Số hóa thông tin (Digitization) là hình thức chuyển đổi thông tin, dữ liệu, tài liệu từ dạng vật lý, analog sang định dạng kỹ thuật số (digital), ví dụ tài liệu, hồ sơ chứng từ dạng giấy được scan và chuyển sang lưu ở dạng file PDF, lưu trong máy chủ của công ty hoặc ở trong các giải pháp đám mây (Cloud). Số hóa thông tin tạo ra nền tảng quan trọng để thực hiện các bước tiếp theo trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp.
Số hóa quy trình (Digitalization) là việc sử dụng các dữ liệu, tài liệu đã được chuyển sang định dạng kỹ thuật số để nâng cấp, thay đổi quy trình vận hành, các quy trình làm việc, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tiếp tục với ví dụ ở trên, tài liệu sau khi được lưu tại máy chủ sẽ được tải lên nền tảng đám mây (Cloud); các nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm, truy cập những tài liệu này. Các quy trình làm việc qua đó được tiến hành nhanh chóng và thuận tiện hơn nhờ vào việc dễ dàng để tiếp cận dữ liệu trong Công ty.
Dựa theo khái niệm và ví dụ được nêu ở trên, có thể nói, số hóa dữ liệu (Digitization) là bước đệm để số hóa quy trình (Digitalization). Và hơn hết, cả 2 bước nêu trên là nền tảng rất quan trọng để doanh nghiệp tiến tới cấp độ cao nhất của Chuyển đổi số – Số hóa toàn diện (Digital Transformation).
Lợi ích của việc số hóa quy trình
Các tổ chức trong quá trình triển khai số hóa quy trình hay chuyển đổi số thường đo lường và đánh giá sự thành công của các sáng kiến số của họ dựa trên các bộ chỉ tiêu khác nhau, giống như việc các nhà quản trị đo lường các dự án thông thường áp dụng chỉ số về mức độ sinh lời từ khoản đầu tư (ROI). Mặc dù mức độ kỳ vọng cho các chương trình số hóa quy trình khác nhau giữa quy mô áp dụng và ngành nghề, nhưng nhìn chung, việc áp dụng số hóa quy trình có thể mang lại cho tổ chức một số lợi ích tổng thể; và ở một bức tranh lớn, tất cả các lợi ích đó đều có liên quan, phụ thuộc lẫn nhau và là bước đệm vững chắc để có thể tiến tới chuyển đổi số toàn diện sau này:
Nâng cao năng suất, hiệu quả công việc
Với các hệ thống số hóa quy trình, các nhiệm vụ, công việc yêu cầu thực hiện lặp lại có thể được hoàn thành một cách nhanh hơn áp dụng các công nghệ tự động hóa. Do đó, tối ưu hóa được thời gian để hoàn thành 1 công việc và nhân công có thời gian để hoàn thành các công việc khác.
Giảm thiểu chi phí hoạt động
Mục tiêu của mọi chủ doanh nghiệp là tối ưu hóa lợi nhuận cho tổ chức. Các tác vụ và quy trình thủ công về bản chất chậm hơn so với các hoạt động và quy trình tự động vì chúng cần được tiến hành lần lượt bởi người lao động. Theo nghiên cứu của Mckinsey, việc áp dụng số hóa có khả năng tiết kiệm được đến 90% chi phí hoạt động. Ngoài ra, theo báo cáo của Deloitte về quản trị chi phí được thực hiện trên phạm vi toàn cầu, việc áp dụng các công nghệ cho mục đích tối ưu hóa chi phí hoạt động được hoạch định và triển khai đặc biệt trong khu vực Châu Á – Thái Bình Dương (APAC) khi có đến 75% các doanh nghiệp lựa chọn; và thành quả mang lại là rất tốt (~40% các doanh nghiệp khi áp dụng công nghệ đạt được kết quả vượt kỳ vọng và ~48% đạt được kết quả như kỳ vọng).
Nội dung bài viết:
Bình luận