Việc quản lý ngân sách doanh nghiệp là bộ phần khá quan trọng đối với công ty. Nơi nắm bắt các số liệu và theo dõi toàn tình hình hoạt động doanh nghiệp có tốt hay không. Đây cũng là công việc đòi hỏi tính chuyên môn cao và cẩn thận. Vì thế, hãy cùng Luật ACC chia sẻ với các bạn về kế toán hành chính sự nghiệp. Và Tài khoản 661 trong kế toán hành chính sự nghiệp (2023).

Ke Toan Noi Bo
Tài khoản 661 trong kế toán hành chính sự nghiệp (2023)

1. Khái niệm kế toán hành chính sự nghiệp 

Kế toán hành chính sự nghiệp là người có trách nhiệm chấp hành, quản lý ngân sách, điều hành các hoạt động kinh tế, tài chính tại các đơn vị hành chính sự nghiệp (như ủy ban, trường học, bệnh viện,…). Các đơn vị hành chính sự nghiệp cần lập dự toán để có thể quản lý hiệu quả và chủ động trong các khoản chi tiêu. Dựa vào báo cáo dự toán, kinh phí sẽ được Nhà nước cấp cho từng đơn vị.

2. Phân loại kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp

Có nhiều tiêu chí để phân loại các đơn vị hành chính sự nghiệp. Tuy nhiên, để phù hợp với việc hạch toán kế toán trong các loại đơn vị hành chính sự nghiệp thì cách phân loại theo đặc trưng riêng của từng đơn vị là phổ biến nhất, bao gồm:

- Đơn vị hành chính sự nghiệp đơn thuần: là các đơn vị có nguồn thu chủ yếu là từ Ngân sách Nhà nước và dùng khoản thu đó để trang tr chi phí. Ví dụ: Sở tài chính, phòng ban các cấp Huyện, xã,…

- Đơn vị hành chính sự nghiệp SXKD: là các đơn vị có sử dụng kinh phí của NSNN nhưng có thực hiện thêm hoạt động SXKD nữa. Ví dụ: Trung tâm giống cây trồng vật nuôi của tỉnh, huyện,…

- Đơn vị hành chính sự nghiệp có thu: là các đơn vị HCSN có phát sinh các khoản thu bù đắp chi phí ngoài nguồn thu từ Ngân sách Nhà nước. Ví dụ: bệnh viện có thu khoản viện phí, trường học có thu học phí,…

- Đơn vị hành chính sự nghiệp dự án: là các đơn vị có sử dụng kinh phí Nhà nước cấp để thực hiện các dự án mang tính chất xã hội như: dự án tuyên truyền sức khoẻ sinh sản vị thành niên của trung tâm y tế,…

Bên cạnh đó còn có các cách phân loại theo hệ thống dọc của cùng 1 ngành bao gồm đơn vị dự toán các cấp 1, cấp 2, cấp 3, cấp cơ sở; hay cách phân loại theo nguồn gốc của nguồn kinh phí của đơn vị bao gồm: đơn vị hành chính sự nghiệp tự chủ hoàn toàn, tự chủ 1 phần và sử dụng hoàn toàn kinh phí của Ngân sách Nhà nước.

Hệ thống chứng từ trong đơn vị hành chính sự nghiệp đối với mỗi loại hình trên đều có đặc trưng riêng, phù hợp với nguyên tắc hoạt động của các đơn vị đó nhưng vẫn đảm bảo theo quy định chung.

3. Nội dung kế toán hành chính sự nghiệp

Kế toán hành chính sự nghiệp gồm có các nội dung cơ bản sau:

– Kế toán tiền và vật tư: Phản ánh về tình hình giao nhận dự toán, tình hình thu, chi Ngân sách Nhà nước; phản ánh tình hình tăng, giảm vật tư và các cách xử lý nguồn kinh phí đã nhận trong kỳ.

– Kế toán tài sản cố định: Thực hiện việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tài sản cố định như: mua sắm, xin được cấp, tính hao mòn tài sản cố định, thanh lý tài sản cố định,… Đặc biệt, thấy rõ sự khác nhau giữa tính hao mòn tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp và tính khấu hao tài sản cố định trong các doanh nghiệp, bao gồm:

  • Khấu hao tài sản cố định trong doanh nghiệp tính theo từng tháng (1 lần/tháng vào cuối mỗi tháng).
  • Hao mòn tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp tính theo năm (1 lần/năm vào cuối mỗi năm).

– Kế toán các khoản thu: Bao gồm các nghiệp vụ cho thấy sự khác nhau trong cách hạch toán khoản thu giữa đơn vị hành chính sự nghiệp có thu (là các khoản thu sử dụng tài khoản 511) và đơn vị hành chính có sản xuất kinh doanh (là các khoản phải thu và sử dụng tài khoản 311) còn trong các doanh nghiệp các khoản phải thu sử dụng tài khoản 131.

