Sơ đồ quy trình kế toán công nợ phải trả (Cập nhật 2024)

Quy trình kế toán công nợ phải trả liên quan chặt chẽ đến quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp bao gồm quy trình mua hàng hóa, quy trình lựa chọn nhà cung cấp và ký hợp đồng. Vậy Sơ đồ quy trình kế toán công nợ phải trả như thế nào? Hãy cùng ACC tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

1. Nợ phải trả trong doanh nghiệp

Trong bảng cân đối kế toán, nợ phải trả thuộc phần nguồn vốn. Nguồn vốn thể hiện nguồn hình thành nên tài sản của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo.

Nợ phải trả được phân loại thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn.

Nợ ngắn hạn thường bao gồm các khoản phải trả người bán ngắn hạn, các khoản vay nợ ngắn hạn, các khoản tiền thuế phải trả,  lương thưởng phải trả người lao động…

Nợ dài hạn thường bao gồm các khoản phải trả người bán dài hạn, các khoản vay nợ dài hạn,…

2. Kế toán công nợ phải trả trong doanh nghiệp

Kế toán công nợ phải trả là một phần trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp, có mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban trong nội bộ doanh nghiệp và các nhà cung cấp bên ngoài.

Tùy quy mô hoạt động của doanh nghiệp mà vị trí kế toán công nợ phải trả sẽ do một người kiêm nhiệm cùng các vị trí kế toán khác hoặc tách riêng vị trí kế toán công nợ phải trả. Với những doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều người sẽ cùng đảm nhiệm vị trí kế toán công nợ phải trả.

Vì vậy mà kế toán công nợ phải trả có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp.

Kế toán công nợ phải trả cần theo dõi các khoản nợ phải trả chi tiết theo từng đối tượng đặc biệt là khoản nợ phải trả nhà cung cấp. Công việc của kế toán công nợ phải trả không chỉ nhằm mục đích thanh toán đúng hạn các khoản công nợ phải trả mà còn hạn chế tối thiểu thất thoát xảy ra trong quá trình mua hàng của doanh nghiệp.

Kế toán công nợ phải trả cần có hiểu biết về các kiến thức, quy trình để làm tốt công việc của mình:

• Nguyên lý kế toán: để hạch toán chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Quy định của luật thuế: cần cập nhật liên tục thông tư nghị định của thuế liên quan đến hóa đơn chứng từ nhằm kiểm soát các chứng từ thanh toán hợp lệ, hợp pháp theo đúng quy định của pháp luật.
• Quy trình của doanh nghiệp: đặc biệt là quy trình mua hàng hóa, dịch vụ, nguyên vật liệu; quy trình thanh toán; quy trình xét duyệt hồ sơ để đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ của hồ sơ thanh toán và đảm bảo yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.

3. Hạch toán kế toán công nợ phải trả (Cập nhật 2023)

1. Các khoản phải trả người bán là các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho:

• Người bán vật tư, hàng hóa,
• Người cung cấp dịch vụ,
• Người bán TSCĐ, BĐSĐT,
• Các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết,
• Các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ.

2. Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. đầu tư chứng khoán ngắn hạn

Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao.

3. Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả cho người bán theo từng loại nguyên tệ.

Đối với các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc:

– Khi phát sinh các khoản nợ phải trả cho người bán (bên Có TK 331) bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt nam theo tỷ giá giao dịch thực tế của ngân hàng thương mại nơi thường xuyên có giao dịch tại thời điểm phát sinh.

Riêng trường hợp ứng trước cho nhà thầu hoặc người bán, khi đủ điều kiện ghi nhận tài sản hoặc chi phí thì bên Có TK 331 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước đối với số tiền đã ứng trước;

– Khi thanh toán nợ phải trả cho người bán (bên Nợ TK 331) bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá bình quân gia quyền di động hoặc tỷ giá giao dịch thực tế cho từng đối tượng chủ nợ.

Riêng trường hợp phát sinh giao dịch ứng trước tiền cho nhà thầu hoặc người bán thì bên Nợ TK 331 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch;

– Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật.

Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải trả cho người bán là tỷ giá bán hoặc tỷ giá chuyển khoản của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch tại thời điểm lập Báo cáo tài chính đối với trường hợp doanh nghiệp áp dụng tỷ giá xấp xỉ để hạch toán các giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ.

Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn.

4. Bên giao nhập khẩu ủy thác ghi nhận số tiền phải trả người bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu ủy thác như khoản phải trả người bán thông thường.

5. Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán.

6. Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng.

4. Sơ đồ quy trình kế toán công nợ phải trả (Cập nhật 2023)

Quy trình kế toán công nợ phải trả liên quan chặt chẽ đến quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp bao gồm quy trình mua hàng hóa, quy trình lựa chọn nhà cung cấp và ký hợp đồng…

Trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp để ký hợp đồng, doanh nghiệp phải tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp với giá cả và chất lượng phù hợp. Để đảm bảo có sự so sánh giữa các bên cung cấp, quy trình có thể yêu cầu phòng ban/cá nhân mua hàng có báo giá so sánh và thông tin người bán liên hệ. Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, tổn thất trong quá trình mua hàng.

Quy trình kế toán công nợ phải trả trong doanh nghiệp:

• B1: Tiếp nhận hồ sơ chứng từ thanh toán từ các phòng ban liên quan, kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ (đã đủ các chứng từ theo yêu cầu hay chưa?), kiểm tra điều khoản thanh toán hợp đồng, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của bộ chứng từ.
• B2: Ghi chép dữ liệu vào phần mềm kế toán, đối chiếu công nợ với nhà cung cấp thường xuyên và định kỳ, đảm bảo số liệu ghi chép chính xác.
• B3: Lên kế hoạch thanh toán, gửi kế hoạch cho trưởng phòng để duyệt ngân sách thanh toán
• B4: Khi đã được duyệt thanh toán và duyệt ngân sách, kế toán công nợ phải trả tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.

Ngoài ra, kế toán công nợ phải trả phải thường xuyên làm báo cáo cập nhật cho nhà quản lý nhằm cập nhật tình hình công nợ.

Trên đây là Sơ đồ quy trình kế toán công nợ phải trả (Cập nhật 2023) mà ACC muốn giới thiệu đến quý bạn đọc. Hi vọng bài viết sẽ hỗ trợ và giúp ích cho quý bạn đọc về vấn đề này!