Tài khoản 131 cần thu của khách hàng trong doanh nghiệp

1. Nguyên tắc kế toán Tài khoản 131 (TK131)

 – Phải thu khách hàng tất toán tài khoản 131

1. a) Tài khoản 131 (TK 131) là tài khoản dùng để phản ánh các khoản phải thu khách hàng và các khoản phải thu của khách hàng về tiền bán sản phẩm, bất động sản đầu tư, tiền bán hàng hóa, tài sản cố định (-TSCĐ-), các khoản đầu tư tài chính và cung cấp dịch vụ. Tài khoản 131 (TK131) còn dùng để phản ánh các khoản phải thu chủ thầu xây dựng chính, chủ công trình về khối lượng công việc xây dựng cơ bản hoàn thành. Không thể sử dụng tài khoản này để phản ánh các giao dịch rút tiền vào tài khoản này. 
2. b) Các khoản phải thu khách hàng cần được kế toán hạch toán chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản phải thu, theo dõi chính xác kỳ thu tiền (trên 12 tháng hoặc không quá 12 tháng kể từ thời điểm lập báo cáo) và đăng ký từng khoản thanh toán. Khoản phải thu ở đây là các khách hàng có quan hệ kinh tế với công ty về mua sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ, bao gồm tài sản cố định (TSCĐ), bất động sản đầu tư và đầu tư tài chính. 
   

   tài khoản khách hàng doanh nghiệp

    

(c) Đại lý xuất khẩu hạch toán vào Tài khoản 131 (TK 131) các khoản tiền bán hàng xuất khẩu đối với Đại lý xuất khẩu theo cách thức tương tự như các giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ thông thường. 

1. d) Khi hạch toán chi tiết tài khoản 131, kế toán phải tiến hành phân loại nợ bao gồm các loại nợ có khả năng trả đúng hạn, nợ khó đòi, nợ có khả năng khó đòi để Công ty có cơ sở xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có phương án xử lý nợ phải thu khó đòi. Khoản lỗ của các khoản phải thu khó đòi sau khi đã trích lập dự phòng sẽ được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp của kỳ báo cáo. Các khoản nợ khó đòi đã xử lý khi thu được hạch toán vào thu nhập khác. 

đ) Trong quan hệ mua bán các loại sản phẩm, hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong khuôn khổ thỏa thuận giữa công ty và khách hàng, trường hợp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ bất động sản đầu tư được giao không đúng với thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì bên mua có quyền yêu cầu giảm giá bán hoặc trả lại hàng hóa đã giao.

 2. Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 131 phải thu khách hàng Con nợ bao gồm: 

– Phải thu khách hàng trong kỳ về bán sản phẩm, hàng hóa, tài sản cố định hoặc bất động sản đầu tư, dịch vụ, đầu tư tài chính;

 - Số tiền thừa phải trả lại cho khách hàng.

 – Ngoài ra, tại thời điểm lập BCTC, DN phải đánh giá lại các khoản phải thu khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá hối đoái tăng so với đồng tiền hạch toán). Phần bao gồm bao gồm: 

– Số tiền khách hàng đã thanh toán để hoàn trả cho công ty; 

– Số tiền công ty đã nhận trước hoặc trả trước của khách hàng; 

– Khoản giảm giá hàng bán được trừ vào khoản phải thu khách hàng; 

- Doanh thu hàng bán bị người mua trả lại (có hoặc chưa có thuế GTGT); 

– Số tiền chiết khấu thanh toán (CKTT) và chiết khấu thương mại (CKTM) cho người mua.

 – Ngoài ra, khi lập BCTC, DN nên đánh giá lại các khoản phải thu khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng tiền hạch toán). Dòng chảy bên: Số tiền doanh nghiệp còn phải thu của khách hàng. Tài khoản 131 (TK 131) có thể có số dư bên Có: Số dư bên Có phản ánh số tiền Công ty nhận trước, hoặc số tiền Công ty đã thu lớn hơn số phải nhận của khách hàng một cách chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Số dư chi tiết của từng khoản phải thu trên TK 131 (TK 131) này nên được lấy để ghi 2 khoản bên "Tài sản" và bên "Nguồn vốn" khi lập BCTC. 

