng lương.
*Đối với phí thuê vận chuyển, bốc xếp trên 2 triệu đồng/giờ hoặc tháng:
Khoản thu nhập này của người vận chuyển và người phụ trách dỡ hàng là cần thiết để trả cho IPP. Vì vậy, để tính được chi phí hợp lý cho doanh nghiệp và thực hiện nghĩa vụ PPI của người cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp, bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1, Bước 2, Bước 3: Thực hiện theo trường hợp trên
Bước 4: Trích IRP 10%, phần còn lại trả cho người cung cấp dịch vụ vận tải, bốc xếp. Sau đó cung cấp cho họ bằng chứng khấu lưu IRP để họ có thể quyết toán thuế sau.
Lưu ý: Chứng từ khấu trừ thuế này doanh nghiệp có thể đặt in hoặc mua từ cơ quan thuế. mua-hang-khong-co-hoa-don
Hoặc: không khấu trừ 10% thuế TNCN, trả cho họ 100% tiền vận chuyển và bốc xếp. Trong trường hợp này, công ty phải làm thủ tục cấp MST cho họ và yêu cầu họ cam kết tổng thu nhập trong năm không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN (cam kết 23).
Trong trường hợp này, kinh nghiệm cho thấy bạn nên trích 10% từ IRP của nhà cung cấp dịch vụ.
Trường hợp 2: Công ty thuê ô tô, hoặc máy ủi, máy xúc,.. cá nhân (giá trị cao)
Chi phí vận chuyển này cũng không được quy định tại Thông tư 78 nêu trên nên bạn có thể tiến hành ký kết hợp đồng lao động với bên cho thuê là cá nhân.
Hồ sơ bao gồm:
hợp đồng chia nhỏ
Hồ sơ công việc được chấp nhận
Bản sao chứng minh nhân dân của người thuê
Chứng từ thanh toán: Giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi (nộp tiền mặt) hoặc giấy đòi tiền (thanh toán chuyển khoản). Các bạn ghi nhớ nếu giá trị thanh toán lớn hơn 20 triệu thì phải thanh toán qua chuyển khoản từ tài khoản đăng ký với cơ quan thuế của doanh nghiệp đến tài khoản của cá nhân người cung cấp dịch vụ.
Hoá đơn bán lẻ của cơ quan thuế cấp (Cụ thể: Cá nhân cho thuê xe sẽ phải mang những giấy tờ sau để lên cơ quan thuế để nộp thuế: Hợp đồng giao khoán, biên bản nghiệm thu hoàn thành công việc, chứng từ thanh toán, CMT photo. Sau khi nộp thuế xong cơ quan thuế sẽ cấp cho 1 hoá đơn bán lẻ để đưa cho DN)
Trường hợp 3: Doanh nghiệp thuê nhà, cửa hàng của cá nhân có giá nhỏ hơn 100 triệu/năm, hoặc 8,4 triệu/tháng
Theo khoản 7 điều 1 Thông tư 119/2014/TT-BTC quy định:
“Hộ gia đình, cá nhân có tài sản cho thuê thuộc đối tượng phải khai, nộp thuế GTGT, thuế TNCN và nộp thuế môn bài theo thông báo của cơ quan thuế.
- Riêng đối với hộ gia đình, cá nhân có tài sản cho thuê mà tổng số tiền cho thuê trong năm thu được từ 100 triệu trở xuống hoặc tổng số tiền cho thuê trung bình một tháng trong năm từ 8,4 triệu đồng trở xuống thì không phải khai, nộp thuế GTGT, thuế TNCN và cơ quan thuế không thực hiện cấp hóa đơn lẻ đối với trường hợp này”
Như vậy trong trường hợp này, doanh nghiệp không có hóa đơn GTGT đầu vào. Để được chấp nhận chi phí, doanh nghiệp cần có bộ hồ sơ thanh toán đầy đủ như sau:
Hợp đồng thuê nhà
Chứng minh thư photo của chủ nhà
Chứng từ thanh toán: giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt), giấy báo nợ của ngân hàng (nếu thanh toán qua chuyển khoản). Lưu ý: Đối với giá thuê từ 20 triệu trở lên, công ty phải chuyển tiền thanh toán cho chủ nhà từ tài khoản công ty (tài khoản đã đăng ký với cơ quan thuế) sang tài khoản cá nhân của chủ nhà thì mới đủ điều kiện khấu trừ thuế. Biên bản chuyển nhà nếu có. Bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn mẫu 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC). (Danh sách này sẽ được lưu tại công ty để giải thích thêm). Trường hợp 4: Công ty cho cá nhân thuê nhà, cơ sở kinh doanh trị giá trên 100 triệu/năm và giá trị trên 8,4 triệu/tháng
Trường hợp này bạn yêu cầu chủ cơ sở đến cơ quan thuế nộp thuế thu nhập, sau đó cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn bán lẻ cho chủ cơ sở. Hóa đơn này chủ hàng sẽ nộp lại cho công ty để hoàn thiện hồ sơ thanh toán.
