Sự khác nhau giữa chi nhánh và văn phòng đại diện

Chắc hẳn bất cứ ai cũng đều đã nghe đến hai từ “chi nhánh” và “văn phòng đại diện” rồi. Tuy nhiên, liệu các bạn đã thực sự hiểu rõ về ý nghĩa của hai từ này và khi nào thì sử dụng từ “chi nhánh”, khi nào thì sử dụng từ “văn phòng đại diện”. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ được sự khác nhau giữa chi nhánh và văn phòng đại diện cũng như chức năng của hai đơn vị này. Hãy tìm hiểu về điều này trước khi bắt đầu thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện nhé.

Sự khác nhau giữa chi nhánh và văn phòng đại diện

1. Khái niệm giữa chi nhánh và văn phòng đại diện

Nếu bạn đang thắc mắc không hiểu chi nhánh công ty là gì thì theo như Luật doanh nghiệp năm 2014 của nước Việt Nam định nghĩa về chi nhánh như sau:

“Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp”.

Còn về và văn phòng đại diện là gì thì được định nghĩa:

“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó”

Như vậy, thông qua khái niệm trên thì chắc hẳn các bạn đã hiểu được phần nào về sự khác nhau giữa chi nhánh và văn phòng đại diện rồi. Tuy nhiên, nếu các bạn muốn tìm hiểu rõ hơn về hai đơn vị này thì hãy cùng xem hai đơn vị giữ chức năng gì trong doanh nghiệp.

2. Chức năng của chi nhánh và văn phòng đại diện

• Chi nhánh: Thực hiện được đồng thời cả hai chức năng là kinh doanh và đại diện theo ủy quyền
• Văn phòng đại diện: Khác với chi nhánh, văn phòng đại diện chỉ có thể thực hiện được chức năng là địa điểm theo ủy quyền của doanh nghiệp. Điều đó đồng nghĩa với việc văn phòng đại diện chỉ có thể thực hiện giao dịch và tiếp thị sản phẩm, dịch vụ. Hay hiểu một cách đơn giản thì văn phòng đại diện chính là nơi mà doanh nghiệp dùng để quảng bá sản phẩm, dịch vụ, giải đáp và tư vấn cho khách hàng

3. Về hình thức hạch toán, phạm vi thành lập, kế toán và kê khai thuế

Sự khác nhau giữa chi nhánh và văn phòng đại diện còn được thể hiện rõ nét thông qua hình thức hạch toán, phạm vi thành lập, kế toán và kê khai thuế.

3.1. Hình thức hạch toán

• Chi nhánh: Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức hạch toán là hạch toán độc lập hoặc hạch toán phụ thuộc
• Văn phòng đại diện: Không có lựa chọn nào khác ngoài hình thức hạch toán phụ thuộc

3.2. Phạm vi thành lập

• Chi nhánh: Chỉ được thành lập trong phạm vi nhất định như trong ranh giới quốc gia, có thể thành lập trong cùng hoặc khác tỉnh
• Văn phòng đại diện: Có thể thành lập ở cả trong và ngoài lãnh thổ quốc gia

3.3. Hình thức kế toán và kê khai thuế

Chi nhánh

• Khi đăng ký hình thức hạch toán phụ thuộc:

Nếu chi nhánh thành lập cùng tỉnh với công ty mẹ thì công ty mẹ sẽ chịu trách nhiệm làm các báo cáo thuế hàng quý và hàng năm. Chi nhánh cũng sẽ sử dụng chữ ký số của công ty mẹ để thực hiện nộp thuế môn bài.

Trong trường hợp chi nhánh và công ty mẹ khác tỉnh thì chi nhánh phải có con dấu và chữ ký số riêng để làm báo cáo thuế hàng quý và nộp thuế môn bài. Riêng báo cáo tài chính cuối năm thì sẽ do công ty mẹ quyết toán.

• Khi đăng ký hình thức hạch toán độc lập:

Nếu đăng ký hình thức hạch toán độc lập thì chi nhánh được thành lập có trong cùng tỉnh với công ty mẹ hay không thì cũng không thể sử dụng chung chữ ký số được mà phải mua chữ ký số riêng và làm khai thuế ban đầu giống như hồ sơ của công ty mẹ. Ngoài ra, chi nhánh còn phải làm các báo cáo hàng quý và quyết toán thuế cuối năm.

Văn phòng đại diện

Tất cả các tờ khai về lệ phí môn bài, thuế môn bài, kê khai thuế môn bài của văn phòng đại diện đều được công ty mẹ thực hiện.

Với những chia sẻ trên thì chắc hẳn các bạn đã hiểu rõ hơn về sự khác nhau giữa chi nhánh và văn phòng đại diện. Mặc dù cả chi nhánh và văn phòng đại diện đều là các đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp nhưng chúng lại có những chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Do đó, tùy thuộc vào tình hình và mục đích kinh doanh mà doanh nghiệp có thể lựa chọn thành lập thêm chi nhánh hay văn phòng đại diện.

Chỉ khi hiểu rõ được về chi nhánh và văn phòng giao dịch là gì các bạn mới có thể phân biệt được hai khái niệm này và đưa ra được những quyết định chính xác khi lựa chọn thành lập đơn vị đại diện cho doanh nghiệp. Ngày nay, cả văn phòng đại diện lẫn chi nhánh đều trở thành một phần không thể thiếu của các doanh nghiệp trong công cuộc phát triển và mở rộng quy mô ra toàn quốc cũng như trên thế giới. Chúng giúp doanh nghiệp có thể tiếp cận đến khách hàng dễ hơn và giải quyết các vấn đề phát sinh tại khu vực hiệu quả nhất.

4. Những câu hỏi thường gặp

Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Căn cứ vào Điều 92.4 của Bộ luật dân sự: “Văn phòng đại diện, chi nhánh không phải là pháp nhân. Người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh thực hiện nhiệm vụ theo uỷ quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được uỷ quyền.”

Thủ tục mở văn phòng đại diện?

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3:  Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện?

Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện; 

Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện;

Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;

Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện

Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện?

01 bản chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng đại diện;

Thông tin tên, trụ sở văn phòng, số điện thoại của văn phòng đại diện;

01 bản Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.

Tìm hiểu thủ tục giải thể chi nhánh trong bài viết sau: Giải thể chi nhánh công ty