3. Phương pháp hạch toán đối với một số giao dịch kinh tế chủ yếu của TK 131, tài khoản phải thu của khách hàng 

3.1. Khi doanh nghiệp bán các loại sản phẩm, hàng hóa hay cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay bằng tiền – kể các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của phía giao ủy thác – kế toán ghi nhận doanh thu

1. a) Đối với các loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế Giá trị gia tăng GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu hay thuế bảo vệ môi trường, kế toán viên cần phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa gồm các loại thuế, các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế Giá trị gia tăng GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), kế toán viên ghi như sau: Nợ TK 131 (Tài khoản 131) – Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán) Có TK 511 (Tài khoản 511) – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế) Có TK 533 (Tài khoản 333) – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. 
2. b) Trường hợp không thể tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán viên cần phải ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải thực hiện và ghi giảm doanh thu, kế toán viên ghi: Nợ TK 511 (Tài khoản 511) 

– Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333 (Tài khoản 333)

 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. 

3.2. Kế toán hàng bán bị khách hàng hoàn trả lại Nợ TK 511 (Tài khoản 511) 

– Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá bán chưa có thuế) Nợ TK 333 (Tài khoản 333) 

– Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế Giá trị gia tăng của hàng bán phải trả lại). Có TK 131 (/Tài khoản 131/)

 – Phải thu của khách hàng. 

3.3. Kế toán chiết khấu thương mại (CKTM) và giảm giá hàng bán

1. a) Trường hợp nếu số tiền chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán đã ghi ngày trên hóa đơn bán hàng thì kế toán viên cần phản ánh doanh thu theo giá bán đã được trừ chiết khấu, giảm giá (ghi nhận theo doanh thu thuần) và không phản ánh riêng số chiết khấu hoặc giảm giá; 
2. b) Trường hợp hóa đơn bán hàng chưa thể hiện số tiền CKTM (chiết khấu thương mại), giảm giá hàng bán do khách chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu hay giảm giá thì doanh thu cần được ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu (doanh thu gộp). Sau thời điểm doanh thu được ghi nhận, nếu khách hàng đã đủ điều kiện để được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận riêng khoản chiết khấu giảm giá để định kỳ điều chỉnh giảm doanh thu gộp, ghi như sau: Nợ TK 511 (Tài khoản 511) 

– Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Nợ TK 333 (Tài khoản 333) 

– Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế của hàng giảm giá, chiết khấu thương mại) Có TK 131 (‘Tài khoản 131’) 

– Phải thu của khách hàng (tổng số tiền giảm giá). 

3.4. Số chiết khấu thanh toán (CKTT) doanh nghiệp phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền hàng trước thời hạn đã quy định, được trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng Nợ TK 111 (Tài khoản 111) 

– Tiền mặt Nợ TK 112 (Tài khoản 112)

 – Tiền gửi Ngân hàng Nợ TK 635 (Tài khoản 635)

 – Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán) Có TK 131 (/Tài khoản 131/)

 – Phải thu của khách hàng. 

3.5. Doanh nghiệp nhận được tiền do khách trả (kể cả tiền lãi của số nợ nếu có), nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ Nợ các TK sau: 111 – Tiền mặt;

 112 – Tiền gửi ngân hàng;… Có TK 131 (‘Tài khoản 131’) 

– Phải thu của khách hàng Có TK 515 (Tài khoản 515)

 – Doanh thu hoạt động tài chính (phần tiền lãi)

. Trường hợp nếu doanh nghiệp nhận ứng trước bằng ngoại tệ thì bên Có Tài khoản 131 ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền ứng trước (tỷ giá mua của ngân hàng nơi tiến hành thực hiện giao dịch).