– Kế toán các khoản tiền lương và bảo hiểm: Hạch toán các nghiệp vụ tính, chi lương và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN trong các đơn vị hành chính sự nghiệp.

– Kế toán các khoản phải trả: Bao gồm các khoản phải trả cho các đối tượng trong đơn vị hành chính sự nghiệp như: nhà cung cấp, học sinh sinh viên và một số các đối tượng khác.

– Kế toán các nguồn kinh phí: Thực hiện các bút toán kế toán về việc nhận dự toán do Ngân sách Nhà nước cấp là việc tăng các loại nguồn kinh phí như: nguồn kinh phí hoạt động, nguồn kinh phí dự án,…

– Kế toán nguồn kinh phí kinh doanh: Để có thể nhận định được nguồn kinh phí sản xuất kinh doanh của các đơn vị hành chính sự nghiệp đến từ đâu? Nên sử dụng nguồn kinh phí đó như thế nào? Hạch toán nguồn kinh phí kinh doanh trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có gì khác so với hạch toán nguồn vốn kinh doanh trong các doanh nghiệp?

– Kế toán các khoản chi: Để có thể nhận định được sự khác nhau giữa việc chi cho các hoạt động thường xuyên, hoạt động không thường xuyên, chi dự án hay chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước. Đồng thời, lên kế hoạch sử dụng một cách hợp lý các nguồn kinh phí chi đó.

– Kế toán các khoản doanh thu: Mục đích là để phản ánh các khoản doanh thu tại các đơn vị hành chính sự nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh.

– Kế toán các khoản chi phí: Bao gồm kế toán các khoản chi phí cho sản xuất kinh doanh tại đơn vị hành chính sự nghiệp như: chi lương, tiền công, phụ cấp, nhập nguyên vật liệu cho sản xuất, chi phân bổ công cụ dụng cụ sản xuất, chi tính hao mòn tài sản cố định,…

– Kế toán các bút toán kết chuyển cuối kỳ: Là các trường hợp xử lý các loại dự toán, các loại nguồn kinh phí cũng như các khoản chi vào cuối kỳ kế toán năm.

– Kế toán các sổ sách và báo cáo tài chính: Liệt kê các loại sổ sách cần in ra vào cuối kỳ kế toán năm và mục đích in từng loại sổ; lập các báo cáo tài chính cần thiết để cung cấp thông tin cho các đối tượng bên trong và ngoài đơn vị.

4. Kế toán hành chính sự nghiệp có vai trò và nghiệp vụ gì?

Chấp hành đúng tiêu chuẩn định mức, quy định về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp được ban hành bởi nhà nước.

Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về quản lý kinh tế tài chính, tăng cường kiểm kê, rà soát, quản lý tài sản công, các chi quỹ của ngân sách nhà nước đồng thời nâng cao chất lượng công tác và quản lý đơn vị hành chính.

Đảm bảo sự thống nhất về phương pháp, nội dung phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và yêu cầu quản lý của nhà nước,…

5. Tài khoản 661 kế toán hành chính sự nghiệp

Nguyên tắc sau khi khóa sổ kế toán năm 2017, số dư có TK 4611 và số dư nợ 6611 bằng nhau thì kế toán đơn vị tiếp tục theo dõi số dư của 2 tài khoản này trên hệ thống sổ sách năm 2017 cho đến khi quyết toán được duyệt thì thực hiện bút toán tất toán theo hướng dẫn CĐKT hành chính sự nghiệp ban hành theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC (Nợ TK 4611/Có TK 6611) mà không phải chuyển số dư sang năm 2018.

Trường hợp số dư cuối năm 2017 của TK 461 lớn hơn TK 661 đơn vị cần phân tích nội dung để chuyển số dư sang số dư đầu tài khoản tương ứng năm 2018 theo tài khoản hướng dẫn tại Thông tư 107/2017/TT-BTC về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.

Trường hợp nguồn CCTL được chi từ dự toán NSNN giao, đơn vị hạch toán như sau:

- Xác định tiền lương phải trả:

Nợ TK 611,.../ Có TK 334- Phải trả người lao động

- Khi rút dự toán chuyển sang ngân hàng để trả lương cho cán bộ, ghi:

Nợ TK 334- Phải trả người lao động/ Có TK 112 (tiền gửi của đơn vị tại ngân hàng).

Đồng thời ghi Có TK 008- Dự toán chi hoạt động

- Nhận được xác nhận của ngân hàng về việc đã chuyển tiền vào TK cho cán bộ, ghi: Nợ TK 112 (tiền gửi của đơn vị tại ngân hàng)/ Có TK 511