Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó tại Việt Nam. Để giúp các doanh nghiệp nước ngoài có thể hoàn thành nhanh chóng thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Bài viết này ACC sẽ tổng hợp chi tiết các thông tin để gửi đến bạn.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

1. Tại sao nên thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam?

Có nhiều lý do khiến các công ty nước ngoài nên thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Một số lý do phổ biến nhất bao gồm:

  • Tiếp cận thị trường: Việt Nam là một thị trường tiềm năng với dân số đông, tốc độ tăng trưởng kinh tế nhanh chóng và nhu cầu ngày càng cao về các sản phẩm và dịch vụ nước ngoài. Việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam giúp các công ty nước ngoài tiếp cận thị trường này một cách hiệu quả hơn.
  • Tìm hiểu thị trường: Việt Nam là một thị trường mới nổi với nhiều quy định và văn hóa kinh doanh khác biệt so với các nước phát triển. Việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam giúp các công ty nước ngoài có cơ hội tìm hiểu thị trường một cách chi tiết hơn, từ đó có những chiến lược kinh doanh phù hợp.
  • Xúc tiến thương mại: Văn phòng đại diện có thể giúp các công ty nước ngoài quảng bá sản phẩm và dịch vụ của mình đến các khách hàng tiềm năng tại Việt Nam. Các hoạt động xúc tiến thương mại phổ biến mà văn phòng đại diện có thể thực hiện bao gồm: tổ chức hội nghị, triển lãm, hội thảo, tham gia các sự kiện thương mại,...
  • Tạo dựng mối quan hệ: Văn phòng đại diện có thể giúp các công ty nước ngoài xây dựng mối quan hệ với các đối tác tại Việt Nam. Các mối quan hệ này có thể mang lại nhiều lợi ích cho các công ty nước ngoài, chẳng hạn như: tìm kiếm khách hàng, nhà cung cấp, đối tác chiến lược,...

2. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Theo quy định của Luật Thương mại năm 2005 và Nghị định số 07/2016/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:

  • Thương nhân nước ngoài có Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan có thẩm quyền của nước mà thương nhân nước ngoài đó thành lập cấp.
  • Thương nhân nước ngoài không bị cấm kinh doanh, cấm hoạt động tại Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam.
  • Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện không thuộc các lĩnh vực mà pháp luật Việt Nam cấm thương nhân nước ngoài thực hiện tại Việt Nam.
  • Công ty nước ngoài đã hoạt động ít nhất 1 năm từ ngày thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.

3. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện côn ty nước ngoài

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam bao gồm các giấy tờ sau:

  • Giấy đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (theo mẫu).
  • Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài, được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
  • Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện, kèm theo bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
  • Bản sao tài liệu chứng minh địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện, bao gồm:
    - Bản sao hợp đồng thuê nhà, hợp đồng thuê văn phòng hoặc văn bản cho thuê địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện có công chứng hoặc chứng thực.
    - Bản sao giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện (nếu có).
  • Bản sao chứng chỉ hành nghề của người đứng đầu Văn phòng đại diện, nếu người đứng đầu Văn phòng đại diện là người có chức năng đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài.

4. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, việc thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam như mục trên.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến cơ quan cấp giấy phép nơi dự kiến đặt văn phòng đại diện.

Bước 3: Thẩm tra hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp giấy phép sẽ tiến hành thẩm tra hồ sơ và cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.

Bước 4: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài phải thực hiện khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Bước 5: Đăng ký cấp thông báo mã số thuế

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài phải thực hiện đăng ký cấp thông báo mã số thuế với cơ quan thuế.

Bước 6: Thực hiện các thủ tục khác

5. Các trường hợp nào không được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Theo quy định tại Điều 12 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, các trường hợp không cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:

  • Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Điều 11 của Nghị định này.
  • Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hóa, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
  • Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khỏe của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.