 3.6. Phương pháp kế toán áp dụng với các khoản phải thu của nhà thầu đối với khách hàng liên quan tới hợp đồng xây dựng a) Trường hợp trong HĐ xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện, khi kết quả thực hiện HĐ xây dựng được xác định một cách đáng tin cậy và đã được khách hàng xác nhận, kế toán viên cần phải lập hóa đơn trên cơ sở phần công việc đã hoàn thành và đã được khách hàng xác nhận, căn cứ vào hóa đơn, ghi là: Nợ TK 131 (Tài khoản 131) 

– Phải thu của khách hàng Có TK 511 (Tài khoản 511)

 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Có TK 3331 (Tài khoản 3331) 

– Thuế Giá trị gia tăng phải nộp. b) Khoản tiền thưởng thu được từ khách hàng trả phụ thêm cho nhà thầu khi đã thực hiện hợp đồng đạt hay vượt một số chỉ tiêu cụ thể đã được ghi trong hợp đồng, ghi là: Nợ TK 131 (Tài khoản 131) 

– Phải thu của khách hàng Có TK 511 (Tài khoản 511) – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Có TK 3331 (Tài khoản 3331) – Thuế Giá trị gia tăng phải nộp c) Khoản bồi thường thu được từ khách hàng hoặc từ các bên khác để bù đắp cho các khoản chi phí không bao gồm trong giá trị hợp đồng (như sự chậm trễ, sai sót của khách hàng và các tranh chấp về những thay đổi trong việc thực hiện hợp đồng), ghi là: Nợ TK 131 (Tài khoản 131) – Phải thu của khách hàng Có TK 511 (Tài khoản 511) – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 (Tài khoản 3331) – Thuế Giá trị gia tăng phải nộp d) Khi doanh nghiệp nhận được tiền thanh toán khối lượng công trình đã hoàn thành hoặc khoản ứng trước từ phía khách hàng, ghi là: Nợ các TK (Tài khoản): 111 – Tiền mặt; 112 – Tiền gửi ngân hàng Có TK 131 (‘Tài khoản 131’) – Phải thu của khách hàng. 3.7. Trường hợp KH không thanh toán bằng tiền mà thực hiện thanh toán bằng hàng hóa (theo phương thức hàng đổi hàng) thì căn cứ vào giá trị của vật tư, hàng hóa nhận trao đổi (tính theo giá trị hợp lý ghi trong Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng của khách) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng Nợ TK 152 (Tài khoản 152) – Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153 (Tài khoản 153) – Công cụ, dụng cụ Nợ TK 156 (Tài khoản 156) – Hàng hóa Nợ TK 611 (Tài khoản 611) – Mua hàng (hàng tồn kho kế toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Nợ TK 133 (Tài khoản 133) – Thuế Giá trị gia tăng GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 131 (/Tài khoản 131-) – Phải thu của khách hàng. 3.8. Trường hợp khoản nợ khó đòi thực sự không có khả năng thu hồi thì căn cứ vào biên bản xóa nợ nên xóa nợ. Nợ TK 229 (TK 229) – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (đã trích lập dự phòng) Nợ TK 642 (TK 642) - Chi phí quản lý doanh nghiệp (chưa trích lập dự phòng) TK 131 (/TK 131-) – Phải thu khách hàng. 3.9. Ghi nhận các khoản phải thu theo quyền ủy thác cho bên ủy thác xuất nhập khẩu (XNK) Nợ TK 131 (TK 131) - Phải thu khách hàng Tài khoản 511 (TK 511) – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113) TK 3331 (TK 3331) – Thuế giá trị gia tăng phải nộp (33311) 3.10. Khi công ty lập báo cáo tài chính (BCTC), các khoản phải trả khách hàng bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá hối đoái thực tế tại thời điểm lập BCTC. - Trường hợp tỷ giá hối đoái tăng so với đồng Việt Nam, đăng ký các tài khoản sau: Nợ TK 131 (TK 131) - Phải thu khách hàng Tài khoản 413 (TK 413) – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131). - Trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi: Nợ TK 413 (TK 413) – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131) TK 131 (/TK 131-) – Phải thu khách hàng.

