Sổ hộ tịch là gì? Mẫu Sổ hộ tịch và cách ghi

1. Sổ hộ tịch là gì?

Theo quy định tại khoản 3 mục 4 Luật đăng ký hộ tịch 2014 thì sổ hộ tịch là sổ giấy được lập và lưu giữ tại cơ quan đăng ký hộ tịch để xác nhận hoặc ghi nhận các sự kiện đăng ký hộ tịch quy định tại mục 3 Luật hộ tịch 2014, bao gồm:

- Xác nhận vào Sổ hộ tịch về các sự kiện hộ tịch:

• Sinh;
• Kết hôn;
• Người giám hộ;
• Nhận cha, mẹ, con;
• Cải chính, cải chính tình trạng hôn nhân, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin về tình trạng hôn nhân;
• Tuyên bố cái chết.

- Ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền:

• Thay đổi quốc tịch;
• Xác định cha, mẹ, con;
• Thay đổi giới tính;
• Việc nuôi con nuôi, kết thúc việc nuôi con nuôi;
• Ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn;
• Công nhận việc giám hộ;
• Tuyên bố hoặc hủy bỏ tuyên bố một người mất tích, đã chết, bị thất lạc hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự.

- Ghi sự kiện khai sinh vào Sổ hộ tịch; kết hôn; ly hôn; hủy kết hôn; Người giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nhận con nuôi; thay đổi tình trạng hôn nhân; Giấy chứng tử của công dân Việt Nam đã được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài giải quyết.

- Xác nhận hoặc ghi vào Sổ đăng ký hộ tịch các việc khác về hộ tịch theo các điều kiện do pháp luật quy định.

2. Quy định về sử dụng sổ hộ tịch

Việc sử dụng sổ đăng ký hộ tịch theo Mục 58 của Luật đăng ký hộ tịch 2014 quy định như sau:

- Sổ hộ tịch là cơ sở pháp lý để xác lập, cập nhật, điều chỉnh thông tin hộ tịch của người trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Mỗi loại giấy tờ hộ tịch phải được ghi vào 01 cuốn, các trang phải đóng dấu giáp lai; Sổ hộ tịch được lưu giữ vĩnh viễn theo quy định của pháp luật.

- Sổ hộ tịch được đóng vào ngày cuối cùng của năm. Khi khóa Sổ hộ tịch phải ghi rõ tổng số trang, tổng số sự kiện hộ tịch đã ghi; người đứng đầu cơ quan hộ tịch ký, giấu.

Giấy tờ, đồ vật hoặc chứng cứ khác đã nộp cho cơ quan đăng ký hộ tịch phải được lưu trữ và bảo quản theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

- Cơ quan hộ tịch lưu, giữ sổ sách, giấy tờ, đồ vật hoặc tài liệu hộ tịch khác liên quan đến hộ tịch.

3. Mẫu đăng ký hộ tịch

Theo phụ lục 2 và phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định về mẫu Sổ hộ tịch như sau:

- Mẫu Sổ hộ tịch do Bộ Tư pháp in và phát hành:

• Sổ đăng ký khai sinh
• Sổ đăng ký kết hôn
• Sổ đăng ký khai tử

- Mẫu Sổ hộ tịch được đưa lên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, cơ quan hộ tịch, người dân tự in và sử dụng:

• Sổ đăng ký giám hộ
• Sổ chấm dứt giám hộ
• Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con
• Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, xác định lại dân tộc
• Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
• Sổ ghi chú ly hôn
• Sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch

4. Cách ghi sổ hộ tịch

Theo quy định tại Điều 29 Thông tư 04/2020/TT-BTP hướng dẫn việc đăng ký vào sổ hộ tịch như sau:

(1) Chánh án cấp xã - công chức đăng ký hộ tịch, cán bộ đăng ký hộ tịch của phòng tư pháp, viên chức ngoại giao, lãnh sự (sau đây gọi là đăng ký hộ tịch) phải đăng ký vào Phiếu đăng ký hộ tịch. Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch.

• Nội dung viết phải chính xác;
• Chữ viết phải rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xóa;
• Viết bằng mực tốt, cùng màu;
• Không sử dụng các màu mực khác nhau;
• Không sử dụng mực đỏ.
• Trường hợp ứng dụng công nghệ thông tin để in văn bản dân sự thì phải in bằng mực tốt, màu đen, không nhòe, mất nét, phai màu.

(2) Sổ hộ tịch phải được đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối ngay khi mở sổ. Chữ ký được lưu liên tiếp theo thứ tự từng trang, không để trống.

(3) Số đăng ký trong năm phải đăng ký liên tục theo thứ tự, bắt đầu từ số 01 cho đến hết năm. Trường hợp chưa hết năm mà sách đã hết in thì dùng sang sách khác và đánh theo số thứ tự cuối cùng của sách trước, không đánh số 01.