6. Các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Sau khi được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, công ty nước ngoài cần thực hiện các thủ tục sau để đảm bảo hoạt động của Văn phòng đại diện đúng quy định pháp luật Việt Nam:

Mở tài khoản chuyên chi

Văn phòng đại diện phải mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam. Tài khoản này chỉ được sử dụng vào hoạt động của Văn phòng đại diện.

Gửi báo cáo hoạt động hàng năm

Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu). Báo cáo này phải bao gồm các nội dung sau:

  • Thông tin chung về Văn phòng đại diện
  • Tình hình hoạt động của Văn phòng đại diện
  • Kết quả hoạt động kinh doanh của Văn phòng đại diện
  • Các vấn đề khác có liên quan

Lập sổ quỹ tiền mặt

Văn phòng đại diện phải lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện. Sổ quỹ tiền mặt phải được lưu trữ tại Văn phòng đại diện và được kiểm tra định kỳ bởi cơ quan chức năng.

Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài

Nếu Văn phòng đại diện có sử dụng người lao động nước ngoài, thì cần xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài đó. Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài bao gồm:

  • Đơn đề nghị cấp giấy phép lao động
  • Bản sao hộ chiếu
  • Bản sao chứng minh thư nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân
  • Bản sao văn bằng, chứng chỉ chuyên môn
  • Bản sao hợp đồng lao động
  • Bản sao giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Ký hợp đồng lao động

Văn phòng đại diện cần ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện. Hợp đồng lao động phải được ký kết theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Xác nhận lương và thu nhập

Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện hàng năm. Việc xác nhận này cần được thực hiện trước ngày 31 tháng 12 hàng năm.

Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm

Văn phòng đại diện có nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm phải được nộp đầy đủ, đúng hạn theo quy định của pháp luật.

Các nghĩa vụ khác

Ngoài các thủ tục nêu trên, Văn phòng đại diện còn có các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật hiện hành, bao gồm:

  • Thực hiện chế độ báo cáo thống kê theo quy định
  • Chấp hành các quy định của pháp luật về đầu tư, kinh doanh, lao động, bảo hiểm, thuế,...

7. Các câu hỏi thường gặp

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài được phép thực hiện những hoạt động gì tại Việt Nam?

Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, văn phòng đại diện của công ty nước ngoài được phép thực hiện các hoạt động sau tại Việt Nam:

  • Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm cơ hội đầu tư, xúc tiến thương mại.
  • Hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của thương nhân nước ngoài ở nước ngoài.
  • Thực hiện các dịch vụ cho thương nhân nước ngoài, trừ các dịch vụ cấm theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Thời hạn hoạt động của văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là bao lâu?

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có phải đóng thuế tại Việt Nam không?

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài không phải đóng thuế tại Việt Nam. Tuy nhiên, văn phòng đại diện có nghĩa vụ thực hiện các nghĩa vụ về kế toán, thống kê theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có được phép ký hợp đồng tại Việt Nam không?

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài không được phép ký hợp đồng tại Việt Nam. Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại, tìm kiếm cơ hội đầu tư và hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của thương nhân nước ngoài ở nước ngoài. Các hoạt động này không được phép mang tính chất thương mại, như ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ,...

Trên đây là toàn bộ thông tin về Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam mà ACC muốn cung cấp đến bạn. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hoàn thành thù tục một cách dễ dàng, nhanh chóng. Nếu như bạn có bất kỳ thắc mắc nào có thể liên hệ qua website hoặc hotline 1900 3330 để được tư vấn nhé! 

 

Nội dung bài viết:

    Đánh giá bài viết: (272 lượt)

    Để lại thông tin để được tư vấn

    Họ và tên không được để trống

    Số điện thoại không được để trống

    Số điện thoại không đúng định dạng

    Email không được để trống

    Vấn đề cần tư vấn không được để trống

    Bài viết liên quan

    Phản hồi (0)

    Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!

    084.696.7979 19003330 Báo giá Chat Zalo