 3.11. Khi nhận trước tiền của người mua bằng ngoại tệ để cung cấp hàng hóa, vật tư, tài sản cố định, dịch vụ - Kế toán ghi nhận số tiền người mua nhận trước theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền ứng trước, ghi: Nợ các TK sau: 111 (1112); 112 (1112) Tài khoản 131 (TK 131) – Phải thu của khách hàng. - Khi giao hàng hoá, vật tư, TSCĐ, dịch vụ cho người mua, kế toán phần phải thu, thu nhập và khoản phải thu tương ứng với số tiền nhận trước theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền đặt cọc, còn phần phải thu, thu nhập và thu nhập tương ứng với số tiền phải thu ghi theo tỷ giá thực tế tại thời điểm hạch toán thu nhập, thu nhập, ghi: Nợ TK 131 (TK 131) - Phải thu của khách hàng. Có các tài khoản sau: tài khoản 511, tài khoản 711. 

3.12. Khi các công ty thu các khoản phải thu thương mại bằng ngoại tệ 

– Trường hợp bên cho vay các khoản phải thu khách hàng áp dụng tỷ giá hạch toán để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán, ghi: Nợ các TK sau: TK 111 (1112), TK 112 (1112) (theo tỷ giá giao dịch thực tế ngày thu tiền) Nợ TK 635 (TK 635) - Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái) TK 131 (TK 131) – Phải thu của khách hàng (tỷ giá hạch toán) Tài khoản 515 (TK 515) – Doanh thu hoạt động tài chính (lãi tỷ giá hối đoái). 

– Trường hợp bên cho vay phải thu thương mại áp dụng tỷ giá hối đoái thực tế để quy đổi sang đồng tiền ghi sổ kế toán: Khi thu các khoản phải thu khách hàng, ghi: Nợ các TK sau: TK 111 (1112), TK 112 (1112) (tỷ giá hối đoái thực tế ngày thu tiền) TK 131 (/TK 131-) – Phải đòi khách hàng (tỷ giá hối đoái thực tế tại ngày thu tiền). Về ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái: Việc ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ được thực hiện đồng thời tại thời điểm thu hồi nợ phải thu hoặc định kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của Công ty: ( ) Trường hợp lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái, ghi: Nợ TK 635 (TK 635) - Phí tài chính (chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán của khoản phải thu cao hơn tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm thu nợ). TK 131 (/TK 131-) – Phải thu khách hàng. ( ) Trường hợp có lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái thì đăng ký các tài khoản sau: Nợ TK 131 (TK 131) - Phải thu khách hàng Có TK 515 (TK 515) - Doanh thu hoạt động tài chính (số chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán của khoản phải thu lớn hơn tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm thu nợ). 

3.13. Khi công ty lập báo cáo tài chính, số dư phải thu khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ, được đánh giá theo tỷ giá hối đoái thực tế (tỷ giá chuyển khoản trung bình) tại thời điểm cuối kỳ kế toán. - Nếu tỷ giá hối đoái tăng so với đồng tiền tài khoản, các tài khoản sau sẽ được đăng ký: Nợ TK 131 (TK 131) - Phải thu khách hàng Tài khoản 413 (TK 413) – Chênh lệch tỷ giá hối đoái. – Nếu tỷ giá của ngoại tệ giảm so với đồng tiền ghi sổ kế toán, ghi: Nợ TK 413 (TK 413) - Chênh lệch tỷ giá hối đoái. TK 131 (/TK 131-) – Phải thu khách hàng