Hướng dẫn lập sổ sách kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Hiện nay, hầu hết đa số các công ty, doanh nghiệp đều bắt buộc lập các loại sổ sách kế toán để thực hiện kê khai với cơ quan thuế. Với yêu cầu đặt ra, chắc hẳn nhiều kế toán sẽ gặp khó khăn vì chưa nắm rõ quy trình cũng như công việc mình cần làm. Luật ACC xin gửi đến quý bạn đọc bài viết Hướng dẫn lập sổ sách kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

1. Bước 1: Tập hợp chứng từ

Đây được xem là bước quan trọng làm nên sổ sách kế toán. Các loại chứng từ cần tập hợp như:

1. Chứng từ hóa đơn: cần tuân thủ theo nguyên tắc về tính “hợp pháp, hợp lệ, hợp lý” của chứng từ.
Hóa đơn hợp pháp: là hóa đơn phải được đăng ký với cơ quan thuế và được cơ quan thuế chấp nhận cho phát hành hóa đơn. Hóa đơn do cơ sở sản xuất kinh doanh tự in cần in theo mẫu quy định và được cơ quan thuế chấp nhận mẫu hóa đơn điện tử đó.
Một số rủi ro đối với các hóa đơn đầu vào khi lấy: Doanh nghiệp có giao dịch mua bán hàng hóa, hóa đơn tài chính đầy đủ và hợp lệ nhưng không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng nếu trường hợp hóa đơn có giá trị > 20 triệu. Hoặc doanh nghiệp cung cấp hàng hóa nhưng hàng hóa không nằm trong phạm vi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đó.
Hóa đơn hợp lệ: Hóa đơn hợp lệ được hiểu là sự phù hợp theo các thông lệ của hóa đơn như phải có nội dung và các chỉ tiêu, yêu cầu ghi trên hóa đơn. Cụ thể:
Ghi rõ ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
Họ tên người mua, người bán, địa chỉ công ty mua, công ty bán, mã số thuế, hình thức thanh toán bằng tiền mặt (nếu trả bằng tiền mặt); chuyển khoản (nếu trả bằng tiền gửi ngân hàng).
Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền, thuế suất, tiền hàng chưa thuế, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán trên hóa đơn.
Phần cuối hóa đơn, phải có chữ ký của người mua hàng, người bán, Giám đốc và đóng dấu treo góc trái của hóa đơn. Trường hợp, dùng mẫu hóa đơn điện tử, cần thông tin ký số điện tử của người bán.
Hóa đơn hợp lý: Một hóa đơn hợp pháp, hợp lệ vẫn chưa đủ, mà cần phải có tính hợp lý của hóa đơn. Nội dung trên hóa đơn cần phù hợp với nội dung kinh doanh và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh được cấp giấy phép hoạt động của Doanh nghiệp.
2. Chứng từ ngân hàng: chứng từ ngân hàng thường phát sinh cho các khoản giao dịch mua bán, thanh toán hoặc các giao dịch khác liên quan đến ngân hàng của Doanh nghiệp. Chứng từ ngân hàng gồm:
Sổ phụ ngân hàng: giấy báo có, báo nợ, ủy nhiệm chi, séc, giấy nộp tiền vào tài khoản.
Sao kê ngân hàng
3. Chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước (nộp thuế điện tử hoặc nộp tiền mặt vào kho bạc nhà nước)
Nộp thuế TNDN (khi có phát sinh số thuế phải nộp của quý, của năm)
Nộp thuế GTGT (khi có phát sinh số thuế phải nộp của tháng, của quý)
Nộp thuế TNCN (khi có phát sinh số thuế phải nộp của tháng, của quý)

2. Bước 2: Nhập chứng từ vào sổ/phần mềm quản lý kế toán để phản ánh nghiệp vụ phát sinh thông qua các bút toán

3. Bước 3: Tập hợp chi phí

4. Bước 4: Lập bút toán kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh

5. Bước 5: Lập bảng cân đối phát sinh