Hồ sơ thanh toán trong trường hợp này giống như trường hợp thuê nhà dưới 100 triệu/năm hoặc 8,4 triệu/tháng. Tuy nhiên, hãy thêm hóa đơn thuê nhà ở trên.
Trường hợp 5: Công ty mua tài sản, công cụ, dụng cụ của cá nhân (ví dụ: ô tô) để tiến hành sản xuất kinh doanh. Trường hợp này công ty không cần hóa đơn GTGT đầu vào. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải hoàn thiện đầy đủ bộ hồ sơ sau:
Bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn mẫu 01/TNDN (ban hành kèm theo thông tư 78/2014/TT-BTC). hợp đồng mua bán xe
Giấy chứng nhận đăng ký tài sản mang tên công ty làm căn cứ hạch toán giá trị tài sản cố định, trích khấu hao và các khoản được trừ khi tính thuế doanh nghiệp. Chứng từ thanh toán: giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt), giấy báo chuyển khoản (nếu thanh toán bằng chuyển khoản). Lưu ý: Với giá thuê từ 20 triệu trở lên, công ty phải chuyển tiền thanh toán cho chủ nhà từ tài khoản công ty (tài khoản đã đăng ký với cơ quan thuế) sang tài khoản cá nhân của chủ nhà để được khấu trừ thuế. Trường hợp 6: Chi phí quảng cáo trực tuyến của một số trang quảng cáo trong và ngoài nước bằng hình thức thanh toán bằng thẻ tín dụng không có hóa đơn GTGT. Về nguyên tắc, chi phí công ty chi cho hoạt động quảng cáo trên các trang mạng xã hội (như yahoo, facebook, google,...) hoặc trên các nhà mạng trong và ngoài nước sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu các hoạt động quảng cáo này phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty và có chứng từ hợp pháp, hợp lệ hoặc hóa đơn đầy đủ.
Trên thực tế có 2 tình huống phát sinh như sau:
Tình huống 1: Công ty ký hợp đồng quảng cáo với công ty toàn quốc.
Giấy tờ trong trường hợp này bao gồm:
Hợp đồng cung cấp dịch vụ
hóa đơn giá trị gia tăng
Biên bản nghiệm thu hợp đồng
Chứng từ thanh toán: Giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt), giấy báo có (nếu thanh toán qua ngân hàng)
Tình huống 2: Công ty ký hợp đồng quảng cáo với các công ty nước ngoài (Facebook ads, Google Adwords ads,…).
Thông thường các hãng vận chuyển/nhà quảng cáo quốc tế (không đăng ký thuế tại Việt Nam) không có hợp đồng giấy hay hóa đơn tiếng Việt mà thường có các điều khoản hợp đồng trực tiếp trên trang quảng cáo.
Theo đó, nếu khách hàng có nhu cầu quảng cáo và chấp nhận các quy định về thời gian, phương thức, số tiền chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng, tài khoản ngân hàng… thì sẽ tiến hành thực hiện (mua) dịch vụ từ nhà cung cấp. Do đó, hồ sơ cần thiết để doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ bao gồm:
Tờ trình về nhu cầu quảng cáo của bộ phận thương mại có nhu cầu quảng cáo gửi cấp trên kèm theo bản in các điều kiện mà mạng/trang quảng cáo đưa ra (giá cả, hình thức quảng cáo, phương thức thanh toán, thời gian quảng cáo,…) đã được trưởng phòng kinh doanh phê duyệt. Biên bản nghiệm thu của bộ phận kinh doanh hoặc bằng chứng chứng minh thông báo của công ty được lập phù hợp với hợp đồng nêu trên. Chứng từ thanh toán: Sao kê ngân hàng kèm ủy nhiệm chi, séc công ty chứng minh công ty đã thanh toán cho trang quảng cáo;
Hồ sơ kê khai nộp thuế của cá nhân nước ngoài theo Thông tư số 78/2014 và số 103/2014). Trên đây là một số trường hợp mua hàng không có hóa đơn GTGT mà công ty thường gặp trên thực tế, bạn cần ghi lại để quản lý công việc hiệu quả.
Nội dung bài viết:
Bình luận