Số hợp đồng là gì?

Số hợp đồng từ lâu đã được sử dụng trong các văn bản và công việc văn thư trong các văn phòng thương mại và cơ quan nhà nước. Cách ghi số hợp đồng cần tuân theo quy tắc riêng, hỗ trợ tốt cho hoạt động lưu trữ và tìm kiếm tài liệu.

1. Số hợp đồng là gì?

Mỗi số hợp đồng tương ứng với một văn bản hợp đồng riêng. Đó là một dãy số theo quy tắc chính xác, được ghi trên văn bản hợp đồng.
Số hợp đồng là gì?
Số hợp đồng là gì? Có thể đánh số hợp đồng theo tên của đơn vị kinh doanh, của khách hàng. Rồi đến lúc tạo hợp đồng (ngày tháng năm). Dãy số này không quá dài nhưng rất cần thiết cho việc tra cứu và lưu trữ tài liệu.

2. Lý do đánh số hợp đồng

Việc đánh số hợp đồng hỗ trợ công tác quản lý văn bản trong các công ty, cơ quan nhà nước trở nên đơn giản và tiết kiệm thời gian hơn.
Giúp quản lý tài liệu hiệu quả hơn: Khi các tài liệu, văn bản được đánh số và phân loại một cách khoa học thì quá trình nghiên cứu dễ dàng hơn. Bất cứ khi nào bạn cần tìm kiếm một hợp đồng, bạn không phải mất thời gian, chỉ cần tìm kiếm theo số. Giới hạn bị mất: Quản lý hợp đồng theo số lượng giúp giảm đáng kể số lượng hợp đồng bị mất, thúc đẩy giải quyết tranh chấp hiệu quả hơn. Đánh số hợp đồng giúp giảm thất thoát hợp đồng
Đánh số hợp đồng giúp giảm thất thoát hợp đồng
Mã cho mỗi hợp đồng thường được in bên dưới tên hợp đồng. Mỗi đối tượng khi ký tên cần ghi nhớ mã số này để tiện tra cứu sau này.

3. Quy định về cách ghi số hợp đồng, số tiến độ

Số hợp đồng và các sửa đổi phải được đánh máy theo quy tắc riêng. Điều này giúp quá trình nghiên cứu thuận tiện hơn, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu.

3.1. Quy tắc đánh số hợp đồng

Quy tắc đánh số hợp đồng là không bắt buộc. Tùy từng loại kèo mà mọi người có thể quay số theo quy tắc riêng miễn là tiện cho việc lưu trữ và tham khảo.
Thông thường mỗi mã hợp đồng sẽ được khởi tạo theo cấu trúc “STT/năm khởi tạo hợp đồng => viết tắt của hợp đồng hoặc STT/năm khởi tạo hợp đồng”.
Số hợp đồng có thể ở dạng số thứ tự hoặc số riêng cho từng loại hợp đồng. Chẳng hạn như:

0003/19-HĐTN (003 là số thứ tự, 19 là năm khởi tạo hợp đồng, tương ứng với năm 2019 hợp đồng chỉ định thuê nhà). 002/05/23-HĐTN (002 là số thứ tự, 05/23 thể hiện hợp đồng được tạo vào tháng 05/2023, hợp đồng tương ứng với hợp đồng thuê nhà). Ngoài ra, số hợp đồng cũng có thể được nhập theo cấu trúc "tên công ty hoặc tên khách hàng tại thời điểm tạo hợp đồng". Ví dụ:

FTP20230510 (Hợp đồng Tập đoàn FPT được tạo vào ngày 10 tháng 5 năm 2023).

3.2. Quy định đánh số lịch biểu

Căn cứ khoản 1 Điều 403 Bộ luật dân sự 2015 quy định mỗi hợp đồng phải có phụ lục hợp đồng. Cụ thể, trích dẫn luật “Hợp đồng có thể có phụ lục quy định chi tiết một số điều khoản của hợp đồng. Việc sửa đổi hợp đồng có hiệu lực như hợp đồng. Nội dung của phụ lục hợp đồng không được mâu thuẫn với nội dung của hợp đồng.

Nói một cách đơn giản, phụ lục là một tài liệu trình bày chi tiết tất cả các điều khoản của hợp đồng với một số sửa đổi và cập nhật.
Vì tầm quan trọng của nó nên phụ lục hợp đồng phải được xây dựng theo những quy tắc chính xác, tạo sự thống nhất cho hợp đồng. Việc đánh số thứ tự các phụ lục phải được hoàn thành trước khi các bên ký kết hợp đồng chính thức. Pháp luật chưa có quy định cụ thể về quy tắc đánh số phụ lục hợp đồng. Trong thực tế, người ta thường đánh theo dạng số thứ tự. Khi áp dụng quy định này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho quá trình quản lý và lưu trữ hợp đồng. Cụ thể hơn như:

Hợp đồng được sửa đổi bởi nhiều sửa đổi cùng một lúc, nhưng những sửa đổi này xảy ra vào thời điểm có hiệu lực chứ không phải sau khi ký kết hợp đồng. Lúc này, cơ quan trọng tài phải dựa vào số phụ bản để phân xử đúng sai. Điều khoản riêng được tạo ra không giống với hợp đồng ban đầu. Khi đó, căn cứ vào các phụ lục được đánh máy theo thứ tự tăng dần, mỗi bên có thể xác định nội dung của các phụ lục đó có đủ điều kiện để áp dụng vào hoạt động giải quyết tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng hay không. Cấu trúc phổ biến trong đánh dấu lịch trình là "Số lịch trình sau đó là đối tượng lịch trình - năm hợp đồng và ký hiệu đặc biệt khác".