Trường hợp cuối năm chưa hết sổ thì cơ quan hộ tịch được tiếp tục sử dụng sổ cho năm sau sau khi đã khóa sổ cuối năm theo quy định.

(4) Số được ghi vào Sổ hộ tịch của cá nhân phải đúng với số thứ tự được ghi vào Sổ hộ tịch theo quy định tại khoản (3) Điều này.

(5) Các cột, mục trong Sổ hộ tịch và các giấy tờ hộ tịch phải được ghi đầy đủ, trung thực theo hướng dẫn của Sổ hộ tịch và Thông tư 04/2020/TT-BTP; Ngày, tháng, năm được ghi theo dương lịch.

(6) Việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền được ghi vào Sổ hộ tịch như sau:

• Việc thay đổi quốc tịch được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh; việc thay đổi này cũng được ghi vào mục Ghi chú trong các Sổ hộ tịch khác mà người thay đổi quốc tịch đã đăng ký hộ tịch;
• Việc xác định cha, mẹ, con được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh của người con;
• Việc xác định lại giới tính được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh của người được xác định lại giới tính;
• Việc nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con nuôi được ghi vào Sổ đăng ký nuôi con nuôi và mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh;
• Việc ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký kết hôn;
• Việc công nhận giám hộ được ghi vào Sổ đăng ký giám hộ;
• Việc tuyên bố hoặc huỷ tuyên bố một người mất tích, bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh;
• Việc tuyên bố hoặc huỷ tuyên bố một người đã chết được ghi vào Sổ đăng ký khai tử.

(7) Việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài được ghi vào Sổ hộ tịch như sau:

• Việc khai sinh được ghi vào Sổ đăng ký khai sinh;
• Việc kết hôn được ghi vào Sổ đăng ký kết hôn;
• Việc giám hộ được ghi vào Sổ đăng ký giám hộ;
• Việc nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con được ghi vào Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con.

Trường hợp người con đã được đăng ký khai sinh, ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh tại Việt Nam thì UBND cấp huyện có trách nhiệm thông báo cho cơ quan đã đăng ký khai sinh, ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký khai sinh;

• Việc nuôi con nuôi được ghi vào Sổ đăng ký nuôi con nuôi;
• Việc thay đổi hộ tịch được ghi vào Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc và ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký các việc hộ tịch khác;
• Việc ly hôn, huỷ việc kết hôn được ghi vào Sổ ghi chú ly hôn. Nếu việc kết hôn, ghi chú kết hôn trước đây thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thì UBND cấp huyện có trách nhiệm thông báo cho cơ quan đã đăng ký kết hôn, ghi chú kết hôn để ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký kết hôn;
• Việc khai tử được ghi vào Sổ đăng ký khai tử.

(8) Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch đang lưu trữ Sổ hộ tịch có trách nhiệm thực hiện việc ghi vào Sổ hộ tịch theo quy định tại (6) mục này ngay sau khi nhận được bản án, quyết định. Trong trường hợp Sổ hộ tịch được lưu ở hai cấp thì sau khi nhập bản án, quyết định, cơ quan đăng ký và quản lý hộ tịch nơi nhận bản án, quyết định cũng phải thông báo cho tổ chức lưu Sổ hộ tịch biết. các việc hộ tịch được ghi vào Sổ hộ tịch, đảm bảo cập nhật đồng bộ.

(9) Khi đã đăng ký vào Sổ hộ tịch thì đăng ký theo nội dung của sổ hộ tịch và nội dung ghi trong Sổ hộ tịch, việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết với cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;

Nội dung của Sổ hộ tịch không có trong giấy tờ, hồ sơ hộ tịch thì để trống, nội dung của giấy tờ hộ tịch đã có nhưng chưa có trong Sổ đăng ký thì ghi vào phần Ghi chú của Sổ hộ tịch. sổ hộ tịch.

Trường hợp không xác định được nội dung thông tin quan trọng trong sổ sinh tồn hoặc sổ sinh tồn thì để trống, không gạch xóa, đánh dấu.

5. Cách ghi tên hành chính vào sổ hộ tịch khi có thay đổi

Cách ghi địa danh hành chính vào sổ hộ tịch khi có thay đổi theo Điều 30 Thông tư 04/2020/TT-BTP như sau:

- Trường hợp có thay đổi địa danh hành chính thì phần địa danh hành chính trong Hồ sơ hộ tịch và Sổ hộ tịch được nhập theo địa danh hành chính tại thời điểm đăng ký.

- Khi cấp bản sao trích lục hộ tịch, phần ghi tên địa phương hành chính trong bản sao trích lục hộ tịch phải đúng với địa phương hành chính đã ghi trong Sổ đăng ký hộ tịch.

Trên đây là phần giải đáp của ACC cho vấn đề về "Sổ hộ tịch là gì? Mẫu Sổ hộ tịch và cách ghi". Hy vọng bài viết trên đây sẽ mang lại những thông tin hữu ích cho bạn.